「Dropbox Paper」による円滑な社内情報共有やプロジェクト運営、共有フォルダを使った社内外のやり取り

DropboxのCS担当者に聞く、よくある「企業の悩み」と解決のポイント【後編】

文●大塚昭彦/TECH.ASCII.jp

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 Dropbox Japan カスタマーサクセス(CS)担当マネージャの酒井瑞木氏に、幅広い業種/規模の企業における「Dropbox Business」の活用事例を聞く本記事。前編記事ではファイルサーバーのクラウド移行やランサムウェア対策、“脱・PPAP”を目的とした導入について、そのポイントも交えながら話を聞いた。

 続く今回の後編では、チームやプロジェクト内の情報共有にDropbox BusinessやDropbox Paperを活用している事例と、その活用ポイントを紹介してもらった。

Dropbox Japan カスタマーサクセスマネージャのハウエンシュタイン-酒井瑞木氏

顧客企業の課題:リモートワーク時の社内情報共有

■T社(製造業)、S社(建設業)、T社(クリエイティブ業)における悩み

 ・リモートワーク/在宅勤務環境に対応した円滑な社内情報共有を行いたい

 リモートワーク/在宅勤務を推進する企業は増えたが、それに伴って社内の情報共有が難しくなったと感じている企業も少なくないはずだ。一方通行の情報周知や様式の決まった会議ならばメールやWeb会議などのオンラインツールでもまかなえるが、多人数が会議室などに集まってやっていた双方向の意見交換などはなかなか難しいようだ。

 そこで活用されているのが「Dropbox Paper」である。Paperは、全Dropboxユーザーが無料で利用できる“オンライン型の共有ワークスペース”であり、オンラインでの議論やプロジェクト管理など、単なるオンラインドキュメント作成ツールよりも幅広い機能を備えている。

 たとえば製造業のT社では、DX推進の一環としてPaperを採用し、社内向けメールマガジンのコンテンツをPaper上で共同制作しているという。毎回社長から“お題”が出されると、チームメンバーがPaper上でブレーンストーミングを行い、それを直接編集してPaper上でメルマガコンテンツが完成する、といった効率的な作業の流れを実現しているという。

 同じく建設業のS社では、在宅勤務の開始に伴って、これまで会議室に集まってフェイストゥフェイスで実施していた“部内プレゼン大会”をPaper上に移行した。登壇者がそれぞれ撮影したプレゼンビデオをPaperに貼り付け、それを見た部内メンバーが評価と投票を行って順位を決める。酒井氏は「これならばメンバーそれぞれが非同期で(異なる時間に)プレゼンを見ることができ、同じ時間に会議室に集まる必要もなくなります」と、効率の良い方法であることを説明する。

 議事録など幅広い用途でPaperを活用しているマーケティングクリエイティブ業のT社では、プロジェクト管理にもPaperを使っているという。各メンバーのタスク管理からタイムラインを使った進捗管理、あるいはエンジニアによる画像を使った技術資料の共有など、Paperの持つ各種機能が役立っているという。プロジェクトの進行中にはさまざま情報が随時追加/変更されていくが、常時1つのPaperに最新情報が集まるようになっていれば、メンバー間での齟齬も減らすことができる。

Paperにはタスクリスト、タイムラインなどの機能もあり、チームでプロジェクトの進捗管理ができる(画面はDropboxが提供しているテンプレート)

●ポイント:活用アイデアを広げて幅広い業務で使おう

 Paperは用途を問わずに使えるツールのため、ほかにもさまざまな使われ方があると酒井氏は紹介してくれた。

 「たとえばクリエイティブ系のあるお客様では、プロジェクトキックオフ時の社内説明資料をPowerPointで作るのをやめて、Paperで作るようにしたそうです。Paperならばプロジェクトの概要や経緯をパッと書き出して、そのままプレゼンテーションモードで説明できるので手軽ですから。また、Paperは書式がプリフォーマットされているので、誰でも簡単にきれいなドキュメントが作成できる点も使いやすい理由です」

 そのほか、社内向けのソフトウェアマニュアルや作業の手順書を作成するのにPaperを活用している顧客もいると紹介した。Dropboxではさまざまな用途に合わせたテンプレートを公開しており、これも活用アイデアを広げるうえで役立つだろう。

 なお、プレゼン動画をPaperに貼り付けて活用しているS社の例を紹介したが、Dropboxでは画面キャプチャや動画作成のための無償ツール「Dropbox Capture」を提供している(現在はベータ版)。Captureを使えば、簡単な操作で短いビデオメッセージの作成とDropboxへの保存ができる。テキストでは伝えづらい細かなニュアンスなどを口頭で伝えるのに役立つはずだ。

顧客企業の課題:社外メンバーも含むプロジェクトの情報共有手段

■S社(マーケティング業/従業員 約700名)における悩み

 ・社外メンバーも含むプロジェクトの情報共有を円滑に行いたい
 ・情報の分散を防ぎたい

 マーケティング関連業のS社では、プロジェクトごとにDropbox Businessの共有フォルダを作成し、すべてのデータをそこに集約、保存するようにしている。たとえば企画書や進捗管理はPaperで、Zoom Web会議の録画データはすべてDropboxに保存して、プロジェクトに関する情報が分散しないようにしているという。

 「S社さんがEnterpriseプランを採用している点がポイントです。たとえ社外のプロジェクト関係者が無料ユーザーでも、S社側でプロジェクト用の共有フォルダを作成すれば、容量制限なしでデータを共有することができます。プロジェクトに関する情報はすべてこの共有フォルダに集まっているので、“必要な資料を探す時間”という隠れたコストがなくせます」

 こうした使い方によって、社外メンバーを含むプロジェクトもクイックに立ち上げられると、酒井氏は説明した。また、プロジェクトに途中参加するメンバーがいる場合も、Dropbox Businessの共有フォルダに招待すればすべての情報にアクセスできるので、情報の引き継ぎという面でも有益そうだ。

●ポイント:コミュニケーションツールと連携してファイルの散逸を防ぐ

 S社ではプロジェクト内のコミュニケーションにチャットツールを使っているという。ただし、そこでやり取りしたいファイルはすべて、Dropboxに保存したうえでチャットにリンクURLを貼るかたちとしている。もちろんメールでやり取りする場合も同様だ。

 Dropbox Businessを使うと、こうした連携がスムーズにできる点がポイントだと酒井氏は説明する。

 「Dropbox Businessは、SlackやMicrosoft Teams、LINE WORKS、directといったチャットツールと連携し、ファイルのリンクがスムーズに共有できる点を評価いただいています」

* * *

 以上、本記事では前編/後編の2回にわたってDropbox Businessの活用事例を紹介した。Dropbox Business、Dropbox Paperとも基本はシンプルなアプリだが、それゆえに現場業務に応じたさまざまな使い方ができる。以下の「Dropbox University」でもさまざまな導入/活用事例が紹介されているので、ぜひご参照いただき、自社業務における活用アイデアを考えてみていただきたい。

■使いこなしを動画で学べる「Dropbox University Online」開設!

 Dropbox Japanでは、Dropbox Businessユーザーを対象としたウェビナーを公開するポータルサイト「Dropbox University Online」を開設している。

 ユーザーがDropbox Businessの使いこなしを深く学ぶためのコンテンツはもちろん、管理者が社内展開していく方法もわかりやすく解説している。また、ユーザー/管理者の成熟度に合わせた、操作方法のデモ動画もパッケージ化して紹介している。

 下記のポータルサイトから誰でも無料で視聴できるので、ぜひ活用いただきたい。
●Dropbox University Online:https://navi.dropbox.jp/university-online

(提供:Dropbox)

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