ユーザックシステムが電帳法対応でのRPA活用についてセミナーを実施
待ったなしの電子取引の電帳法改正対応 クラウドサービスとRPAで乗り切れ
ClimberCloudのような電帳法対応クラウドとRPAのメリット
渡辺氏は、EDIによる受注を例として、自社でシステム開発するパターンと電帳法対応のClimberCloudとRPAを組み合わせるパターンを比較した。
前者のシステム開発では、削除や修正履歴を残したり、そもそも削除・修正できないようにして前述した真実性を担保するほか、日付や得意先名、金額などを検索できるようにして可視性を実現しなければならない。さらに法定年数の保存まで考慮して開発する必要がある。
また、EDIはシステムごとにデータの形式が異なる。「日付、得意先名、金額など項目が違うので、新しい取引が開始されたり、取引のシステムが改修された場合に毎回影響が出てしまう」（渡辺氏）。そのため、一元管理しやすいよう共通のデータベースに変換してEDI受注データを保存する設計を勧めているという。
クラウドサービスとAutoジョブ名人のRPAを連携する場合は、システム開発は不要。既存のEDIシステムから取引データを抜き出し、ClimberCloudのような電帳法対応のクラウドにアップロードすればOKだ。
専用システムを用いるEDIとWebブラウザベースのWebEDIも基本的には同じ。ただ、WebEDIでは、基本的に受注データを人手でダウンロードしなければならず、取引先によってはCSVファイルやPDFなどデータ形式が異なる。その点、Autoジョブ名人は取引データのダウンロード、異なるデータの変換、クラウドサービスへのアップロードまで一連の処理をすべて自動化できる。特にデータの送受信や変換などの操作が属人化している場合は、RPAを導入することで、担当の業務負荷に左右されることなく業務を進めることが可能になる。
WebEDIのワークフローをすべて自動化
メールに特化したAutoメール名人だからこそ可能な処理とは？
さらにメールによる受注の場合、やはり自社でシステム開発する場合は、取引に関わる添付ファイルやメール本文を保存し、真実性と可視性の要件を満たさなければならない。いずれにせよ開発の負荷は大きい。そのためEDI、WebEDIと同じく、クラウドサービスとの連携、RPAでの自動化がオススメになる。
メール業務の自動化に特化した「Autoメール名人」を使えば、メールや添付ファイルの煩雑な操作も自動化できる。たとえば、Amazonや楽天で買い物したときに飛んでくるメールから、取引情報に関わる部分だけを抜き出したり、添付ファイルも検索可能なように日付や得意先名、金額などをインデックスとして付与して保存することができる。あとはEDIやWebEDIと同じく、Autoジョブ名人で電帳法対応のクラウドに取引データをアップロードすればOKだ。
全国に営業拠点を構える卸売り業の事例も披露された。この会社は仕入れ先や支店から多くの請求書がメールで送られてくるため、帳簿の保存が大変になると考えた。ある仕入れ先は請求書のダウンロードがオンラインストレージのリンクとして本文に記載され、ある仕入れ先はPDFの請求書がメールに添付される。しかも経理経由と営業経由で分かれて送付される場合もあるという。
その点、Autoメール名人ではスケジュール起動で受信フォルダからドメイン単位で対象メールを検索できる。メールにリンクが指定されている場合は、URLをCSVファイルに出力して請求書をダウンロードして指定フォルダに保存。添付されている場合はそのまま保存して、経理部に転送する。その上で、受信日の日付とドメインから取得した得意先名をCSVファイルに出力し、帳簿保存システムに請求書を保存し、必要な事項を登録。これらの自動化フローはGUIで設定でき、メールの検索や保存、データ出力などの部品に条件を設定し、アイコンをドラッグ＆ドロップでパレットに配置すればOKだ。
人の操作を忠実に再現する汎用RPAはメールの受信が苦手だ。「たとえば、添付ファイルのパスワードが別のメールで送られてきた場合、どういう基準で（パスワードの書かれた）別のメールを選ぶのか、本文のどこにパスワードが書かれているのか判断するのか教え込ませるのが大変」と渡辺氏は語る。まして受発注処理は締め日近辺に集中するため、似たようなメールが大量に送付されてくることになり、人間でも判断を誤りがちだ。これに対してメール業務の自動化に特化したAutoメール名人は、自身が独自のメーラーを搭載し、メールにまつわるさまざまな操作を標準搭載している。
汎用RPAとメール特化型のAutoメール名人
受信フォルダから処理対象メールを選んだり、メール本文からテキストデータを抽出するのはもちろん、添付ファイルに関しても添付／開封、圧縮／解凍、パスワード設定／解除などの操作が可能。ExcelファイルをPDFに出力したり、基幹システムとの連携を容易にするためのデータ形式を変換するといった機能も標準搭載している。
メールに特化したAutoメール名人
さらに前述の通り、設計もドラッグ＆ドロップから実現でき、運用を支援するためのスケジュール機能やファイル監視機能、実行履歴の管理機能も搭載されている。「メールに特化したRPAを私は見たことがない。これが可能なのは、弊社の製品だけだと思います」と渡辺氏はアピールした。