電動先端工具の専門メーカー「ユニカに」FAX受注業務支援システムを導入
ユーザックシステムは11月12日、ユニカにFAX受注業務の効率化を支援するシステム「FAX受注名人」を納入したと発表した。
ユニカをはじめとするユニカグループは、電動先端工具の専門メーカー。得意先は工具や金物の卸・専門商社で、受発注のやりとりはFAXや電話が主役だ。ユニカでは、増え続ける受注量に対応するため、FAXからの注文を紙ではなく電子データとして運用するFAX受注名人を導入し、業務の効率化と顧客サービスの向上を実現したという。FAX受注名人」の導入により得られた効果は以下の通り。
1.業務効率の向上
FAX受注書を自席から複合機まで取りに行く手間がなくなり、画面上での入力作業に専念できるようになった。また、注文請書も画面上で簡単につくれるので、時間の節約に繋がったとする。
2.検索性の向上
得意先のコードで受注内容が容易に検索できるようになった。そのため、これまで1件あたり10～15分かかっていた対応時間がおよそ3分と大幅に短縮できた。
3.ペーパーレス化
FAX受注書400枚と、電話で聞き取った手書きの受注書を合わせ、全部で1日500～800枚にもおよぶ受注書を全てデータで管理。受注書の並び替えや保管の手間がゼロに。
また、新型コロナウイルスの感染拡大防止に向け、受注体制をテレワークにシフトした際に、FAX受注名人にリモートソフトを組み合わせることにより、セキュリティーを確保した上で、在宅勤務者でもFAX受注処理できる環境を整えた。
ユニカでは、受注スタッフにノートPCを支給し、自宅からリモートで社内のPCを操作する方法でテレワークを実施。7週間におよぶ緊急事態宣言の期間中、受注スタッフ8名の半数が出社して半数がテレワークで対応し、ローテーションで勤務シフトを組みコロナ禍を乗り越えたという。
本件は、ユーザック公式サイトの導入事例にて紹介されている。
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