業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 第16回

特殊な業務に関連する属性のカスタマイズも紹介

Backlogの「親子課題」機能で細かいタスクをまとめて管理してみる

Windowsのエクスプローラーからフォルダにアクセスできる

　Backlogでは、プロジェクトに必要なファイルをメンバー間で共有できる。メインメニューの「ファイル」からアクセスでき、アップロードやダウンロードが可能。ストレージ容量はスタンダードプランでは30GBまで、プレミアムプランは100GBまで利用できる。必要なファイルが1箇所にまとまっていると、古いファイルを参考にしてしまうといったトラブルが起きなくなる。紛失もないし、探し回る手間もなく、作業効率がアップする。

　さらに、ユニークなのがWindowsのウェブフォルダやMacOS XのFinderからアクセスできる点。ローカルにあるファイルのように、ドラッグ＆ドロップでファイルを追加したりダウンロードできるのだ。もちろん、アップロードした共有ファイルは、Backlog上で課題へ添付することも可能。

　プロジェクトに必要なファイルはすべてアップロードすると決めてしまえば、ファイルの管理という煩雑な作業から解放されるのがありがたいところ。

「ファイル」の右下から共有URLをコピーする

ネットワークを右クリックして、「ネットワークドライブの割り当て」をクリックする

「サインイン時に再接続する」と「別の資格情報を使用して接続する」にチェックして「完了」をクリックする

Backlogのユーザー名とパスワードを入力する

ネットワークドライブにファイルをドラッグ＆ドロップする

Backlogにアップロードされた

「･･･」から「共有ファイルをリンク」をクリックする

ファイルにチェックして、「選択したファイルをリンクする」をクリックする

「共有ファイル」タブにファイルがリンクされた

多数のタスクが動くプロジェクト管理に欠かせないガントチャート

　スタンダードプラン以上であれば、ガントチャートが利用できる。プロジェクトの各課題の予定を日付と棒グラフで表現したもので、進捗を一目で見渡せるので重宝している人も多いだろう。「プロジェクト設定」の「基本設定」から「チャートを使用する」にチェックを入れれば、「ガントチャート」から表示できるようになる。

　表示方法を細かく変更できるので、さまざまな切り口で状況を把握できるのも便利。たとえば、担当者別やカテゴリー別に課題を並べたり、未対応／処理中といった状況で絞り込むことも可能。ちょっと進行が無理そうだと感じたら、「編集する」をクリックして、ガントチャート上で期日や担当者をいじれるのも手間が省ける。

「プロジェクト設定」の「基本設定」から「チャートを使用する」にチェックを入れる

「ガントチャート」を開くと、プロジェクトの様子が一目瞭然

「編集する」をクリックすると期日や担当者を変更できる

　以上、3回でBacklogの使い方の基本を紹介した。今回は、飲食店のオープンというプロジェクトを想定したが、一般的なシステム開発なども大得意。Gitでソースコードを管理したり、節目の目標をマイルストーンとして設定したりする機能も備えている。Backlogはどんな業態であれ、プロジェクトの管理に活用できると感じた。ユーザー間でコミュニケーションを取ったり、情報共有するのが簡単なので、システムの導入ハードルも低そう。6000社以上が有料プランを契約しているというのも納得だ。

　次回は、Backlog編の最終回。Backlogの特徴やどんな現場でどのように活用されているか、などを聞いてみた。

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