業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 第2回

タグの活用やメッセージのタスク化で業務がはかどる

チャットワークの基本機能「チャット」と「タスク管理」を使いこなそう

メッセージをタスクとして登録する

　チャットでやりとりしているうちにタスクが発生したら、メニューの「タスク」をクリックすればよい。すると、右側にタスクが作成されるので、担当者と期限を指定してタスクを追加できる。もちろん、担当者はそのチャットルームに参加しているユーザーだけだ。「すべて」を選んで全員を追加することもできる。期限は追加しなくてもいい。

　すると、自分が担当者になっている「タスク」はつねに右下に表示されるようになる。見逃さないし、すぐに片付けてしまおうと思うはず。処理したら「完了」をクリックすればいい。

メッセージのメニューから「タスク」をクリックする

「担当」の「＋」をクリックして担当者を選択する

締め切り日を設定する

「タスクを追加」をクリック

タスクが追加された

画面上のメニューから「タスク管理」を開いたところ

「完了」をクリックすると、タスクから消え、完了報告が投稿される

部下や同僚にタスクを振って管理するのも超手軽

　自分が部下や同僚といった他の人を紐付けてタスクを作成することもできる。同時に、相手のタスクに登録されるので、単にお願いするだけでなくやって欲しいことを明示できるのでミスが起きにくい。前述の方法でメッセージからタスクを作成することもできるし、自分で入力して新規に作成することもできる。

　右側の「タスク」の「タスク内容を入力してください」というフォームにタスクを入力し、担当と期限を設定すればいい。自分のタスクではないのですぐには表示されないが、「自分のタスクのみ表示」のチェックボックスを開くか、右上のボタンから「タスク管理」を開き、「自分が依頼者」タブを開けば確認できる。ちなみに、担当は複数人指定することもできる。

　タスク管理では、締め切りが1週間以内／期限切れ／本日のように絞り込めるので、適当なタイミングでリマインドを送ることも簡単だ。

右ペインの「タスク」から新規タスクを作成できる

他の担当者のタスクを作成してもすぐには表示されないので「自分のタスクのみ表示」のチェックを外す

作成したタスクが表示された

「タスク管理」から自分が依頼したタスクの一覧を確認できる

「マイチャット」に全部放り込んでからタスク化すると便利

　プロジェクトのタスクをまとめて作成する場合は、一つずつタスクを作成していくと、抜けが発生する。そこでお勧めなのが「マイチャット」。自分だけが見られるチャットで、メモ書きやToDoに利用できるところだ。ここに、プロジェクトのタスクを全部書きだし、抜けがないかとか順番はどうするとかを考える。その後、前述の方法でタスクとして登録すれば、スムーズに抜けがなくプロジェクトをタスク化できるのだ。

コンタクトから「マイチャット」を開く

思いつく限り書き出す

メッセージをタスク化する

まとめてタスクを作成できた

　業務上のコミュニケーションの中からタスクが生まれやすいので、チャットからタスクを登録できるのはすごく便利だし、手間がかからない。設定項目もそれほど多くないのに簡単に使えるのも、ハードルが低くていい。チャットルームを業務の起点にするなら、別途ToDo管理アプリを導入する必要はなさそうだ。

　今回はチャットとタスクの基本的な使い方を紹介したが、第3回ではビデオチャットやファイルの送受信方法などを紹介する予定だ。

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