ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第1回

たった12項目で分かる、ダメな会議＝ブラック会議の撃退法

　「業務の生産性や効率性を上げるように！」という話を職場でよく耳にするようになりました。確かに、日本はGDPの世界ランキングでは、アメリカ、中国に次ぐ3位なのにもかかわらず、OECD加盟国での労働生産性（労働生産性＝GDP／就業者数）は、なんと22位です。決して労働生産性が高いとは言えないのです。（出典「労働生産性の国際比較 2016 年版」日本生産性本部）

出典「労働生産性の国際比較 2016 年版」日本生産性本部

　しかし、私たちの日常の業務の中で生産性を上げる、効率性を上げると言っても、どこから手を付ければ良いのでしょう。定時で帰る？　会議をやらない？……。何から取り組めば良いのかイメージがわかない方も多いのではないでしょうか。

　このコラムでは、業務の中でも「会議」にしぼって、生産性の向上のためにどうすればよいかについてお話を進めていきたいと考えています。

仕事が効率化しない、その理由はズバリ「会議」です

　「業務全体の中で会議の時間の占める割合は15％以上」という統計データがあります。つまり1日8時間労働として、毎日1時間以上も会議に費やしており、ここには効率化の余地があります。一方、モバイルワークやテレワークが当たり前になり個人の仕事はどこでもできる環境になりつつあります。

　チームのメンバーがわざわざ会社に集まって実施する会議は、新しいものを生み出すための「重要な場」でなくてはいけません。そこでは高い生産性が求められているであろうと考えるからです。

　さて、皆さんの会社で行われている会議はどんな感じですか？

　「ゴールが見えない」「誰も発言しない」「とにかく長い！」など。本来新しいビジネスのアイデアを創出する場やビジネスパートナーとのコラボレーションを行う貴重な場であるはずの会議にもかかわらず、かえって生産性を低下させる時間・場所になってしまっている、というようなことはありませんか？

　私は普段、会議の生産性を向上するお手伝いをするICT（Information & Communication Technology）ツールの商品企画を担当していますが、前述のような会議を「ブラック会議」と命名して、会議の活性化や効率化のための対策をご提案しています。

　さて、ここであなたの会社の会議が「ブラック会議」になっていないかどうか確認してみましょう。下記のチェックリストを試してみてください。

身におぼえあり!?　ブラック会議を判定するチェックリスト

□１：会議資料の準備に時間がかかって、本来の業務が進まないことが多い。
□２：スケジュール通りに終わらない会議がほとんどだ。
□３：会議資料の配布や機器の準備に時間がかかり、手持ち無沙汰な時間が多い。
□４：議事録がなかなか来なくて困っている。
□５：会議室の調整がつかず、会議を延期したことがある。

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□６：会議資料の作成に手間とコストが意外とかかっている。
□７：会議のための移動時間さえなければ…と思うことが多い。
□８： 資料を読んでいるだけの会議で、正直やらなくてもいいのでは？と思うことがある。

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□９：出席者が好き勝手に発言して結論の出ないことがしょっちゅうだ。
□10：発言する人が限られていて、聞いているだけのということが結構ある。
□11：遠隔会議で、話の流れがわからなくなってしまうことがよくある。
□12：会議中は盛り上がるが、その後具体的に進まずフェードアウトしてしまう。

1～5にチェックの多い会議は、「時間」に、
6～8にチェックの多い会議は、「コスト」に、
9～12にチェックの多い会議は、「コミュニケーション」にそれぞれ課題があるかもしれません。