ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第5回

何を話して、決めたのか。「うろ覚え会議」の後は、何も始まらない。

　いやぁ、この間の会議は盛り上がった。いろんな意見や新しいアイデアも出たし、なんとなくプロジェクトが進む感じがしたなぁ。あれ？感じがしたよな、確かあの時。その後どうなったんだっけな。

　そういえば、さっきようやく議事録が来ていたので読んでみよう。なになに？そんなこと話したっけ？何か他にも決まったことがあったと思ったんだけど、違ったかな。うーん、次回の会議の時に皆に確認したほうが良いな。。。 ……さて、こんな調子でこのプロジェクトは大丈夫でしょうか？

　会議の後の一番大事なことは、皆で議論して決めた次のアクションに素早く取りかかることです。しかし、会議の中で出た意見や決定事項を議事録に書き留めておかないと、会議の終了時に参加者と内容の確認ができないでしょう。また、作成した議事録も会議終了後に速やかに配布しないと、会議で決めた肝心のアクションリストやタスクリストの共有がされず、次の活動のスタートが遅れてしまいます。

　議事録を素早く作成し、共有する方法はいくつかあります。議事録係を指名して、会議中にリアルタイムで作成する方法や、ホワイトボードに手書きで書いた情報を、スマホを使ってMicrosoftの「Office Lens」などの板書キャプチャーアプリで取り込んで共有するなどの方法を実践されている方もいらっしゃるのではないかと思います。

　今回は、オフィスへの導入も増えている電子ボード（インタラクティブ・ホワイトボード）を活用して、議事録の共有だけでなく、議事メモの編集や遠隔地間での板書作成など、より効率的に会議の内容を整理して、会議の決定事項を素早く共有できるICT機器についてご紹介します。