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特に悩むことなくスムーズに操作できた!

確定申告歴約20年のフリーランサーが驚いた簡単に帳簿を作る方法

田中 誠 編集●飯島恵里子/ASCII

提供: 弥生

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大量のレシートや領収書を処理するのは大変

 毎年この時期になると憂鬱になるのが「確定申告」。大学を卒業してから約20年間一度も給与をもらったことがなく、業務委託やフリーランスといった職歴なので、毎年毎年確定申告をしています。

 確定申告書自体の書き方は、20年も続けているので意外と手馴れたものです。ここ数年は国税庁の「e-Tax」を使って申請しているので、ウェブブラウザーで必要な項目を入力していくだけ。プリントアウトして税務署に持って行く手間もありませんでした。

経費の科目は収支内訳書にある項目を参考にして入力していた

大量のレシートや領収書の入力に時間をかける必要なし

 それでは確定申告で、なにがいちばん面倒かというと、経費の計算です。大量のレシートや領収書を1枚1枚チェックしながら、エクセルに入力。金額だけでなく日付や項目も必要です。一応毎月末に精算Dayを設定して、レシートや領収書をエクセルに入力しているのですが、半日がかりになることも。さらにカバンや洋服のポケットから日付の古い領収書が出てきたりすると、過去の分と混ざらないように入力したり大変です。

 この作業だけでも、もっとラクにならないかと目につけたのが、ずっと無料で使える「やよいの白色申告 オンライン」。特に気になった機能が、ドキュメントスキャナーやスマートフォンアプリでレシートや領収書を取り込める「スマート取引取込」です。

PDF化した領収書やレシートを画面にドロップする

 ドキュメントスキャナーの場合は、領収書やレシートをPDFとして取り込んで、そのファイルをスマート取引取込の「スキャンデータ取込」へとドラッグ・アンド・ドロップで読み込ませるだけでオーケー。領収書やレシートの文字を認識して、取引日や摘要、合計金額が自動で入力されます。

レシートの文字を、OCRで解析して、店名、日付、金額など必要な項目を自動で入力

 流石に手書きの文字は認識してくれないのと、レシートでも特殊なフォントを使っていたり、古くなってかすれていたりすると正しく認識してくれませんが、それでもすべてを手入力で打ち込むよりも数倍ラクチンです。

ドキュメントスキャナーにレシートをセットしていくだけ

 それに入力内容は、取り込んだレシートや領収書を画像として表示しながら確認できるので、もし間違って入力されたり認識されなかったとしても、サッと入力できます。

 PDFの読み込みを確定すると、「未確定の取引」に読み込んだ内容が一覧で登録され、科目などの入力を行ないます。この科目も読み込んだ内容から自動で判別して仕訳をされているので、正しいかどうかチェックするだけ。

科目の選択はプルダウンメニューから選ぶだけなのでカンタン

OCRで金額や店名を取込、学習機能搭載で使うほどに仕訳精度をアップ

 ちなみにやよいの白色申告 オンラインが判定した科目は、ひと目でわかるのがポイント。最後に内容を確認し、取引の登録を「する」とすれば、「確定済みの取引」に登録されます。

取り込んだ科目が一覧で表示されるので、わかりやすい

 こうやってレシートや領収書をどんどん取込んでいけば、日常の「取引データ」を「会計データ」に自動で仕訳し、経費分の帳簿が自動で完成します。会計データに自動変換するためのエンジンには、学習機能があるので、使うほどに仕訳の精度が向上するそうです。

 もちろん「レポート・帳簿」から取引帳簿がチェックできますし、月ごとに表示するといったことも可能。さらに日付の古いレシートが出てきたときでも、ちゃんとその日付で登録されます。今まではエクセルデータの該当月をみつけて、入力し直しだったので手間が省けます。

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