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これが定番!Googleを使うコツ教えます 第1回

Gmailを確実に便利にする10の方法

2011年12月19日 12時00分更新

文● 井上繁樹、ASCII.jp編集部

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フィルター機能を使いこなす

 階層構造の整理、不要なメールの削除、転送などが便利なフィルター機能。送信元のアドレスを指定し、同僚/友人/Twitterからの通知/メルマガなどでラベルを付けるようにしておくと便利だ。キーとなるのは「受信トレイをスキップ」してラベル付けする機能。本当に必要なメールだけ受信トレイに残すことで、メール処理の労力を節約できる。

 余裕があれば迷惑メールが来ないと分かっているアドレスからのメールは保護するよう設定しておくといい。Gmailのスパムフィルターに定評はあるが、誤認識はゼロではないからだ。おすすめのフィルター用キーワードは以下のとおり。

【 has:attachment 】 添付ファイル付きのメールを指定する
【 filename:XXX 】 添付ファイルの種類(拡張子)を指定する
【 -from:{ XXX@XXX.com, XXX@XXX.com} 】 複数のメールアドレスを指定する
【 -to:me 】 自分を宛先にしていない(CC、BCCなど)メールのみ指定する
【 deliveredto:me 】 自分を宛先にしたメールのみ指定する
【 nodelete 】 メールを削除しない(保護する)

まず分類用のラベルを作成する。ついでに不要なラベルを整理しておくと左サイドバーが使いやすくなる

重要度の低いメールは受信トレイをスキップさせて、受信トレイには必ず読む必要があるものだけを残す


検索コマンドを使いこなす

 Gmailと言えば、特徴的なのは一番目立つ所に配置された検索窓。キーワードによる検索はもちろん、右端の「▼」クリックで開くウィンドウを使えばより詳細な条件での検索ができる。そこに検索コマンドを使うと検索の自由度はさらにアップする。

 先ほどのフィルターと同様、複数のラベルをまたぐ検索や、「PDF」「DOC」など添付ファイルの種類(拡張子)を指定した検索もできる。先ほどのバックアップ術でメールがバックアップできていたら、2010年のメールを「before: 2010-12-31」で検索して一斉削除してしまう「メール大掃除」もできるぞ。おすすめの検索コマンドは以下のとおり。

【 “ ” 】 囲んだ文を検索
【 label: 】 「:」の後に書いたラベル名で検索
【 is:unread 】 未読メールを検索
【 after: 】 指定日以降のメールのみ検索(逆が「before:」で組み合わせもできる)
【 in:anywhere 】 ごみ箱/迷惑メールも含めて検索

▼ボタンを押すと検索ウインドウが出てくるので、そこから詳細な条件での検索もできる

検索条件をもとにフィルターを作成することもできる。年月日などで切るのも便利だ


キーボードショートカットを使いこなす

 「Ctrl+s」(保存)はOSを越え、多くのソフトで採用されているショートカット。実はGmailでもCtrl+Sはちゃんと使えるのだ。Gmail画面上で「?」キーを押すとショートカット一覧が表示され、そこからショートカット機能をオンにできる。キーの割り当てはLabsの「カスタムキーボードショートカット」で変更できるので、自分で使いやすいように設定しよう。おすすめのキーボードショートカットは以下のとおり。

【r】 返信 【a】全員返信 【f】転送【c】 新規メール作成
【Tab→Enter】 メールを送信
【n】 1つ上のメールに移動 【p】 1つ下のメールに移動
【g】 「g+i」受信メールに移動 「g+t」送信済みメールに移動 「g+a」すべてのメールを表示
【*】 「*+u」未読メールを選択 「*+a」 すべてのメールを選択
【Shift】 「Shift+i」メールを既読にする 「Shift+u」メールを未読にする
【e】 アーカイヴする 【[】 アーカイヴして次のメールへ 【]】 アーカイヴして前のメールへ
【/】 検索窓に移動

キーボードショートカット一覧

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