これが定番！Googleを使うコツ教えます 第1回

Gmailを確実に便利にする10の方法

作業のバックグラウンドで送信する

　送信ボタンを押した後、回線の都合などで、メールの送信完了まで待たされるのはよくあること。特に忙しいときはハラハラさせられることもある。そんな不便を解消してくれるのがLabsの「バックグラウンドで送信」だ。

　これは文字通り、メールの送信を待つことなく次の作業に取りかかれるようになる機能。ただし、Gmailからログアウトする際はやはりメールの送信完了を待つ必要がある。ログアウトしてからも送信し続けてくれると、より便利なのだが。

バックグラウンド送信中はメッセージが表示される。バックグラウンド送信でも意外に早く処理されるので入れておいてソンはない機能だ

誤って送信したメールを取り消す

　「内容に抜けがあった」「添付ファイルを忘れた」「送信先を間違えた」などメールに関するミスは多々あるもので、「あっ！」と誤送信に気づいた瞬間、メールの送信をストップするのがLabs機能「送信取り消し」だ。

　送信ボタンを押してから、数秒以内ならメールの送信を止めることができる。バックグラウンド送信と組み合わせると時間的猶予も増えるので（バックグラウンド送信完了後にこちらが有効になる）、うっかりさんを自認する人は両機能を有効にしておくのがおすすめ。

送信ボタンを押した後に表示される「取消」をクリックすれば送信を止められる

Gmailの空き容量にファイルを保存する

　Gmailは無料で最大7GBもの容量が使えるが、あまりメールをヘビーに使わない人だと容量を持て余してしまうのではないだろうか。「GMail Drive shell extension」はその空き容量をエクスプローラー上から扱えるようにしてくれるソフトだ。

　仕組みは単純で、保存したファイルが添付ファイルとして登録したアドレスに送信されるというもの。添付ファイルとして保存されるため、1ファイルあたりの容量の上限は24MB。同じGoogleサービスのGoogleドキュメントでは最大1GBのファイルを保存できるので、より容量の大きなファイルを扱うならGoogleドキュメントの方が便利だが、メール経由でのやりとりが多いファイルならこちらが使いやすい。

Gmail Driveのログイン画面。Auto Loginにチェックを付けておけば次回以降入力の必要はない

Gmail Driveを開いたところ。サムネイルは表示されないが、詳細表示にすれば容量の確認もできる

保存した内容はタイトルが「GMAILFS:」で始まるメールの添付ファイルとして保存されている

Gmail Driveで保存したファイルをGmail上で表示したところ。Gmailが使える環境であればどこからでもファイルを取り出せる

受信したメールをバックアップする

　今度は逆に、Gmailを使いすぎて受信メールが「全体の80％」などと言われてしまったとき、受信メールをバックアップしておく方法だ。バックアップソフト「Gmail Backup」を使う方法もあるが、ここでは新しくバックアップ用のGmailアカウントを取得する方法がおすすめ。パソコンの容量も圧迫せず、バックアップも半自動なので簡単だ。

　操作はシンプルで、バックアップ先となる新しいGmailアカウントを取得したら、元アカウント/新アカウントそれぞれのPOPメール設定を下図のように変更するだけ。バックアップが終わった後もミラーリングは続くので、終わったところで設定を元に戻しておくといい。

元アカウントの設定「POPダウンロード」で「すべてのメールでPOPを有効にする」「Gmailのコピーを受信トレイに残す」を選択

新アカウントの設定から「POP3のメールアカウントを追加」を選び、転送元のアドレスを入れる