SaaS型グループウェアでモバイルワークが変わった

課題のスケジュール管理をdesknet'sでスピーディに解決

2011年03月01日 09時00分更新

文● 大谷イビサ／TECH.ASCII.jp　写真●曽根田元

明治グループの広告代理店であるニットーは、全社での情報共有を効率的に行なうため、グループウェア「desknet'sクラウド」を導入した。まずはスケジュール管理、設備予約、文書管理及び掲示板からスタートし、「ワークフロー」機能を使った有給休暇届・休日出勤届まで幅を拡げる予定だ。

営業マンを一元管理するため
グループウェアを検討

　ニットーは古くから明治製菓（4月より明治へ社名変更）の広告を中心に手掛けている広告代理店で、昨年60周年を迎えた。明治の看板商品としておなじみの「ミルクチョコレート」や「カール」、「きのこの山」などの広告を手掛けているところというとイメージも沸くかもしれない。中堅規模の広告会社としては珍しく自社内にスタジオを保有しており、制作会社としての一面を持つ。現在、TVやラジオ、新聞、雑誌、Webなど各種広告媒体はもちろん、交通広告や屋外広告、販促物、店頭POP、ノベルティまで幅広い商材を制作している。

総務本部総務経理部副部長の星川広幸氏

　こうした同社のITの導入を担当しているのが、総務本部総務経理部副部長の星川広幸氏である。「結局、経理や人事、法務、総務、システムなど何でもやっています。ただ、総計で3000社近く仕入れ先があるので、経理業務のウェイトは高いですし、自社ビルなのでメンテナンスも多いです」と、非専任管理者の苦労をこう語る。

　この星川氏が社内の営業部門長から相談を受けたのが、部下の動向を把握したいというニーズだ。もちろん、営業マンは携帯電話やノートPCも所有しているが、「営業は外出がとにかく多いので、上司が直接会える機会もあまりありません。結果的に、個人商店の集まりのようになっていたんです」（星川氏）という状態であった。そこで、とにかく部下がスケジュールを一元管理できる仕組みが必要になったという。

　星川氏は以前勤めていた会社でサイボウズOfficeを使っていた経験から、スケジュール管理にはグループウェアが適切であろうと考え、いくつかの選択肢を検討した。サイボウズやソフトバンクBB、大塚商会、富士ゼロックス、キヤノンなどの製品やサービスを検討したが、結果的にコスト面やデザイナーが使っているMac OSとの親和性という点でdesknet'sのSaaS版を選択した。

　desknet'sは、ネオジャパンが提供するWebグループウェアで、23にもおよぶ豊富な機能と低廉な価格、直感的な操作性が大きな売りとなっている。携帯電話やスマートフォンなどに対応するモバイル版も提供しており、外出先から手軽に使えるのも大きな売りとなっている。「1人あたり500円でしたし、関係者で試用した結果、スケジュール等も簡単に登録できました。トップ画面もすごくまとまっています」（星川氏）というのが選定の理由だ。

　オンプレミスではなく、SaaS版を導入したのは、コストやモバイル対応などが大きかったという。SaaSであれば、ハードウェアを持たないため、メンテナンスにかける費用やコストは不要になる。「簡単に乗り換えられるというメリットもありますし、とにかく身軽に導入できるのがありがたいです」（星川氏）。また、同社の営業マンはイー・モバイルでの常時接続が可能なノートPCを持っているので、メールだけではなく、スケジュールも外出先から利用できるという点も選定のポイントであった。

スケジュール管理、設備予約、文書管理
掲示板を全社へ素早く展開

　desknet'sクラウドの導入は昨年の3月に行ない、まずは営業部門の約30名から展開。現在は全社員で利用している。　利用しているのは、まずスケジュール。今まで営業マンの手帳等に書かれていたスケジュールが共有され、部門長がいち早くチェックできるようになったという。「今まで外でメールだけを使っていて、部下を把握できない状態でしたが、きちんとコミュニケーションができるようになりました。また、スケジュールがわかると、社内での応対もスムースになります」（星川氏）。

ニットーで採用したdesknet'sのトップ画面

　また、紙で掲示していた社内告知等を「インフォメーション」（掲示板）に掲載することにして、ペーパーレス化と告知の徹底を実現した。「メールはやはり一過性なところがあって、たとえば工事のスケジュールや健康診断のお知らせなど、一見しただけで忘れてしまう人も多いようです」（星川氏）とのことだ。

　とはいえ、導入は順風満帆だったわけではない。「最初はなかなか使ってもらえませんでした。総務部から『スケジュールを入れてください』と何度も働きかけました。1人あたり月額500円とはいえ、コストはかかっていますので、どう効果をだすかは真剣に考えましたね」（星川氏）とのこと。しかし、そのかいもあり、最近では社内アンケートに使ったり、iPhone用のクライアントをインストールして使ったり、若い社員が自発的に活用していこう動きも出てきたようだ。

　さらに、SaaSというとセキュリティに関する懸念もあるが、あくまで社内の情報共有手段として割り切り、そもそも顧客情報等は載せないようにしているという。

グループウェア導入で
新しいコミュニケーションが実現

　導入効果は、やはり社内のコミュニケーションの円滑化が図れたことだ。星川氏「同じ社屋であっても、管理部門と営業部門が密にやり取りするという会社はあまり多くありません。ですが、同じグループウェアを使っているということで、新しいコミュニケーションが生まれてきました」と語る。３月からはdesknet'sの「ワークフロー」機能を使った有給休暇届・休日出勤届を導入する予定で、将来的には在宅勤務のような仕組みも実現したいと考えている。