オフィスでGoogleアプリ活用 第2回

分類しないメールソフト Gmail

メンバーとのスケジュール管理や進捗管理、情報共有など、効率的な業務の遂行には、ネットワークアプリケーションの利用が不可欠だ。無料で使えるGoogleアプリをフル活用し、スムーズな業務運用を実現したい。ここでは編集部の活用法を踏まえ、Googleでのオフィス活用を考えていく。

大容量WebメールサービスのはしりGmail

　編集部では、電子メールなしでは仕事もプライベートも立ち行かないといえるほど、メールに依存している。その一方で、大量のメールを処理するために時間と労力を浪費している。「今日は1日中メールの確認と返事ばっかりだった」といった状況にならないためにも、効率よくメールを処理する必要がある。そのために熱い視線を注いでいるのがGmail（グメールと呼ぶ人もいるが、正しくはジーメール）だ。

日々増え続けるGmailの容量。現在7GBを超えている

　Gmailは2004年の4月1日から提供が始まったWebメールサービスだ。開始当初、約1GBだったメールボックスの容量は現在でも増え続けており、原稿執筆時点では7GBを超えている。Gmailを使っているかぎり、容量不足の心配をする必要はまずないだろう。

　Gmailはグーグルのアカウントだけでなく、他のドメインのメールアドレスを利用することもできるので、規則上問題がなければ職場のメールをGmailで管理することもできる。そのような運用ができない場合でも、情報収集用のセカンドメールアドレスとして、便利に利用できるだろう。

Googleラベルでメールを分類する

Gmailのメイン画面である「受信トレイ」

　Vistaの「Windowsメール」やThunderbirdなどのメールソフトでは、用途や相手に応じて数種類のフォルダを作成し、そこに手作業やフィルタリングの機能によってメールを振り分けるという使い方をするのが一般的だ。

　フィルタリングの種類が少ないうちは、この方式でも問題はないのだが、多くなってくるにつれて適切に分類させるのが難しくなってくる。またフォルダで分類する方法の弱点として、必ず複数のフォルダにまたがって入れたいメールが生じてしまうことが挙げられる。

　これに対してGmailは、メールの分類にフォルダを利用しないという特徴を持つ。受信したメールはすべて「受信トレイ」に入り、配下に分類用のフォルダは見当たらない。

Gmailではメールフォルダの概念がなく、その代わりにラベルを用いる

　Gmailはフォルダで分類する代わりに「ラベル」を用いる。ラベルはフォルダに似ているが、1つのメールに対して複数のラベルを貼ることができるため、フォルダよりも自由度が高い。右の画面を見ればメールの題名の前にいくつかのラベルが置かれているのがわかるだろう。もちろんラベルの色はユーザーが自由に設定できる。

　ラベルは手作業で貼ることもできるが、フィルタリング機能を用いて、指定したラベルを貼るといった使い方が多いだろう。この点は普通のメールソフトのフォルダと似ている