編集部ロードテスト desknet’s 5.0（グループウェア／ネオジャパン）第2回

desknet's本格稼動！

2006年08月11日 00時00分更新

リマインダー機能を駆使して「うっかり忘れる」ミスをなくせ！

　プロジェクト管理や電子会議室の利用に始まり、desknet'sが編集部の日常の中に浸透してくるにつれ、自然とスケジュール機能の利用も進むようになってきた。desknet'sのスケジュール機能では、まずトップページに、個人週間スケジュール（最大2週間）、グループ週間スケジュール（最大2週間）、個人月間スケジュールを表示することができる。表示するスケジュールは適宜選択が可能だ。

画面6●個人設定の「ポータル画面」の上から2番目のブロックにスケジュール機能が割り当てられている。ここで、トップページに表示したいスケジュールを設定する（画像クリックで拡大）

　また、トップページには個人の週間スケジュールだけを表示しておいても、スケジュールの右上の［GO］ボタンを押せば、グループの週間スケジュールが開く。この画面では、「グループ1日」「グループ週間」「個人1日」「個人週間」「個人月間」の各スケジュールをタブのクリックで切り替えて見ることができる。

画面7●スケジュール機能を使えば、自分のスケジュール管理だけでなく、編集部全体の動きを把握することができる。編集者は基本的に個人で動き、取材などでの外出も多いのだが、このスケジュールを見れば全員の空き時間が把握できるので、会議や打ち合わせの設定も楽に行なえるようになった（画像クリックで拡大）

　このスケジュール機能を使う個人的なメリットとしては、まず出席しなければならなかった会議に出忘れることがなくなったことが挙げられる。以前は、会議予定の通知がメールで届くと卓上カレンダーに書き留めていたのだが、つい転記するのを後回しにしてそのまま忘れてしまい、会議の時間にほかの予定を入れてしまうことがあった。しかし、desknet'sのスケジュール機能では、ほかの人のスケジュールにも予定を追加できるので、会議の招集者は、出席予定者のスケジュールに予定を入れておけばいい。招集者は各人にメールを送る手間が省けるし、出席するほうも自分で予定を入力せずにすみ、かつ会議を忘れてしまうミスも防げるというわけだ。

　また、リマインダー機能も使い始めると手放せない機能の1つだ。スケジュール機能の右側にサブウィンドウを表示すると、その一番下に「予定通知設定」というメニュー項目がある。ここで設定した曜日と時間に、指定した日数分の予定がメールで配信される仕組みになっている。

画面8●「予定通知設定」の画面。予定通知メールに記載される内容は、「予定」「場所」「内容」「終了時間」から適宜選択することができる（画像クリックで拡大）

　特定の予定だけを事前にメールしてほしいときは、予定を登録するときに、「アラーム」の項目を「配信する」にし、5分前から3日前の間で、事前通知メールがほしい時間を設定しておけばいい。

画面9●特定の予定ごとの事前通知メールの配信は、「スケジュールの登録」または「スケジュールの変更」画面の一番下にある「アラーム」の項目で、配信と時間を設定する（画像クリックで拡大）

★★★

　編集部でグループウェアを使ったのが初めてということもあり、最初のうちこそとまどいもあったが、時間とともに編集部の中に定着してきている。次のステップとして考えているのが「備品機能」の利用だ。今はまだコピー用紙などの在庫品の管理として使っているだけだが、編集部で資料用に購入した書籍や雑誌の管理に使いたいと考えている。共有書籍用の本棚はあるのだが、誰かが手元に本を持っていたりすると、知らないで同じ本を買ってしまうことがたびたび起きている。書籍購入時にここに書籍名を入力しておくようにすれば、購入前に本の有無を確認できる。残念ながら今の段階では、備品に関してカテゴリー分けはできないのでだが、検索機能が付いているので、書庫データベースとして十分利用できるだろう。