編集部ロードテスト desknet’s 5.0（グループウェア／ネオジャパン） 第1回

はじめてのグループウェア

「見えない」課題を抱える編集部のIT化事情

「今週の進捗状況を確認します」

　ある日のアスキービジネス編集会議。各自の進捗報告をもとに、Excelで作った紙の進行表にマーカーで色を塗っていく。編集部ではすっかり見慣れた光景だが、この紙とペンによる進捗管理には限界があった。週に1度の会議の場でしか進行表が更新されないため、リアルタイム性はなく、知りたいときにタイムリーに現状を把握することができないのだ。また、会議を欠席したメンバーの状況は別途フォローしない限りは分からない。これでは常に正確な進捗状況を把握するのは難しい。

　進捗管理だけではなく、編集部にはいくつかの「見えない」課題があった。たとえば、スケジュール。ある者は紙の手帳を愛用し、ある者は Googleカレンダーを活用するといった具合に、各自がバラバラに管理している。他の部員の行動を把握する手段といえば、もっぱら壁に掛けられたホワイトボードのみ。打ち合わせを設定しようにも、数日先の他人の予定など知る由もないという悲惨な状況なのだ。

写真●もっともシンプルな情報共有ツール＝ホワイトボード。簡単・便利なものだが、これだけではさすがに心細い

　もちろん、個人で完結した仕事をする場合や、個人的な情報は自分が使いやすいものを使って管理すればいい。実際、これまで編集部でなかなかITを使った情報共有が進まなかったのは、個人単位で仕事を進めることの多い編集者の特質と、自らが気に入ったツールを使いたいという思いが強かったからだろう。ただ、そうは言っても、現実には先に挙げたように、情報共有がうまくいかないことによってさまざまな問題が発生していたのだ。

　ではどうしたらいいのだろうと考えたときに、シンプルな答えが浮かんだ。

「みんなでグループウェアを使えばいいんじゃない？」そうだ！　グループウェアならスケジュールも共有できるし、プロジェクト管理機能を使えば進捗状況も管理できるはず。グループウェアで個人が溜め込んでいる情報を「見える化」しよう――こうして遅ればせながら、アスキービジネス編集部でもグループウェアを使ってみることになった。

手軽かつ高機能なdesknet'sで「見える化」を目指せ！

　グループウェアとは、ひと口に言っても、クライアント／サーバ型のLotus NotesやMicrosoft Exchange Serverから、サイボウズなどのWeb型までさまざま。今回編集部で試させてもらうことになったのは、ネオジャパンのWeb型グループウェア「desknet's 5.0」だ。

　desknet's 5.0は、8月2日に発売されたばかりの国産グループウェアの最新版。Web型なので手軽に導入できること、初心者に分かりやすいインターフェイスを採用していること、プロジェクト管理や文書管理などの豊富な機能をオプションではなく標準で備えているのが特徴だ。

画面1●今回テストする、ネオジャパンの「desknet's 5.0」。これで編集部もIT化による業務効率アップを実現できる？（画像クリックで拡大）

　さらに、新バージョンでは、Ajaxインターフェイスを実装したアドオン「desknet's with Ajax」（以下、Ajax版）が用意されている（別途、年間ライセンス契約が必要）。現時点でAjax化されているのはスケジュール機能とWebメールのみだが、いち早く話題のテクノロジーを取り込んだ次世代グループウェアを体験できるといえば、新しいもの好きな編集部員も使ってくれるかも？　という淡い期待もあった。