【和歌山】「ドリームデイ・アット・ザ・ズー 2025 in アドベンチャーワールド」にイベント管理プラットフォーム「TIMEWELL BASE」が導入

株式会社TIMEWELL
約1,200組の応募があった障がいのあるお子さまとそのご家族のためのイベントで運営効率化を支援

株式会社TIMEWELL（本社：神奈川県横浜市、代表取締役：濱本隆太、以下「TIMEWELL」）が提供するイベント管理プラットフォーム「TIMEWELL BASE」が、和歌山ドリデイ実行委員会様が主催する「ドリームデイ・アット・ザ・ズー 2025 in アドベンチャーワールド」（2025年11月5日開催）に導入され、約1,200組の応募管理から当日受付までのスムーズな運営を実現しました。

導入イベントについて

「ドリームデイ・アット・ザ・ズー」は、障がいのあるお子さまとそのご家族を動物園・水族館に招待し、気兼ねなく楽しいひと時を過ごしていただくための国際的なプログラムです。和歌山ドリデイ実行委員会様は、アドベンチャーワールド（和歌山県⽩浜町）を貸切にして、このイベントを開催されています。
2025年11月5日の開催では約1,200組のご家族から応募があり、より効率的な運営システムが求められる中、応募受付から当日の受付まで、参加者と運営側の双方にとってスムーズな体験を実現するため、TIMEWELL BASEをご導入いただきました。

イベント公式サイト: https://aws-dream.com/
BASE上のイベントページ: https://base.timewell.jp/events/efe771de-f619-4630-b7d6-9ecf39c36e11

TIMEWELL BASEの主な導入機能

1. 高度な抽選機能
・自動重複チェック機能: 電話番号やメールアドレスでの重複応募を自動検知
・ステータス管理: 応募者の状態（応募中/当選/落選など）を一元管理

2. QR受付システム
・当日専用QRコード: 各参加者に固有のQRコードを発行
・リアルタイム受付確認: 受付状況をその場で確認可能
・マイチケット機能: 参加者が自身の参加情報を確認できるページを提供

3. 参加者自身による情報管理
・登録内容の確認・修正: 応募後に参加者自身が登録内容を確認・修正可能
・問い合わせ削減: 自⼰修正機能により、運営への問い合わせを削減

4. 柔軟なデータ管理
・CSV出力機能: 応募情報を必要な形式でエクスポート
・参加者情報の一元管理: すべての情報を一つのプラットフォームで管理

TIMEWELL BASE画面１. 申込方法が選択可能


TIMEWELL BASE 画面２. QRコードでの参加者管理

TIMEWELL BASEの導入効果

■業務効率化の大幅な実現
・応募期間中のお問い合わせ数が大幅減少
昨年48件だった問い合わせが、TIMEWELL BASE導入後はわずか6件に。参加者自身で情報修正できる仕組みにより、運営側の対応負荷が大幅に軽減。

・抽選確定までのリードタイムが8～10日 → 約1時間に短縮
従来はデータ整理・抽選・当落メール送付までに約8～10日を要していたが、TIMEWELL BASEではサイト内で自動重複チェック機能を用いた応募者の情報整理が完結。そのまま一括連絡が可能に。

・招待状送付にかかる時間とコストを大幅削減
発送依頼から到着まで約10日かかっていた招待状送付業務が不要に。発送間違いもゼロに。さらに、約70万円の発送コストを削減。

・運営工数を半分以下に削減
申し込みフォーム作成、受付開始/終了管理、データ整理・CSV化、サーバー管理、当選者への連絡など、多くの手作業が不要となり、担当者からは「工数は体感で半分以下」との声。

■参加者満足度の向上
・確実で透明性の高い情報管理
応募直後に確認メールを自動送信し、参加者は自身の登録内容をいつでも確認・修正可能に。情報の行き違いを防止し、安心して応募できる環境を提供。

・受付オペレーションの効率化と可視化を実現
QR受付に対応し、受付時間の短縮と混雑防止に貢献。リアルタイムでの入場状況把握により、現場オペレーションの最適化が可能に。

ご担当者様の声

和歌山ドリデイ実行委員会 嶋中有樹様
「総じて応募情報の管理や重複の管理、CSVに書き出して一括でまとめられたり、ステータスも把握しやすかったので、導入してみてとても良いソリューションだなと感じています。これをベースに、また来年度に向けていろいろ構築やアップデートができたらと思っています」

和歌山ドリデイ実行委員会　ゲストチーム担当者
「従来の方法と比べて、本当に手数な部分が全部省略できて、すごく助かりました」

和歌山ドリデイ実行委員会　ゲストチーム担当者
「重複チェックが本当に確認しやすくて、たまたま電話番号が同じだったケースもすぐに発見できました。こちらでの確認作業がとてもスムーズになりました」

和歌山ドリデイ実行委員会 ゲストチーム担当者様
「レスポンスの速さが本当にありがたかった。いろんな時にご質問を送ったら必ずすぐに答えてくれるのがとても助かりました」

株式会社TIMEWELL 安藤義記
「実行委員会の皆様からいただいたご要望を一つひとつ形にしていく中で、イベント成功への想いを強く感じました。いただいたフィードバックを活かし、来年度はさらに進化したTIMEWELL BASEをお届けします」

今後の展開

今回のイベント開催後、和歌山ドリデイ実行委員会様からは来年度に向けてさらなる機能改善のご要望をいただいています。TIMEWELL BASEは、お客様の声を反映しながら継続的に進化し続け、より多くのイベント主催者様の課題解決に貢献してまいります。

TIMEWELL BASEについて

TIMEWELL BASEは、イベント運営に必要な機能を統合したプラットフォームです。応募受付、抽選管理、QR受付、参加者管理、事後アンケートなど、イベント規模や目的に応じてカスタマイズ可能です。中小規模から1,000組を超える大規模イベントまで、幅広いニーズに対応しています。
サービスサイト: https://base.timewell.jp/