Backlogの利用をチーム内で定着させたい？初歩のノウハウをまとめます

2024年12月20日 11時00分更新

文● 大塚昭彦／TECH.ASCII.jp

提供: ヌーラボ

注意点：タスクの「完了」は統一ルールを作ろう

　複数人のチームでプロジェクト・タスク管理を進める場合、ひとつ気をつけたいのが、課題の状態を「完了」にする条件です。どういう条件を満たしたら「完了」にしてよいのか、その認識が担当者間でバラバラだと「まだやり残している作業があるのに『完了』にしてしまい、皆が見落とす」といった事故も起きかねません。

　今回サンプルにしている特集記事制作のチームでは、次のようなルールを決めました。つまり特集全体の担当者（責任者）が、最後に記事掲載を確認したうえで「完了」にするというルールです。

・個別記事制作の担当者：記事の掲載を終えたら、子課題の状態を「処理済み」にして、担当者を特集全体の担当者に変更する
・特集全体の担当者：子課題の担当の引き継ぎを受け、記事の掲載を確認したうえで、子課題の状態を「完了」に変更する

　このルールはあくまでも一例であり、実際にはタスクの内容やチームの構成、責任分担などに応じて決めてください。また、ルールとして決めた「完了条件」については、課題の概要欄やプロジェクトのWikiページに書き込んでおくとよいでしょう。

課題の概要欄に「完了条件」のルールを書き込みました

プロジェクト・タスク管理を「楽しんでもらう」心がけを

　このようにして、まずは自分がリードしながらプロジェクト・タスク管理を続けていけば、メンバーも自然と慣れ、Backlogの利用が習慣化してくるはずです。さらに、個人単位でのタスク管理にもBacklogを使うよう勧めれば、より早く慣れると思います。

　さらにBacklogを積極的に使ってもらうためのコツは、プロジェクト・タスク管理を「楽しんでもらう」ことです。

　プロジェクト・タスク管理においては、ともすればプロジェクトメンバーどうしが「進捗を管理する／管理される」関係に分断され、「自分のタスク以外は無関心」といったギスギスしたものになってしまいます。それよりも「メンバー全員で協力して成功を目指す」「進捗は互いにほめ合う、喜び合う」といった雰囲気のほうが、ハッピーに取り組めて楽しいでしょう。

　こうした雰囲気づくりは、管理ツール（Backlog）よりも、リーダーの心がけや言葉づかい、コミュニケーション態度などの影響が大きいと思います。ここはぜひ頑張りましょう（筆者も頑張ります）。

　とは言え、Backlogにもできることがあります。Backlogは、チーム内のコミュニケーションツールとしてコメント機能を備えています。そして、そこでのコミュニケーションが“無味乾燥な業務連絡”になるのを防ぐために、あえて「絵文字」や「スター」の機能を付けています。

　このスターには何か特定の意味合いがあるわけではないのですが、コメントに対する「いいね！」の意味、あるいは「見たよー」と知らせる意味で使われることが多いようです。クリックすればいくらでもスターが付けられるので、「すごくいいね！」の気持ちを表すために、何十個も付けるユーザーもいるそうです（無料でスター付け放題です！）。

コメントに絵文字を入れるとなんだか楽しくなります

スターも付けられます。好きなだけ付けられて気持ちいい！

＊　＊　＊

　今回は、チーム内でのプロジェクト・タスク管理を実際に進めながら、Backlogの利用を定着させるためのノウハウを考えてきました。ちなみにBacklogのブログでは、定着化のために「やらないほうがいいこと」も紹介されていました（以下の3つ）。つまり、取り立てて“特別な秘訣”などはなく、リーダーがあきらめず、粘り強く引っ張っていくことが大切だということでしょう。

■やらないほうがいいこと
　・すべてをいきなり刷新しようとすること
　・最初からドラマチックな成果を期待すること
　・変化を諦めてしまうこと
　（引用元：Backlogを組織に定着させる3つのステップ　～変化は一日にしてならず）

　さて、前回と今回の記事では“社内の”チームメンバーと共同でプロジェクト・タスク管理を進めてきました。ただし、プロジェクトによっては社外のメンバーとの共同作業も必要になります。「新規メンバーとして、プロジェクトに招待して参加してもらう」という基本は変わりませんが、情報漏洩防止やセキュリティの面では少し心配です。

　そこで次回は、社外メンバーを加えたプロジェクト・タスク管理の方法、気をつけるべきポイントなどを見ていきたいと思います。

■関連サイト

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