さわってわかったLINE WORKS 第141回

手間のかかる忘年会の日程調整はLINE WORKSにおまかせ

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第141回は、LINE WORKSのアンケート機能を使って忘年会の日程調整をする方法について紹介する。

忘年会の日程調整にはアンケート機能が便利

　ついこの前まで暑かったような気もするのだが、もう10月に入ってしまった。恐るべきことに、そろそろ忘年会の日程を押さえなければいけない時期になっているのだ。非公式な会だとしても、社内行事の日程は早めに決めておくに越したことはない。とはいえ、多数の関係者がいると意見のとりまとめに苦労することが多く、つい億劫になりがちだ。そこで、お勧めなのがLINE WORKSのアンケート機能だ。

　LINE WORKSのトークルームから手軽にアンケートを作成し、参加可能日やメニューの希望を集めることができる。回答は自動集計されるので、手間をかけずに結果が一目瞭然。匿名でのアンケートとしておけばより気軽に回答できる。

　忘年会の調整をするにはまず、トークルームの左下「＋」アイコンをタップし、「アンケート」をタップ。作成画面が開いたら、「他のアンケートを作成する」をタップすると、テンプレートの選択画面が開く。ここでは忘年会の日程調整をするので、「会食日程/メニューアンケート」を利用しよう。

トークルームの「＋」アイコンをタップし、「アンケート」を選ぶ

「他のアンケートを作成する」をタップ

「会食日程/メニューアンケート」を選ぶ

　テンプレートが開いたら、アンケートのタイトルや日付、希望のメニューなどの選択肢を設定する。お店や予算を聞くことも可能だ。自由入力欄を用意して、意見を集めることもできる。必要に応じて、「必須」や「複数選択」のスイッチをオンにしておこう。例えば、日付は必須の上に複数選択可能にして、メニューは必須だけど単一選択、自由入力は必須をオフにする、といった柔軟な設定ができる。

既存の文字列を変更したり、アンケート項目を追加する

カレンダーから日付をまとめて追加できる

　続いて、画面下の「詳細設定」アイコンをタップ。単純に多数決を取る程度で気兼ねなく回答してもらうなら「匿名でアンケートを実施」をオンにすればいい。オフのままにするなら誰が回答したのか/していないのかが確認できるので、個別に催促したり確認したりすることも可能だ。

　「回答したメンバーに結果を公開」をオンにすると、全員が投票結果を見ることができる。重複回答や回答の修正を許可するかどうかも選択可能だ。日程調整なので、重複回答は禁止、あとから都合が変わってしまう人のために回答の修正は許可するとよいだろう。

質問項目を入力したら「詳細設定」をタップする

匿名回答や結果の公開などの設定を行う

　アンケート結果を表示すると、それぞれの項目がどのくらい選ばれているのかがすぐにわかる。自由入力へのコメントも一覧できる。途中経過を見ることもできるし、回答者に公開する設定になっていれば、全員が確認できる。これなら日付やメニューの決定をメンバーが納得しやすく、調整の手間も減らせるだろう。

アンケートがトークルームに投稿された

アンケート結果が一目瞭然

アンケート機能は様々な用途で活用できる

　もちろん、アンケートは忘年会などの日程調整だけでなく、様々な用途で活用できる。例えば、「第131回　2024年4月から介護事業者のBCP策定が義務化！　LINE WORKSのアンケートと掲示板を活用しよう」で紹介したように、BCPの策定に活用することもできる。災害時の安否確認をLINE WORKSのアンケートできると便利だ。

「第131回　2024年4月から介護事業者のBCP策定が義務化！　LINE WORKSのアンケートと掲示板を活用しよう」

　2022年4月から安全運転管理者の業務が段階的に拡充され、その中で運転日報の記録はさらに厳格化された。この運転日報をLINE WORKSのアンケートにすれば、紙での提出・保管にかかるコストを削減できる。こちらの事例は「担当者が激白！　月60件もあった運転日報の管理を最大限ラクにする方法」で紹介しているので参照して欲しい。

「担当者が激白！　月60件もあった運転日報の管理を最大限ラクにする方法」

　手軽にみんなの意見を集約できる「アンケート」機能はとても便利なのでぜひ活用して欲しい。とりあえず、目の前に迫っている忘年会の日程調整に使ってみることをお勧めする。

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