電子帳票とは？ 必要な背景やDXとの関係、システムの選定ポイントなどを紹介
本記事はユーザックシステムが提供する「DX GO 日本企業にデジトラを！」に掲載された「電子帳票とは？必要な背景やDXとの関係、システムの選定ポイントなどを紹介」を再編集したものです。
ビジネスの現場では、さまざまなシーンで帳票の作成は欠かせません。以前は帳票といえば紙の書類を指すのが一般的でしたが、1998年に電子帳簿保存法が制定されて以来、電子帳票も増えてきました。2022年1月に施行された電子帳簿保存法改正を機に、電子帳票でのやりとりが今後も増加していくことが予想されます。
電子帳票にはコスト削減や業務効率化といったメリットがあり、ペーパーレス化や情報のデータ化の促進、DX推進にもつながります。
本記事では、電子帳票とは何か、必要な背景、DXとの関係性、電子帳票システムの選定ポイントなどについて紹介します。
そもそも電子帳票とは？
帳票とは、帳簿や、取引先に発行する見積書、発注書、請求書、役所に提出する各種申請書など、事業を運営するにあたって発生する書類の総称です。その帳票を電子データ化したものが電子帳票です。
帳票の電子化が必要な背景
従来の紙の帳票には次のような問題点があることから、昨今は帳票の電子化が求められるようになりました。
・保管にコストがかかる
紙媒体の帳票は、紙代や印刷代、輸送費などのコストがかかります。書類を保管するスペースを確保する必要があり、そのためのコストも発生します。また、紙の書類は紛失のおそれがあるうえ、年月の経過とともに劣化し、量も増えていくため、セキュリティーの面でも課題となります。紙の書類を管理する担当者を配置して正しく管理しなくてはいけません。そのための人的コストも必要です。
・作成・共有・承認などに手間と時間がかかる
紙媒体の帳票は、手書きで作成することになります。手書きの書類は、作成や修正に時間がかかる、人によっては文字が読みにくいなどで、業務効率が悪くなりがちです。また、承認作業では、各承認者のところへ手持ちし、その都度同じ説明をするといった作業が発生します。離れた場所にいる相手に届ける場合は郵送する必要があり、その手間と時間がかかります。
・検索や活用がしにくい
紙媒体の帳票は、簡単に検索ができず、探し出すのに時間を要します。また、その内容を効率的に活用することも困難です。電子データ化されていれば、テンプレート利用や過去データの流用なども容易ですが、紙の書類の場合は、その都度白紙の状態から作成しなければいけません。また電子データならマーケティングへの活用もしやすいですが、紙では情報を入力するなど、データ化から始める必要があります。
・セキュリティー上の不安がある
紙媒体の帳票は「書く」「消す」といった作業が容易にでき、文書改ざんのリスクが高くなります。また、印鑑さえあれば承認印は押せるため、しかるべき承認者が目を通したかの証明もあいまいになりがちです。持ち出しによる紛失・盗難リスクもあります。
以上のような課題を解決するため、従来の紙媒体による帳票を電子化する必要性が高まりました。実際に帳票の電子化を進める企業が見られる一方で、長年の習慣を変えられず、電子化が進んでいない企業も少なくありません。
そこで、企業における帳票の電子化の促進をひとつの目的として、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました。改正後は、税務署長の事前承認廃止やタイムスタンプ要件・検索要件の緩和など、より電子化を進めやすい内容になっています。
改正電子帳簿保存法については、「帳票の電子化でデジタライゼーションを進めよう‐2022年電帳法改正内容についても紹介 」をご参照ください。
帳票を電子化するメリット
帳票を電子化すると、さまざまなメリットがあります。
コスト削減・帳票にかかる業務の効率化
電子化することでコスト削減、帳票にかかる業務の効率化が期待できます。
・電子データとして作成・保管・提出をするため、紙代や印刷代、郵送費、保管にかかるコストなどを削減
・帳票の作成・修正・検索・共有などが容易になる、システムによっては承認作業もオンラインで可能
輸送により生じるタイムロスをなくす
作成した紙の帳票を輸送する場合は、配達に時間が必要となることから、先方に確認してもらうまでに1～2日程度かかり、業務の停滞が生じてしまいます。電子データのやりとりにすることで、輸送にかかる時間をなくし、リアルタイムで先方の確認を受けることも可能です。また、帳票の不備を先方より指摘された際には、即座に修正・再提出も可能になります。
管理におけるセキュリティー向上
帳票は取引先や顧客に関する情報が記載されている重要書類であり、取り扱いにおけるセキュリティーは重要な課題です。紙の書類の保管では、作成した帳票が年月の経過とともに増え、管理が大変になり、セキュリティー対策も複雑になります。
システムにより電子データとしての一元管理を実現することで、帳票を厳重なセキュリティー管理下に置き、紛失や不正持ち出しの防止が可能です。
セキュリティー機能として、例えば下記のようなものがあります。
・外部からの閲覧やダウンロードを防ぎ、特定の人のみ印刷可能とするアクセス制御
・閲覧、印刷、操作のログを残し、トラブル時の原因究明や不正利用対策に活用
・ファイルデータの暗号化
・タイムスタンプによる改ざんの防止
・機密箇所に対しマスキングする個人情報保護機能
電子帳票とDXの関係
帳票を電子化することには、紹介してきたようなさまざまなメリットがあります。
電子帳票のメリットを確実に享受するポイントとなるのが、「DX」です。DXとは、デジタル技術やデータを活用して、企業運営においてさまざまな変革を起こし、企業の競争力を向上させるための取り組みのことです。
DXを推進して「電子帳票システム」を利用することで、最初から電子帳票として作成し、それを電子データとして管理することにより、本来のメリットを得ることができるのです。帳票の電子化はデジタル化に向けての社員の意識改革になります。ペーパーレス化や情報のデータ化が促進され、DX推進への足がかりともなります。
DXについての詳細は、「【徹底解説】DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？必要性から成功事例まで」をご覧ください。
また、電子帳票とDXの関係については、「帳票の電子化でデジタライゼーションを進めよう‐2022年電帳法改正内容についても紹介」も参考になります。
電子帳票システムの選定ポイント
さまざまな企業から特色ある電子帳票システムが提供されています。数多くあるなかから、自社に適したひとつを選ぶことは大変です。選ぶ際のチェックポイントを紹介しましょう。
目的や利用方法に合っているか
帳票は企業ごとにフォーマットが異なり、エクセルやPDFを利用している企業もあれば、それ以外のフォーマットを利用していることもあります。システムを導入する主な目的も、帳票作成の自動化や管理の効率化などさまざまでしょう。また、主にどのような帳票を作成するのか、作成・配信・管理のどこを特に重視するのかなど、明確にすべきことは多くあります。
目的や利用方法を明確に定め、それらを実現できるかどうかをシステム選定の基準にします。
データの処理能力が十分か
電子帳票システムは、帳票作成に必要な情報を一元管理したうえでさまざまな処理をかけるため、膨大なデータを扱うことになります。そのため、システムにはある程度の処理能力が求められます。自社が扱うデータ量に見合わない処理能力のシステムを選ぶと、帳票作成の業務効率化のために導入したにもかかわらず、逆に効率が悪くなる可能性もあります。一方で、処理能力の高いシステムは価格も高くなるため、予算を考慮し、処理能力と価格のバランスのとれたシステムを選択しましょう。
提供形態は何か
提供形態にはクラウド型とオンプレミス型・パッケージソフトがあります。下記の表のように、それぞれメリット・デメリットがあります。それらを理解したうえで、両者のメリットとデメリットを理解し、自社にはどちらが合っているかを検討しましょう。
| 提供形態 | 概要 | メリット | デメリット |
| クラウド型 | ・インターネット経由で電子帳票システムの機能を利用できるサービス | ・初期コストを抑えられる ・保守運用をベンダーに任せられる ・インターネット環境さえあれば場所を選ばず利用できる |
・一般的にカスタマイズ性が低いといわれる ※ただし最近ではある程度カスタマイズできるタイプのものも増えている |
| オンプレミス型・パッケージソフト | ・自社サーバや社員のパソコンにソフトウェアをインストールして利用する ・パッケージソフトはすでに出来上がったソフトウェア、オンプレミス型は自社でフルスクラッチ開発したものも含む |
・（オンプレミス型）カスタマイズ性がもっとも高い。 ・（パッケージソフト）オンプレミス型に比べて初期コストや保守運用の手間を抑えられる |
・ソフトウェアをインストールした端末でしか利用できない ・初期コストはクラウド型より高い ・保守運用は自社で行わなければならない ・(オンプレミス型)初期コストや保守運用の手間がもっとも多く発生する |
電子帳簿保存法に対応しているか
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に対応した製品も登場しています。例えば、「取引先や日付、金額などでの検索機能」や、「タイムスタンプなどによる真正性を担保する機能」などの、法的要件を満たす機能が装備されています。
国税関係の書類を電子化したい場合は、法的要件を満たしているかどうかも確認するとよいでしょう。電子帳簿保存法の対応製品にはJIIMA認証のロゴが表示されているので、簡単に見分けることができます。
電子帳簿保存法の法的要件について詳しくは、下記の国税庁の資料でご確認ください。
また、下記の記事も参考になります。
「帳票の電子化でデジタライゼーションを進めよう‐2022年電帳法改正内容についても紹介」
なお、ユーザックシステムが提供する、EDI（電子データ交換）システム「EOS名人」では、オプションサービス「電帳法対応クラウドオプション」にて、改正電子帳簿保存法に対応可能です。
EOS名人と電帳法対応クラウドオプションについての詳細は、以下をご覧ください。
EOS名人.NET
電帳法対応クラウドオプション（JIIMA認証申請中）
また、電子帳簿保存法の業務をRPAで自動化・効率化することもできます。参考になる導入事例はこちらからご覧ください。
電帳法対応が業務効率化のきっかけに。メールでの取引業務を自動化（ダイワボウ情報システム株式会社）
現場の負荷を最小化にする運用「自動化ありきの電帳法対応」をAutoジョブ名人とAutoメール名人で実証実験（高田機工株式会社）
上記2件の電帳法業務の効率化事例で活用したRPAについては下記をご覧ください。
業界唯一のメーラー内蔵RPA「Autoメール名人」
RPAで毎日の仕事を効率よく。働き方改革を進めよう「Autoジョブ名人」
電子帳票への移行はコスト削減・業務効率化・DX推進へとつながる！
紙媒体の帳票から電子帳票へ移行すると、紙代や印刷代、保管、郵送などにかかるコストの削減が可能です。また、作成や共有などの、帳票に関連するあらゆる業務の効率化につながります。ペーパーレス化や情報のデータ化が促進されれば、DX推進への第一歩にもなります。
電子帳簿保存法の改正により、以前より帳票の電子化を進めやすい環境が整いました。業務効率化のためにも、あらゆる企業に必要とされるDXを推進するためにも、この機会に電子帳票への完全な移行を検討してはいかがでしょうか。