松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第26回

特定の件名でメールを受信したら、内容をExcelに書き写すワークフローを作ろう

「文字列検索」コネクタを使って、受信メールから顧客リストを自動作成する

　こんにちは、Microsoft MVP（Azure / Business Applications）の松本典子です。

　Webサイトに「お問い合わせフォーム」などを用意している会社は多いと思います。そこから定型フォーマットで送信されたメールを、担当者が手作業でExcelに書き写し、顧客リストとして社内に情報共有する――。そんな仕組みをとっている職場も多いのではないでしょうか。

　Microsft 365に含まれる「Microsoft Forms」を入力フォームに使えば、Excelへの記録も簡単に行えますが、通常のメールとして送信する仕組みになっている場合は、自動化に少し工夫が必要です。今回はPower AutomateやAzure Logic Appsを使って、メール本文から特定の文字列を抽出し、Excelに自動で記録するワークフローの作り方をご紹介します。

1. 事前準備

お問い合わせフォームから送信されるメールの例

　今回は、お問い合わせフォームから上図の内容のメールが届くという前提で説明を進めます。メール件名は「資料請求希望」、内容は以下の項目となっています。

　●会社名
　●担当者
　●電話番号
　●メールアドレス

事前に準備するExcelファイル

　メールから抽出した内容を登録するExcelファイルを作成し、テーブルの設定まで行っておきます。なお「日付」には、メール受信によりワークフローを実行した日時が記録されます。

　●日付
　●会社名
　●担当者
　●電話番号
　●メールアドレス

　作成したExcelファイルは、アクセス可能なOneDriveに保存します。このあと作成するワークフローでは、メール本文から各項目の内容を抽出して、このExcelファイルに自動入力します。

2. ワークフロー全体図

ワークフロー全体図（クリックで拡大）

　今回作成するワークフローの全体像は上図のとおりです。特定の件名のメールを受信したら、メール本文内の特定の文字列を検索／抽出する仕組みです。図中のA～Dはそれぞれ、同じアクションを繰り返す部分となっています。

2-1. トリガーの設定

トリガーの設定：Office 365 Outlook

　まずは特定の件名（今回は「資料請求希望」とします）のメールを受信したときだけ自動実行されるように、ワークフローのトリガーを設定します。

　検索窓に「outlook」と入力して、「Office 365 Outlook」コネクタをクリックします。トリガー一覧から「新しいメールが届いたとき (V3)」をクリックします。

　今回は特定の件名のときにだけワークフローを実行したいので、「件名フィルター」に「資料請求希望」と入力します。

2-2. アクションの設定：Htmlからテキスト

出力される内容

　この後のアクションでは、「新しいメールが届いたとき (V3)」コネクタの動的なコンテンツである「本文」を利用します。ただし、この「本文」にはHTMLタグも一緒に出力されます。

　今回は、HTMLタグを含めずテキストのみを利用したいので、まずはHTML形式をテキスト形式に変換するアクションを実行します。

アクションの設定：Htmlからテキスト

　検索窓に「html」と入力して、「Content Conversion」コネクタをクリック。「Html からテキスト」アクションを選択します。これでHTML形式の「本文」がテキスト形式に変換されます。

2-3. アクションの設定：テキストの位置の検索（Aの部分）

アクションの設定：テキストの位置の検索

　先ほど示したワークフロー全体図の「A」部分を作成します。

　まずタブの「組み込み」をクリックし、表示されたコネクタの中から「テキスト関数」を選びます。アクション一覧から「テキストの位置の検索」をクリックします。

アクションの設定：テキストの位置の検索

　このアクションは、あるテキストの中から指定した文字列を検索し、それが何文字目から始まるのかを出力するものです。今回はまず、以下の内容を入力します。これにより「会社名：」というテキストの位置を検索します。

　（1）テキスト：動的なコンテンツ「Html からテキスト」の「本文」を選択
　（2）検索テキスト：メールの項目「会社名：」を入力
　（3）コネクタ名：見た目でわかりやすくするため、「テキストの位置の検索」のコネクタ名を「検索テキスト」の内容と同じに変更

ワークフロー「A」部分の全体像

　同じように「テキストの位置の検索」アクションをメール本文の項目ぶん（今回は担当者、電話番号、メールアドレス）繰り返し作成して、それぞれのテキスト位置を検索しておきます。

アクションの設定：テキストの位置の検索

　なお「テキストの位置の検索」アクションの実行結果（出力）は上図のようになります。たとえば「会社名：」の場合は、0文字目から始まっているので「0」が出力されます。

2-4. アクションの設定：変数を初期化する（Bの部分）

　続いてワークフロー全体図の「B」部分を作成します。

　ここでは抽出する文字列の開始位置を指定します。たとえば今回の会社名の場合、「会社名：ABC株式会社」の「A」の文字の位置（何文字目か）を指定する処理です。

アクションの設定：変数を初期化する

　タブの「組み込み」をクリックし、表示されたコネクタの中から「変数」を選択。アクションの一覧から「変数を初期化する」をクリックします。

アクションの設定：変数を初期化する

　（1）名前：わかりやすい名称を入力。「会社名（開始）」など入力します。
　（2）種類：整数を選択
　（3）値：「式」に以下の内容を入力。数字は項目の「：」まで含めた文字数です。たとえば「会社名：」は4文字なので「4」を入れます。

add(outputs('会社名：')?['body'],4)

（4）コネクタ名：見た目でわかりやすくするため「名前」で入力した内容を追加したコネクタ名に変更

ワークフロー「B」部分の全体像

　同じようにして、メール本文の項目数ぶん「変数を初期化する」アクションを作成します。なお前述したとおり、式の中に書かれた数字は各項目の「：」までを含めた文字数です。したがって、以下のように項目ごとに数字が異なります。 「3」の部分は、各項目の「：」まで含めた文字数を入力なので、以下のように入力していきます。

　●会社名：add(outputs('会社名：')?['body'],4)
　●担当者：add(outputs('担当者：')?['body'],4)
　●電話番号：add(outputs('電話番号：')?['body'],5)
　●メールアドレス：add(outputs('メールアドレス：')?['body'],8)

2-5. アクションの設定：変数を初期化する（Cの部分）

　ワークフロー全体図の「C」部分を作成します。

　後ほど「D」の部分で各項目の内容テキストを抽出しますが、そのためには各項目の内容の長さ（文字数）が必要です。文字列の長さは固定ではなくその都度変化するので、何らかの方法で割り出さなければなりません。

「ABC株式会社」を抽出したい場合

　各項目の文字数は「次の項目名の先頭位置」から「項目内容の先頭位置」を引くことで割り出せます。上図の例では、「担当者：」という項目名の先頭位置から「ABC株式会社」の先頭位置を引いています。

　ここでは「2-4」と同様に変数コネクタを利用して、この処理を行います。

アクションの設定：変数を初期化する

　（1）名前：わかりやすい名称を入力。「会社名（長さ）」など入力します。
　（2）種類：整数を選択
　（3）値：「式」に以下の内容を入力。

sub(outputs('担当者：')?['body'],variables('会社名（開始）'))

　（4）コネクタ名：見た目でわかりやすくするため「名前」で入力した内容を追加したコネクタ名に変更

ワークフロー「C」部分の全体像

　上と同じようにして、「変数を初期化する」アクションをメール本文の項目ぶん作成します。なお（3）の部分は、それぞれ以下のように入力します。なお「メールアドレス」は最後の項目になるので作成不要です。

　●担当者（長さ）：sub(outputs('電話番号：')?['body'],variables('担当者（開始）'))
　●電話番号（長さ）：sub(outputs('メールアドレス：')?['body'],variables('電話番号（開始）'))

2-5. アクションの設定：部分文字列（Dの部分）

アクションの設定：テキスト関数

　ワークフロー全体図の「D」部分を作成します。

　タブの「組み込み」をクリックし、表示されたコネクタの中から「テキスト関数」を選択。アクションの一覧から「部分文字列」をクリックします。

アクションの設定：部分文字列

　「部分文字列」アクションの設定には、以下の内容を入力します。

　（1）テキスト：動的なコンテンツ「Html からテキスト」の「本文」を選択
　（2）開始位置：動的なコンテンツ「変数」の「会社名（開始）」を選択
　（3）長さ：動的なコンテンツ「変数」の「会社名（長さ）」を選択
　（4）コネクタ名：見た目でわかりやすくするため「名前」で入力した内容を追加したコネクタ名に変更

　これと同じようにして、「担当者」と「電話番号」の「部分文字列」アクションも作成します。

アクションの設定：部分文字列（メールアドレス）

　「メールアドレス」も「部分文字列」アクションを作成しますが、これは最後の項目（抽出したい文字列の後ろに何もない）なので、上図のように「長さ」は未入力にします。

ワークフロー「D」部分の全体像

　Dの部分が完成すると、上図のようになります。

2-6. アクションの設定：Excel Online (OneDrive)

　ここまでで抽出した各項目の内容（文字列）を、OneDriveに用意したExcelファイルに書き込むアクションを作成します。

　検索窓に「Excel」と入力して、「Excel Online (OneDrive)」コネクタをクリックし、「表に行を追加」アクションを選択します。ちなみに、会社のアカウントで「OneDrive for Business」を利用している場合は「Excel Online (Business)」コネクタを使うことになりますが、以下の設定内容は同じです。

アクションの設定：Excel Online (OneDrive)

　以下の内容を入力します。

　（1）名前ファイル：「1. 事前準備」で作成したExcelファイルを選択（今回は「顧客リスト2023.xlsx」）
　（2）テーブル：入力したいテーブルを選択（今回は「テーブル1」）
　（3）日時：Power Automateが出力する日時は、変換しないとUTC（協定世界時）となります。そこで「式」に以下の内容を入力し、「addhours(utcnow(),9)」で日本時間（UTCプラス9時間）に変換します。なお「yyyy-MM-dd」は「年-月-日」のフォーマットで出力させる指示です。

formatDateTime(addhours(utcnow(),9),'yyyy-MM-dd')

　（4）会社名：動的コネクタ「部分文字列（会社名）」を入力
　（5）担当者：動的コネクタ「部分文字列（担当者）」を入力
　（6）電話番号：動的コネクタ「部分文字列（電話番号）」を入力
　（7）メールアドレス：動的コネクタ「部分文字列（メールアドレス）」を入力

　以上でメール本文から特定の文字列を抽出し、Excelに自動入力するワークフローが完成しました。

3. 実行結果

実行結果

　今回は件名が「資料請求希望」のメールを受信した場合にのみ、ワークフローが自動実行されます。メール本文から各項目の内容が抽出され、上図のようにExcelファイルに記録されます。

最後に

　今回紹介した文字列抽出の方法は、文字列自体ではなく文字数で操作しているので少しイメージしにくいかもしれません。

　ただしこの方法を利用することで、メールだけでなくたとえば「Microsoft Teams」のメッセージから特定の文字列を抽出するなど、幅広く利用できるのでとても便利です。ぜひ活用してみてください！