株式会社ネオジャパン
学びのあるUIで「防災意識の向上」とシステム化により「作業工数41%削減」を両立
株式会社ネオジャパン（本社：神奈川県横浜市、代表取締役社長：齋藤 晶議）は、横浜市(市長：山中 竹春)が募集した民間企業のデジタル技術を活用して行政サービスのDX化を進めるプロジェクト「YOKOHAMA Hack!」の実証実験第一弾である「要配慮施設利用者の安全を守る避難確保計画の取組化」の実証実験を行いました。実証実験後のアンケートでは、作成者の約8割が「学びの効果」を評価いただきました。また、紙で提出していた「避難確保計画」をシステム化することで、関係者全体の工数を41%削減することに成功しました。
【実証実験の概要】
■避難確保計画の作成のデジタル化により、未提出施設の3割弱が提出へ
水害や土砂災害が発生するおそれがある場合における施設利用者の円滑かつ迅速な避難の確保を図るために国土交通省は要配慮者施設に対する避難確保計画の作成および訓練の実施を義務付けています。横浜市には「避難確保計画」の作成が必要な、下記の要配慮者施設が約2,600件あります。
一方で、これまで各施設の避難確保計画は、WordやPDFの文書で管理しており、データの検索、データの管理工数、データの精度等が課題となっていました。
また、アナログな文書ベースでの管理による作成の困難さにより、これまで329件の要配慮者施設が避難確保計画を提出していませんでした。
※要配慮施設：１.保育園・幼稚園 ２.小学校・中学校 ３.障碍者施設 ４.高齢者施設
本プロジェクトでは、ネオジャパンが提供するノーコードアプリ開発ツール「AppSuite」とグループウェア「desknet’s NEO」を活用し、避難確保計画作成アプリケーションを構築しました。アプリケーションを用いることで避難確保計画を学びながら効率的に作成することができることができます。また、横浜市で用意されている避難確保計画に関連するサイト・情報をアプリケーション上に集約することで災害に対する意識啓発も行いました。
22年11月の実証実験準備から23年3月の完了報告までの5ヶ月間で、これまで未提出だった329件の施設のうち3割弱となる95施設が避難確保計画を提出しました。デジタル化によるデータ作成の効率化や情報の集約により、提出率の向上につながったと考えられます。
■関係者の作業負担が半減
提出率の向上だけでなく、各施設の提出状況の進捗を地域防災課がリアルタイムでチェックできるようになったこと、入力ミスをシステムでチェックする機能により確認の手間や入力漏れによる再提出などがなくなり、地域防災課職員だけでなく区役所職員、施設管理者など避難確保計画の関係者工数が計423時間/年かかっていたのが、41%減の計249時間/年まで作業負担を軽減することができました。また、施設管理者の約75%が利用後のアンケートで「入力しやすかった」と回答しました。
■ノーコードツールAppSuiteによるアプリケーション作成で短時間でのアプリ作成を可能に
AppSuiteはノーコードと呼ばれる基本機能の組み合わせで簡単に新しいアプリケーションを作れるツールです。プログラミングの高度な入力が必要なく新しいアプリケーションを作れるので、現場のニーズを汲み取りながら短時間での作成、改修が可能です。この強みを生かして、業務分析や要件確認をしながら、素早い改修を繰り返すことで、１ヶ月でアプリケーションを完成させることができました。
【横浜市（総務局 地域防災課）からのフィードバック】
・入力ミスがあると提出ができない仕組みになっていたため提出された計画のチェック時間を
短縮することができた
・過去に一度も避難確保計画を提出した事のない施設が対象という厳しい条件下で、95施設が計画を作成したことは、システム化の利便性を改めて感じた
・入力画面のレイアウトや文章などの変更や修正が、区の依頼で改善したいときにすぐに改善することができた
・システムで全て管理できるので、 これまでのように紙ファイルやエクセルファイルに入力する作業がなくなった
【今後の展開について】
今回実験によって効果が実証されたシステムを参考に、横浜市の予算規模に合わせたシステム仕様を作成し、今後本格稼働に向けて提案をしてまいります。また、今回の取り組みにより、避難計画作成にハードルがあった施設も計画を容易に作成し提出することが可能になりました。ネオジャパンは、ITの力で人命に関わる防災の分野の一つの課題を解決できたことを嬉しく思っております。今後は防災に対する貢献を進めるため、同機能を横浜市のみならず他の自治体にも展開していきます。
【AppSuiteについて】
紙やFAX、メール、表計算ソフトなどで行われている非効率な業務処理・管理を、マウス作で誰でも簡単にウェブシステム化できる業務アプリ作成ツールです。豊富なテンプレートをもとに、自社の業務に合わせてカスタマイズして利用もできます。「AppSuite」で作ったアプリはグループウェア「desknet's NEO」の一機能として動作。システム設計から構築・運用まで、現場主導での業務改善を実現します。
製品サイトURL：https://www.desknets.com/neo/appsuite/
【desknet's NEOについて】
組織の情報共有とコミュニケーションの改善、業務効率化に役立つ27のアプリケーションを標準搭載したグループウェアです。働き方改革・テレワーク・DX推進などを目的に、中小・大企業から自治体・官公庁まで、あらゆる業種・規模の組織や団体が活用しています。1999年の市場参入から、2023年1月時点で484万ユーザー以上の導入実績※を誇り、「機能性の高さ」と「使いやすさ」が評価されています。
※クラウド版契約ユーザー数とパッケージ版販売累計ユーザー数の合計
製品サイトURL：https://www.desknets.com/
【横浜市について】
自治体 ：神奈川県横浜市
人口 ：3,765,271人（令和5年3月1日現在）
市役所所在地：横浜市中区本町6丁目50番地の10
市長 ：山中 竹春（やまなか たけはる）
URL ：https://www.city.yokohama.lg.jp/
【ネオジャパンについて】
ネオジャパンは創業から約30年にわたってグループウェアなどビジネスに役立つICTツールの開発を追求してきました。日本の商習慣に合わせた27の機能とわかりやすさにこだわったグループウェア「desknet's NEO」、紙・メール・Excel主体の非効率な業務を4ステップで社内システム化するノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」、現場の情報共有と共同作業のスピードをあげる、チャットベースのビジネスコミュニケーションツール「ChatLuck」があります。
企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)推進をお手伝いすることで業績向上、競争力強化を実現し、日本政府が提唱する超スマート社会に向かうための変革の一助になりたいと考えています。
【会社概要】
会社名 ： 株式会社ネオジャパン（コード：3921、東証プライム市場）
代表者 ： 代表取締役社長 齋藤 晶議
所在地 ： 神奈川県横浜市西区みなとみらい2-2-1 横浜ランドマークタワー10F
営業所 ： 大阪、名古屋、福岡
設立 ： 1992年2月
URL ： https://www.neo.co.jp/
■製品に関するお問い合わせ先
株式会社ネオジャパン
担当 ： プロダクト事業本部 営業部
TEL ： 045-640-5910（横浜） 06-4560-5900（大阪）
052-856-3310（名古屋） 092-419-7277（福岡）
Fax ： 045-640-5919
E-mail： neo@desknets.com
