iPadをもっと使いこなす！”驚”活用テク 第14回

iPadでオフィス系アプリの定番「Microsoft Office」を使う②

【活用提案】スキャン機能や音声入力、文字起こしなどiPadならではの便利機能を生かして仕事に活用すべし！

スキャンして文書や表を作成

　紙の書類やホワイトボードなどに書かれた内容を書き写すのは、非常に面倒な作業だが、iPadならスキャン機能を使って便利にこなすことができる。この機能は、「Word」や「Excel」で利用可能だ。

●スキャンして文書を作成

　「Word」でよく文書作成をするのであれば、テキストをスキャンして文書を新規作成できる「テキストのスキャン」を覚えておこう。手元にある文字書類をiPadのカメラを使ってスキャンすれば、その場ですぐにテキストへ変換して新規書類を作れるのだ。

　とはいえ、場面によってはスキャンをしている時間や余裕がないかもしれない。そんなときは、とりあえずカメラで撮影だけしておこう。「テキストのスキャン」は撮影済みの画像にも対応しているので、会社や自宅に戻ってからスキャン操作をすればいい。ここでは、撮影済みの画像に含まれるテキストからWord文書を新規作成する手順について紹介しよう。

「Office」アプリで、「作成」→「Word」→「テキストのスキャン」をタップする。

カメラが起動し、撮影できる状態になる。撮影済みの画像からテキストを取り込む場合は、「写真」のアイコンをタップ。一覧からスキャンする画像を選択し、「＞」をタップする。

スキャンする範囲をトリミングし、「次へ」をタップ。トリミングした画像の編集画面が表示されるので、「保存」をタップする。

「OneDrive」にファイルが新規作成され、スキャンしたテキストを挿入した書類が表示される。

　ただし、この「テキストのスキャン」で作成できるのは”新規文書”だけだ。つまり、編集中の文書にスキャンしたテキストを挿入することはできない。もし編集中の文書に挿入したい場合は、iPadのテキスト認識機能を使ってコピーして、貼り付けるのが最も現実的といえる。

現在編集中の文書にスキャンしたテキストを挿入するには、「写真」アプリでその画像を開く。テキスト部分が選択できるのでコピーし、それを「Word」に貼り付ける。

●印刷された表を編集中の書類に挿入する

　「Excel」の場合、請求書などに書かれた数値を見ながら手入力するシーンは多い。これは面倒だし、何より打ち間違いが心配になる。しかし、「Office」のスキャン機能を使えば、表をテーブルに変換して貼り付けられる。

　こちらの場合は、現在作成中のExcel文書にスキャンしたデータを挿入できるので非常に実用的。ここでは、納品書をカメラで撮影して、編集中のExcel文書に挿入する方法を紹介しよう。

「Office」アプリで、「作成」→「Excel」→「テーブルのスキャン」をタップする。

カメラが起動するので表を撮影する。なお、この際にiPadを横向きで撮影すると、表の縦横がおかしくなるので、必ずiPadを縦向きにして撮影しよう。

トリミング画面になるので、スキャンする範囲をトリミングし、「確認」をタップする。

表がスキャンされ、結果のテーブルが表示される。誤りがある場合はテーブルをタップして修正しよう。テーブルをコピーするには、「コピー」→「そのままコピーする」をタップする。

編集中のExcel文書に戻ったら、任意のセルを長押しして「ペースト」をタップ。これでテーブルが挿入された。