iPadをもっと使いこなす！”驚”活用テク 第13回

iPadでオフィス系アプリの定番「Microsoft Office」を使う①

【活用提案】「MS Office」のウェブ版とアプリ版の違いは？ サブスクは必要？ 自分に合った方法を見つけよう

　オフィス系アプリといったら真っ先に思い浮かべるのが「Microsoft Office」（以下、「MS Office」）だろう。パソコン向けのアプリとして圧倒的なシェアを誇り、ビジネスシーンではまさに定番。「Excel」や「Word」がなければ仕事にならないといった人も少なくないはずだ。

　「MS Office」をiPadで使うにはいくつかの方法がある。しかし、その方法によって使える機能も異なるので、何がどのように使えるのかは知っておきたいところ。また、「MS Office」の機能をiPadでフル活用したいなら、「Microsoft 365」のサブスクリプション契約は必須だが、「Microsoft 365」には多様なライセンスが用意されていて、どれを選んだらいいかがわかりにくい。

　今回は、iPadで「MS Office」を使う方法や、「Microsoft 365」に用意されているライセンスの種類、お得に契約する方法について紹介していこう。

iPadで「Microsoft Office」を使う2つの方法

　もともと「MS Office」はパソコン向けに提供されてきたデスクトップアプリケーションだが、近年は、ウェブ版やモバイルアプリ版なども提供されるようになり、利用できるシーンが広がった。iPadでも、ウェブ版とモバイルアプリ版が利用できるが、まずは、それぞれの特徴を確認しておこう。

●「ウェブ版Microsoft Office」

　1つ目が、ウェブブラウザーで利用できる「MS Office」だ。以前は「Office Online」や「Office on the web」などと呼ばれていたが、現在は特に決まった名称がないようなので、ここでは「ウェブ版MS Office」と呼ぶことにする。

　「ウェブ版MS Office」では、「Word」「Excel」「PowerPoint」などの各アプリが利用可能。データの保存場所は、同社が提供するオンラインストレージの「OneDrive」となるため、Microsoftアカウントでのサインインが必須だ。イメージとしては、パソコンでGoogleのオフィス系アプリ（ドキュメントやスプレッドシートなど）を使う感覚だと考えればわかりやすいかもしれない。そのため、パソコンやiPadの内蔵ストレージ、他社のオンラインストレージに保存されているデータは使うことができない。

　ウェブ版では、デスクトップ版のすべての機能が使えるわけではないため、マクロなどは動作しない可能性があるので注意したい。ユーザーインターフェースはデスクトップ版とほぼ同様で、使い勝手は大きく変わらない。そのため、パソコンで「MS Office」を使い慣れている人なら迷わず利用できるだろう。

「ウェブ版MS Office」を使うには、自身の「OneDrive」にアクセスし、開きたいデータをクリックする。

ブラウザー上で文書が開き、編集が可能になる。使い方はデスクトップ版とほぼ同様。内容を変更すると、そのつど保存される。

●「モバイルアプリ版Microsoft Office」

　2つ目が、モバイルアプリ版の「MS Office」を使う方法だ。これは「App Store」から「Office（Microsoft 365）」アプリ（2022年12月時点の名称）をインストールすれば利用できる。

　ウェブ版と同様、デスクトップ版のすべての機能が利用できるわけではないが、たいていの編集作業には対応している。特殊な作業を行うのでなければ問題ないだろう。また、iPadならApple Pencilなどを使った手書き入力も利用できるので、ある意味デスクトップ版よりも優れていると言えそうだ。

モバイルアプリ版はApple Pencilなどを使った編集も可能。これはiPadならではの機能だ。

　モバイルアプリ版でややこしいのが、iPadの画面サイズによって利用できる機能が違う点だ。10.1インチ以下のiPadでは、データの閲覧や新規作成、簡易編集を行えるが、10.1インチよりも大きなiPadではデータの閲覧しかできない。つまり、機種によって扱いが異なるのである。

　現行機種で見ると、iPad miniならデータの閲覧、新規作成、簡易編集を無料で使える。それ以外のiPadの場合、無料だとデータの閲覧にしか使えない。そのため、モバイルアプリでデータの新規作成や編集をするには「Microsoft 365」のサブスクリプション契約が必要となる。

iPad miniにインストールしたモバイルアプリ版で「PowerPoint」の書類を開いた画面。こちらの場合は編集が可能だ。

iPad Proで同じ書類を開くと、「編集と保存を行うには、サブスクリプションでサインインしてください。」と表示されて、編集などの操作は行えない。

　なお、モバイルアプリ版は、Microsoftアカウントがなくても利用可能。この場合は、iPadの内蔵ストレージや、任意のオンラインストレージにあるデータを利用できる。これは、iPadの機種に関係なく、共通の仕様だ。なお、無料で取得できるMicrosoftアカウントでサインインすれば、そのアカウントの「OneDrive」にあるデータも利用できる。

画面は、Microsoftアカウントでサインインしていない場合のモバイルアプリの画面。iPadの内蔵ストレージ、または接続したオンラインストレージのデータを扱える。