業務改善を実現するRPA　導入のメリットと注意すべきポイント

本記事はユーザックシステムが提供する「業務改善とIT活用のトビラ」に掲載された「業務改善を実現するRPA導入とは」を再編集したものです。

　データ入力や転記のような定型作業をソフトウェアで自動化し、業務効率を向上させるRPAを導入する企業が増えています。RPA導入にはコスト削減や業務精度の向上、人手不足の解消といった多くのメリットがある一方で、注意すべきポイントを押さえられず、思うような効果が出ない企業も少なくありません。

　本記事では、これからRPAの導入を検討している、または、どのように業務効率化を計ったらよいか悩んでいる方に向けて、特に重要となる「目標と効果の明確化」「業務プロセスの改善」「体制の整備」に注目し、RPA導入で業務の改善や自動化で高い効果を上げる方法を紹介します。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは

　RPAはRobotic Process Automationの略です。さまざまなシステムのPC画面上の操作を、人間に代わって実行するソフトウェアロボットです。オフィス内の業務を自動化することから、ホワイトカラー向けのロボット「仮想知的労働者（デジタルレイバー）」と言われています。働き方改革やコロナ禍の業務効率化において注目を浴び、決まった業務をミスもせず24時間365日こなすRPAは、人手不足が深刻になってきている昨今、大企業だけでなく中堅中小企業でも導入が進んでいます。

【図1：RPA導入目的】　　RPAの導入目的として「業務を楽にする」「人件費の削減」「ミスの削減」などが上位に挙げられている。

【図2：RPA利活用トレンド】　　DX推進が叫ばれる中、経営層がIT部門やユーザー部門に社内のDXを働きかけた結果、業務改善や業務効率向上の意識が高まる。業務そのものやプロセスの見直し（業務の棚卸し）によりRPAの導入検討が進み、社内でのRPAをきっかけにしたコミュニケーション活性化・ITリテラシー向上が起こる。

RPAができることとは？

　PCにおける定型業務は、RPAで自動化することが可能です。人がやる作業をRPAはミスなく、迅速に実行します。

・入力
・転記（コピーアンドペースト）
・データの照合
・ダウンロード、アップロード
・モニタリング
・データの集約や加工
・送信など

　これらの動作は、PCで行う一連の業務の中に含まれているのではないでしょうか。例えば、「あるサイトにログインしてデータをダウンロードし、所定のフォルダに格納後、ファイルを開き別のシステムに転記していく」というものはRPAで自動化できます。

　また、RPAに任せてよい業務、向いている業務は、①手順が複雑でミスをしがちな業務（こうした業務は作業工数も多いです！）や、②業務サイクル頻度が高い（毎日、何回も）もの、③決まった時間内に必ず処理しなければならないもの、があげられます。

　ミスが許されず、時間内に実行しなければならない受発注業務、基幹システムへのデータ連携業務などはRPA導入の成功事例でよく見られます。