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仕事に差がつく!阿久津良和「Office 365のスゴ技」 ― 第71回

多用する機能を登録して時短

ノー残業デーにこそ使いたい「クイックアクセスツールバー」

2019年06月12日 15時00分更新

文● 阿久津良和 編集 ● 羽野/TECH.ASCII.jp

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本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ&Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

 Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はクイックアクセスツールバーに注目する。

業務で多用する機能を登録して時短する

 今からさかのぼること12年前。2007年1月に登場したMicrosoft Office 2007は従来のツールバーの代替としてリボンを搭載した。当時は多くの反発を招いたものの、現在そのような声を聞くことはない。各機能をグラフィカルに示したボタンが並ぶリボンだが、今回注目するのはクイックアクセスツールバーである。下図に示したとおり、使用頻度の高い機能を追加することで、リボンを最小化した状態でもワンアクションで特定機能を呼び出せる。

1.矢印アイコンをクリックすると、メニューに並ぶ機能を追加できる2.追加した機能が不要になった場合は、右クリック→「クイックアクセスツールバーから削除」で取りのぞける

 メニューに並んでいない機能を追加することも可能だ。具体的には、リボンに並んだボタンから操作する方法と、オプションダイアログから取捨選択する方法の2種類。個人的には前者が直感的で操作しやすいが、クイックアクセスツールバーの項目が増えた場合は後者から整理すると便利だ。なお、オプションダイアログはクイックアクセスツールバーのメニューに並ぶ「その他のコマンド」を選択しても呼び出せる。

3.追加するボタンを右クリック→「クイックアクセスツールバーに追加」を選択する4.オプションダイアログの「クイックアクセスツールバー」を開き、追加する機能を選択してから「追加」ボタンをクリックする。削除時は「削除」ボタンを使えばよい。また、右側の矢印ボタンで順番を入れ替えることも可能だ

 下図に示したのは「Alt」キーを押した状態だが、クイックアクセスツールバーが便利なのは、左から順番にショートカットキーが割り当てられる点だ。下図の場合は「Alt」+「1」キーは「自動保存」、「Alt」+「2」キーは「上書き保存」を実行できるため、日常業務で多用する機能をクイックアクセスツールバーに登録しておけば、ショートカットキー1つで実行できるため、作業効率が大幅に向上する。

5.「Alt」キーを押すと割り当て済みショートカットキーが現れる

 残念ながらクイックアクセスツールバーの設定はPC固有のため、複数のPCを利用している場合は再設定しなければならない。そこで活用したいのが、インポート/エクスポート機能だ。カスタマイズ内容がXML形式で出力されたファイルを、OneDrive for Businessに置いておけば、各PCのUIを統一できる。

6.追オプションダイアログの「インポート/エクスポート」→「すべてのユーザー設定をエクスポート」と順にクリックする7.別PCで「ユーザー設定ファイルをインポート」を選択し、「Excel Customizations.exportedUI」ファイルを読み込めばインポート完了だ

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