ReadyNASでオフィスを、仕事を進化させる！ 第1回

なぜあなたのオフィスにはNASが必要なのか？ 最低限必要な機能はどれか？

オフィス向けNASを選ぶときに確認すべき「5つのポイント」

仕事で使う大切なファイルの保管、ちゃんとしてますか？　

――さて質問です。あなたの業務パソコンにはどんなファイルが入っていますか？

　えーと、営業で使うPowerPointファイル、お客さんのリストをまとめたExcelファイル、Wordで書いた契約書類のひな形、それとトラブルが起きた現場で撮影した写真もあるな。パソコンの中には大切なファイルが大量に入ってるね。

――ではそのファイルが今、ここでなくなったら困りますか？ パソコンが壊れたり、操作ミスしたりしてデータが使えなくなっても、いつもどおり仕事が続けられますか？

　え、そりゃ困るよ！ 仕事が回らなくなる！！

――もう1つ質問です。あなたの隣の席の同僚が、どんなファイルを持っているか知っていますか？ その人が急病でしばらく出社できなくなっても、仕事に支障はありませんか？

　うーん、それも困るだろうね。同僚の代わりにお客さんと案件を進めるにしても、パソコンのどこに提案書のファイルを保存しているのかは知らないし、そもそもパスワードもわからないから……。

　想像したら、ちょっと怖くなってきたぞ。大事なファイルは外付けハードディスクにでもコピーしておこうかな。たいした量じゃないから、USBメモリでもだいじょうぶかも。もし自分が休んでも、そこにファイルがあれば同僚に見てもらえるし。

――ファイルを書き換えるたびにコピーし直すんですか？ それに、その外付けハードディスクが壊れたらどうしますか？ USBメモリだったら、誰かが持ち出して情報漏洩するかもしれませんよ？

　もう！ わからないよ！ どうしろって言うの！？

オフィス内のファイルには「保護」と「共有」が必要

　皆さんも日々の仕事のなかで、さまざまなファイルを扱っているだろう。そして、もしもそのファイルが急に使えなくなったら、仕事が進められなくなったり、徹夜で作り直したりするはめになるはずだ。

　フリーライターである筆者のパソコンにも、たくさんのファイルが保存されている。記事の原稿、取材写真や画面ショット、取材先から借りたPDF資料、参考にするWebサイトのブックマークもファイルだ。ざっと1万個以上、30GBほどのファイルを常に持っている。これに取材で撮影した動画ファイルを含めれば、1年間で軽く1TBを超える。

　たった一人でも業務に関わるファイルをこれだけ抱えているのだから、数人、数十人のオフィスならば、社員のパソコンには大量の業務ファイルが散在している計算になるはずだ。そのファイルが、パソコンの故障や操作ミスで消えてしまったり、社員の急病などで取り出せなくなったりしたときのことを想像してほしい。業務に支障が出ることは間違いないのではないだろうか。

　現代のビジネスは、さまざまなファイルで成り立っている。そうしたファイルを失うことなく、毎日のビジネスを円滑に進めるためには、「ファイル保護」や「ファイル共有」の仕組みが必要だ。

外付けハードディスクやUSBメモリで十分なのか？

　ファイル保護の手段としてまず思いつくのが、外付けハードディスクやUSBメモリに重要なファイルをコピー（バックアップ）しておくことだ。

　しかし、すべてのスタッフにUSBメモリを配布しても、容量が足りないケースが出てくるかもしれない。部門ごとに大容量の外付けハードディスクを用意し、共有するという手段もあるが、いちいち面倒なことこの上ない。そのうち使わなくなってしまうのは明らかだろう。

　また、外付けハードディスクやUSBメモリでデータを保護できたとしても、データの共有は難しい。同じドキュメントを大人数に配布したいときには面倒だし、たとえば顧客リストのExcelファイルのような、頻繁に書き換わるファイルをこうしたデバイスへのコピーで管理していると、どれが最新バージョンなのかわからなくなるだろう。スムーズに業務を遂行したいのであれば、常日頃から各自が管理しているデータを共有できるようにしておくべきだ。

　したがって、ビジネスにおけるファイル管理は、データ保護とデータ共有を「セットで」考える必要がある。

オフィスにファイルサーバーを管理できる人はいるか？

　そこで、次に思いつくのが「ファイルサーバー」である。オフィス内のパソコンからネットワーク越しに接続し、複数のユーザーが共同でファイルを保管したり読み出して利用したりできるサーバーだ。

　一般的なパソコンでも、設定を変更すればファイルサーバーのように利用することもできるが、オフィスで共有するには安定性にも安全性にも欠ける。サーバー用のマシンを選択するほうがいい。

　ただし、問題は運用管理だ。一般のサーバーマシンは、あくまで汎用のものであり、これをファイルサーバーとして適切に設定／管理／運用するためには、サーバーOSやその他のソフトウェアの知識と経験が求められる。専任のIT担当者がいる会社ならいざ知らず、小規模なオフィスでその余裕はあるだろうか。

　そこで、多くの企業におすすめしたいのが「NAS（Network Attached Storage）」である。ファイル保護とファイル共有の機能を備えた“ファイルサーバー専用デバイス”と考えてよい。不慣れでも、ネットワークケーブルと電源を接続して簡単な設定を行うだけで、運用を開始できるのが特長だ。WebブラウザのGUIから管理でき、特殊な技能は必要ない。

　ただしNASには、家庭向けの簡易な製品から大規模オフィス向けの高性能／高機能な製品まで実に幅広い選択肢があり、それぞれ備える機能も大きく異なる。価格に釣られて購入してしまい、後悔するのは避けたいはずだ。オフィスで大人数が利用し、数多くの重要なデータを保管するNASは、ビジネスを支える大切な存在として厳しい目で選択すべきだ。以下では、オフィスにおけるファイル管理を前提として、いくつかの選定ポイントを紹介しよう。