IT活用でワークスタイルを変革する!! 第1回

時短の決め手はIT活用にあった！　業務の無駄をなくす2017年流の仕事術

NECのソリューションでできる、ワークスタイル改革

　ハシモトは都内の企業で働く、中堅ビジネスマンだ。30歳を間近にして、入社からそれなりの時間が経ち、いまは数人のグループのリーダーとして、忙しい毎日を送っている。上司から要求されているのは残業の抑制だが、現場のリーダーとしては生産性を下げるわけにはいかない。管理職になるのはもう少し先の話かもしれないが、いまは目先にある案件を着実につぶしながら、仲間と一緒に成果も追求していかなければならない。

　短い時間で成果を上げること。そのために重要となるのはやはりPCを中心としたITソリューションの活用だ。自ら実践しつつ、その経験を部内にも広める。それが最近のハシモトの関心事である。

8:00　出勤
　仕事に欠かせないPCはタブレットPCのVersaPro タイプVS。PCの立ち上げ時のログオンは顔認証で行われる。NECの顔認証技術を採用した“NeoFace Monitor スタートアップ版”を使い、PCのカメラに顔を向けることでログオンができる（※）。席につきパソコンの画面に向かうことで、自然に作業に入っていくことができるため、よけいな時間が取られない。さらに顔をキーにすることで、意識せずにセキュリティも確保できる。

※アプリのインストール、設定が必要。別売の”NeoFace Monitor”では、離席時ロックなどの機能がご利用になれます。

NeoFace Monitor スタートアップ版がインストールされていれば顔認証によりログオンが可能。

　VersaPro タイプVSはWindows 10を選択可能で、強化されたデスクトップや新しいブラウザなどはもちろん、これまで使い慣れているMicrosoft Officeを使えるので、いままでと同じ環境で使用できるというのが魅力だ。

　ドック機能付きのキーボードを装着できる2in1モデルであるのも利点。Windows 10の機能をデスク上で使うなら、やはり打鍵感のいいキーボードは必須だ。VersaPro タイプVSは液晶ヒンジの角度もスムーズに変えられ、着脱式でもノートパソコンのように使用できる。また有線LANやUSB、HDMI出力などの端子も付いているので、拡張性が制限されがちなタブレットの弱点を補完してくれる。

9:00　会議資料作成
　残業を抑制するためにもっとも重要なことは無駄な時間を省くこと。要は時短だが、それには「打ち合わせ」や「会議」をいかに効率的に回すかが鍵になる。必要なポイントを押さえながら、話すべき議題が明確で、伝わりやすい会議資料を作成するのは、ハシモトのこだわりだ。ここに手を抜かなければ、参加者の貴重な時間を奪わずに済む。

　ただし資料作成に時間をかけすぎてもいけない。そのために生産性も妥協してはいけない。そのためにハシモトが導入したのがセカンドディスプレイだ。4辺狭額縁ITディスプレイ MultiSync® EXシリーズを使うことで、一覧できる情報量が増え、格段に作業効率が上がった。

　複数の作業を並行してできる点でもセカンドディスプレイは魅力的だ。例えば資料作成中に送られてくるメールはVersaPro タイプVSで処理し、会議資料の作成はより大きなITディスプレイ上で行う。そうすれば、画面上で他の要素にジャマされることなく資料を作成できる。

　狭額縁ITディスプレイ MultiSync® EXは、画面を90°回転させられるので、縦向きの会議資料を作る場合でも見たままに近い形で表示や編集ができる。ウェブサイトやドキュメント類の表示にも適しており、資料を参照しながらのドキュメント作成にも便利だ。

　ハシモトが働くオフィスでは、作成した会議資料の印刷時には個人認証が必要となる。プリンターは共有スペースに置かれているため、トレイに印刷したまま原稿を忘れてしまったり、情報の紛失が発生したりするのを防ぐためだ。最近は従来のICカードではなく、PCのログオンと同様に顔認証を使った方式に変わった。

　顔認証印刷であれば、プリンタのすぐそばのカメラで認証後に印刷されるので取り忘れを防げるほか、たとえば会議に向う際に両手がふさがっているという場合でも、顔をかざすことで印刷できるという利便性がある。ICカードの不正利用や貸し借りによる情報漏えいのリスクに配慮した形だ。誰が何を印刷したかを記録するログ管理機能もあり、いざというときに追跡することができるのも特長だという。