ドキュメントの集約は願い、実現にはハードル
ここで編集部でどんなデータがやり取りされているか列挙する。頻度が高めものものを中心に書くと以下のような感じ：
- 企画書・ラフレイアウト
- 議事録、アクセス解析レポートなど報告書
- CMSマニュアル、表記統一ルールなどドキュメント
- 原稿＋画像など記事作成用データ
- 各種申請書のフォーマット
- 新製品リリースや資料
- 経費精算、原稿料台帳
改めて箇条書きにしてみると、予想外に種類が多くて驚いた。形式はバラバラ。テキスト文書、PDF、Office文書が多いが、原稿で使用する素材としてはJPEGやPNGなどの画像ファイル、音声や動画なども含まれてくる。
さらに問題を複雑にするのが配布方法。メールが基本と書いたが、それはあくまでも基本で例外も多い。
共有フォルダやFTP、宅ふぁいる便のようなファイル送信サービス、社内ポータル、部内wikiやメッセンジャー、場合によっては紙やUSBメモリーで手渡しといった感じで、まったく集約も統一もされていない。
ドキュメントの集約は長年の悲願だが、「これじゃあ、書類なくすのも当たり前か」と開き直ってしまう。
編集者は外部とのやり取りも多く、ここもポイント。社内のみに公開されたサービス（ファイルサーバーなど）ではやり取りができない。勢いインターネットを介したものが中心となるが、データ以外のやり取りもするメールでは、あとから探す非効率がさらに増す。
社外からも使え、便利なサービスはないものか？
最近よく使われる「ファイル転送サービス」では、大容量のファイルが扱えるが、フリーのものでは送信に時間がかかり、保存期間も数日。さらに送ったらそれで終わりの一方通行だ。FTPやオンラインストレージでは分類やコメントのやり取りが弱く不便。
Googleドキュメントのようなクラウド系サービスも試したが、オンライン上での編集はまだストレスがかかる部分があるし、印刷やドキュメントの再配布といった部分が弱い。部内の決まったグループで情報共有する分にはいいが、企画によって関わるスタッフ（ライターや編プロ）が代わる編集部のような環境では不満も出てくる……。
不特定多数のユーザーが参加した場合でも便利で、社外・社内問わず、できればどんなマシンからもアクセスできる（IT系編集部ということもあり、マシンは複数台持ち、外出先での作業も頻繁）そんなデータ共有手段はないものか？
「かゆい所に手の届くサービスはなかなかない」というのが本音だった。
