［特別企画］ビジネス情報を活かすためアーカイブツール「Symantec Enterprise Vault」の実力 第1回

アーカイブはなぜ必要か？

議事録やマニュアル、契約書、財務諸表など今ではありとあらゆるビジネス情報がデジタル化されている。しかし、単にデジタル化されているだけでは、管理者や経営者の目のおよばない範囲で、コピーされ、漏えいされ、あちこちに送受信されるだけだ。こうした野放図なビジネス情報をしっかり管理し、さらに再利用するために必要なツールとして注目されているのが、シマンテックの「Symantec Enterprise Vault（以下Enterprise Vault）」である。

非構造化データ管理の課題とアーカイブの必要性

　ビジネスで扱う情報がデジタル化されるようになって久しい。紙の資料を保存するキャビネットが減り、あらゆるビジネス情報がコンピュータの中に収められるようになっている。

　こうしたビジネス情報は構造化データと非構造化データの大きく2つに分けられる。こう書くと難しそうに聞こえるが、要はデータベースに保存されている情報と、それ以外の情報と考えればよいだろう。多くの企業では財務・会計情報などは検索可能な構造化データとして、データベースで管理される。データベースに格納された構造化データに関しては、検索可能にするためのインデックスが用意され、さまざまな業務アプリケーションで活用されている。

構造化データと非構造化データ

　一方で、我々が日々利用するメールや文書などのファイル、画像や音声などのマルチメディアデータなどが非構造化データである。議事録やプレゼンテーション、マニュアルのほか、機密性の高い財務諸表や契約書、特許情報など数多くの種類のビジネス情報が、PC内のファイルとして存在している。さらにこうしたファイルが電子メールの添付ファイルとして、インターネットを介して、一瞬のうちに必要なユーザーに送り届けることができる。こうした非構造化データは、構造化データに比べてデータの増加が著しい。その一方、管理の手法が確立しておらず、さまざまな課題を抱えている。代表的なアプリケーションであるメールの管理を例に見てみよう。

　メールというと、スパムメールやウイルスなどのセキュリティ面での問題を検討事項として挙げるユーザーが多いが、管理や使い勝手、コンプライアンス（法令遵守）といった面でも多くの課題を抱えている。まずはメール自体が分類されておらず、検索可能にするインデックス化も行なわれていない。自由自在に検索ができなければ、大量のメールも意味のない文字列の集まりであり、活用するのは難しい。また、J-SOX法のようなコンプライアンスや訴訟対策という観点では、メールを改ざん不可能な状態で長期保存する必要もある。もちろん、重要なビジネス情報を含むメール自体が情報漏えいを引き起こしてしまう可能性も考えなければならない。さらに、昨今はブロードバンド化の恩恵で、添付ファイルなどメールのサイズ自体が大きくなっており、メールボックス自体が肥大化する傾向にある。そのため、適切なメールボックス管理を行なわないと、操作のパフォーマンスを損なうことになるだろう。

　こうした課題を解決するためのツールとして注目されているのが、シマンテックの「Enterprise Vault」である。

 

バックアップとアーカイブの違いは？