個人的なビジネスツールとしても活用可能
このように他のプロジェクトメンバーとの連絡や調整に使うコラボレーション機能の使い勝手に大満足のB氏は、個人的なビジネスツールとしても利用してみることに。そこで大活躍したのが以下の3ツールである。
- 「名刺管理」機能
- 「ToDo」機能
- 「ストレージ」機能
取引先の氏名や住所、連絡先などを登録しておけば、携帯電話や社外のパソコンからもアクセス可能。ビジネスツールとしての有用性は高い
名刺管理機能は取引先の氏名や住所、連絡先などのデータを登録するもの。登録した個人情報の閲覧は、利用者間で共有したり、個人用として他のメンバーの閲覧を制限することもできる。登録した情報は氏名や会社名での検索が可能になっており、携帯電話からの利用も可能。名刺管理は営業マンにとって基本スキルとして重要なものだが、手法は人それぞれ。名刺スキャナで取り込んでパソコン上で管理するソフトも出回っているが、OCNグループウェアの機能であれば、登録した情報をインターネットにつながった他のパソコンや携帯電話からも引き出せるのは大きなメリット。多数の名刺の情報もCSV形式ファイルから一括登録できるため、OCNグループウェアを使い始めた直後からB氏には手放せないビジネスツールになった。
現在こなすべき仕事が一覧となって表示されるToDo機能。各仕事の締切日と進捗状況が一覧として可視化されているため、取り掛かるべき仕事を効率よく見つけ出せる
ネット上から自由に活用できるという意味ではToDo機能もB氏は便利に使いこなす。機能としては、案件のタイトルと開始日、締切日、優先度を登録し、進捗にあわせて10段階の達成率を記録していくだけのもの。B氏にとって、本業である営業活動でやるべきことのリストとプロジェクト活動で課せられた作業のリストをまとめて管理できるため、非常に重宝するものだった。
最大500MBまでのファイルを保管しておけるストレージ機能（オプション）。メンバー･非メンバー間での共有や社外からのアクセスも可能。
ストレージ機能はOCNグループウェアのオプション機能だが、OCNのサーバ上にある「マイスペース」に500MBまでのファイルを保存・共有できる。保存したファイルは、外出先などでブラウザからダウンロードして利用するだけでなく、他のグループウェアメンバーと共有したり、ユーザー以外にもファイルのURLを送ることも可能になっている。メンバー内で検討されている新製品に関する文書を共有したり、取引先へ容量の大きなファイルを送るなど、活用できるシーンが多かった。
このようにOCNグループウェアには、メンバー間の情報共有を図るだけではなく、個々のメンバーが仕事をしていく上でも便利なビジネスツールが多数備わっている。B氏は、OCNグループウェアを管理するA氏の了承の元、名刺管理やToDoをプロジェクト以外の本業で利用するものも登録し、作業の効率化に役立てていた。
プロジェクトと本業を両立させるOCNグループウェア
このようにB氏は、自らの本業とプロジェクトの業務にそれぞれOCNグループウェアを活用していた。社内外のさまざまな職種や違った仕事習慣を持つ人間が集まって、共同で進めるプロジェクトの場合、単に機能が充実しているだけでなく、アクセシビリティの高さが重要となる。メンバーの中に、社内外を動き回る人間がいるのであれば、屋外からのアクセスが確保されていることの重要性は非常に高い。
社外からもアクセスできるグループウェアの活用で、プロジェクトに大きく貢献したB氏
インターネットへアクセスできる環境のパソコンとブラウザがあれば、いつでもどこでも100％の機能が利用できるOCNグループウェアだからこそ、B氏のような忙しい営業マンでも利用できるものになる。また、携帯電話への対応機能があれば、さらにツールとしての有用性はあがる。
プロジェクト内で、もっとも忙しいメンバーでありながら、本プロジェクト成功のキーマンとして期待されていたB氏が、OCNグループウェアの活用によって、大きな活躍をすることが可能になった。このことがX社の新製品開発プロジェクトの成功への大きな要因となったのだ。
次回は、プロジェクトを束ねたリーダーC氏から、OCNグループウェア導入によってプロジェクトがいかにスムースに進捗したかをレポートする。
