統合型ワークフロー「ジュガール」、文書の作成から廃棄まで全体を一元管理する「文書管理機能」リリース

　VeBuIn株式会社は11月12日に、AIを搭載した統合型ワークフローシステム「ジュガール」において、新たに「文書管理機能」のリリースを発表した。AIによる文書ねつ造・改ざんリスクに対応し、文書の作成から廃棄までの信頼性を一元管理するという。

「ジュガール」は、これまでワークフロー機能によって、フォーム統一による「作成（コミュニケーションの定型化）」と、承認プロセスによる「処理（コミュニケーションの公式化）」を支援してきたという。今回の機能追加によって、決裁後の「保管（コミュニケーションの共有化）」「保存（コミュニケーションの証跡化）」「廃棄（安全な情報廃棄）」までをシームレスに統合。文書の作成から廃棄まで全体を一元管理し、企業の内部統制システムを強化するとしている。

統合型ワークフロー「ジュガール」のサービス全体像

「文書管理機能」では、必要な人だけがアクセスできる管理体制を整える。従来の「どの画面にアクセスできるか」を決めるシステム権限に加えて、フォームの編集や文書の閲覧をフォームごとに設定できる権限管理を導入。管理部門ごとに、異なるフォームの管理者として設定できるようになったという。

　一覧表示を業務に合わせて自由にカスタマイズ可能に。例えば「合計金額」「取引先名」など、確認したい列だけを表示させることで、文書を開かなくても必要な情報を一覧で把握できるという。

　フォームごとにあらかじめ保存期間を設定することで、決裁完了文書を「公式文書」として保護する。期間内は変更・削除をロックし、改ざんや隠ぺいを防止。監査対応の証跡として原本性を法的に担保するとしている。

　法定保存期間や社内規程に基づいた保存期間が満了した文書を自動でリストアップ。廃棄承認フローを経て、機密情報や個人情報を含む不要になった文書を安全かつ確実に廃棄し、その証跡も記録。ルールに沿ったプロセスで、文書を確実に廃棄するとのこと。