《議事録に関する意識調査》議事録作成に「AIによる録音＆文字起こしサービス」を利用する人はわずか7％
ソースネクスト株式会社
上司の過半数が、部下に“議事録よりも発言や参加すること”を求めている実態が明らかに
ソースネクスト株式会社（本社：東京都港区 代表取締役社長：小嶋 智彰）は、企業で働くマネジメント層（以下、上司）500名、議事録を作成する機会がある会社員500名（以下、部下）を対象に、「議事録に関する意識調査」を実施いたしました。先日9月5日（火）に議事録の作成をサポートするAIボイスレコーダー「AutoMemo （オートメモ） R」を発売したことと合わせ、その結果をお知らせします。
【オートメモとは】
「オートメモ」シリーズは、ソースネクストが提供する、録音した音声を文字起こしして編集・共有までできる文字起こしAIです。OpenAI社の音声認識エンジン「Whisper」を一部で採用するなど、最適なエンジンを実装することで高い文字起こし精度を実現しています。時間がかかる議事録の作成・取材の原稿作成といった文字起こしに関わる課題を解決します。2020年12月より販売を開始し、累計アカウント数は2023年7月末時点で90,000アカウントを突破しています。さらにオートメモ端末はブランド別累計販売台数・金額シェアNo.1（注1）を誇っています。
また、先日9月5日（火）に、シンプルなデザインで手頃な価格のAIボイスレコーダー「AutoMemo （オートメモ） R」を新たに発売しました。
https://automemo.com/
注1：2022年1月～12月 全国の有力家電量販店販売実績のボイスレコーダーカテゴリから自動で文字起こしができる機能を備えた製品を対象に自社集計
《調査結果》
1．ビジネスパーソンが考える会議やミーティングで求められている行動1位は「意見や発言をすること」。上司の半数以上は部下に対して“議事録よりも発言や参加すること”を求めている結果に。
企業のマネジメント層（以下、上司）に対して、会議中の部下の行動・態度で最も価値を感じることは何かと聞いたところ、「何かしら意見や発言をすること」と答えた人が50.6%と第1位に。次いで、「上司の話しを聞いて学ぶこと（35.6%）」、「メモや議事録をとること（10.8%）」、「進行役やタイムキーパー（2.8%）」という結果となりました。
また、議事録を作成する機会がある会社員（以下、部下）への、会議中において会社にとってどのような行動が最も必要だと感じますかという質問に対しては、第1位が、「何かしら意見や発言をすること（51.6%）」、次いで「議事録やメモをとること（25.8%）」、「進行役やタイムキーパー（12%）」、「上司の話しを聞く姿勢（9.4%）」という結果となりました。
さらに、上司に対して、議事録作成の仕事についてどのように考えていますかと聞くと、「必要だとは思うが、作成の時間がもったいない（39.8%）」に次いで、第2位に「必要だとは思うが、会議中は発言したり参加したほうが良い（36.4%）」がランクインするなど、上司、部下共に、会議においては意見や発言をすることに価値があると考えていることがわかりました。
2．上司の8割以上は議事録作成を部下に依頼していると回答。部下からは「作成の時間がもったいない」「発言も求められ両立が難しい」との不満も。さらに、部下の7割以上は「議事録作成のせいで発言しにくい」と感じている。
上司に、会議やミーティングの議事録は部下が作成していますかと聞いたところ、81.8％が部下に依頼していることが分かりました。また、部下に、議事録作成の業務に対する不満はありますかと聞いたところ、「作成の時間がもったいないと感じる（38.6%）」に次いで、第2位に、「会議中に発言も求められるため両立が難しい（38.2%）」がランクイン。さらに、部下に対して、会議中に議事録を書いていることで発言しにくいと感じることがありますかと聞くと、「とても感じる」が21.8%、「会議によっては感じる」が54.0%と、合計で75.8%もの人が議事録作成によって会議中の発言がしにくくなっていることが分かりました。
3．一方で、9割以上のビジネスパーソンが会議やミーティングにおいて議事録が必要と回答。必要な理由1位は「会議に参加していない人に内容を共有するため」。
上司と部下に、会議やミーティングの議事録は必要だと感じますかと聞いたところ、上司の92.6％、部下の90.2％が必要と回答しました。また、必要と回答した方に対して、その理由を聞いたところ、第1位は上司・部下ともに「会議に参加していない人に会議の内容を共有するため（上司：70.4％、部下：72.9％）という結果に。第2位も、上司・部下ともに、「“言った、言わない”の論争を避けるため（上司：63.7％、部下：72.7%）となりました。
4．1回の議事録作成にかかる時間は平均「50.4分」。さらに、上司の8割は修正または修正依頼などの手間が発生していると回答。部下に求める議事録1位は「要点＆文字起こし議事録」
部下に対して、議事録を作成する際平均どの程度時間がかかっていますかと聞いたところ、平均50.4分となり、1回の会議あたり1時間弱の作業時間が発生していることがわかりました。
また、上司に対して、部下が作成した議事録への対応について聞くと、第1位が「大枠を確認し、大事な点のみ修正を行う（もしくは修正指示をする）（50.4%）」、第2位が、「正確な情報か内容を確認し、修正を行う（もしくは修正指示をする）（29.6%）」という結果となり、8割の上司に修正依頼などの手間がかかっていることがうかがえます。
上司に、あなたが部下に求める議事録はどのようなものですかと聞いたところ、「要点と文字起こしも両方記載した『要点＆文字起こし議事録』（49.6%）」が第1位という結果となりました。議事録作成という業務においては、上司、部下共に一定の作業時間が会議とは別途発生しており、会社にとって見えにくいコストになっている可能性があります。
5．ビジネスパーソンの半数以上は「メモや議事録をとること」がAIに代替可能と回答。一方で、議事録作成者の9割以上は「AIによる録音＆文字起こしサービス」を利用していないという結果に。
上司に対して、会議やミーティングにおいて近い将来最もAIで代替可能だと思う役割について聞いたところ、第1位が「議事録やメモをとること（58.8%）」、第2位が「意見や発言をすること（28.8%）」、第3位は「進行役やタイムキーパー（8.2%）」という結果に。同じ質問を部下にしたところ、第1位は「メモや議事録をとること（79.2%）」、次いで「進行役やタイムキーパー（13%）」、「意見や発言をすること（4.6%）」という結果となりました。
また、部下への議事録作成にあたって何かツールを使っていますかという問いには、「使っていない（54.6%）」が最も多い結果に。次いで、「ボイスレコーダーなどの録音機器（29.8%）」、「音声文字起こしサービス（16.6％）」、さらに「AIによる録音＆文字起こしサービス」を、利用している人はわずか7％のみとなっており、ChatGPTなどAIを活用したサービスが世界的に大流行している一方で、まだ企業の現場には浸透していないことがうかがえます。
《総括》
上司と部下という立場の異なるビジネスパーソンを対象にした議事録に関する調査により、ビジネスシーンにおける会議のあり方が見えてきました。
今回の調査では、上司、部下共に、9割以上が会議において議事録は必要だと回答した一方で、会議中の姿勢・役割として最も求められているのは「意見・発言」であることがわかりました。また、議事録作成を依頼されている部下が議事録作成と意見・発言の両立を求められている状況に対して不満を抱えていることや、議事録の完成までに上司の修正対応の工数が発生していることなど、両者、ひいては会社にとって、“議事録の作成”という業務が一つのコストになっている現状が浮き彫りになりました。
また、上司、部下共に半数以上が、近い将来、議事録がAIに代替されていくと回答しているものの、現実としては、9割以上が「AIによる録音＆文字起こしサービス」に至っていないのが現状です。
ソースネクストでは、会議やミーティングなどのシーンにおいて、録音した音声を文字起こしして編集・共有までできる文字起こしAI「AutoMemo(オートメモ)」シリーズを展開しています。OpenAI社の音声認識エンジン「Whisper」を一部で採用するなど、最適なエンジンを実装することで高い文字起こし精度を実現しています。
弊社では、今後も、文字起こしAI「オートメモ」シリーズのさらなる開発に取り組み、本調査で浮き彫りになった従来の議事録作成における不満や、上司・部下の間で起こる煩雑な業務など、会議やビジネスシーンにおける様々な課題を解決してまいります。
《調査概要》
調査期間：2023年8月1日～2023年8月2日
調査テーマ：「議事録に関する意識調査」
調査対象者：30～59歳のマネジメント層500名
20～39歳の議事録を作成する機会がある会社員500名
調査方法：インターネット調査
※データを引用・使用される際は、「ソースネクスト株式会社」を出典元として明記くださいますよう、お願いいたします。