得意先からの着荷問合せを減らすには
本記事はユーザックシステムが提供する「DX GO 日本企業にデジトラを！」に掲載された「得意先からの着荷問合せを減らすには」を再編集したものです。
目次
1．得意先からの問合せを減らしたい
2．「問い合わせ番号」を自社で採番することのメリット
3．まとめ
出荷業務の「作業効率化」と「生産性向上」に関心のある方向けのコンテンツ
今回は「得意先からの着荷問合せを減らす」方法について解説したいと思います。
1. 得意先からの問合せを減らしたい
ECサイトでの取引が爆発的に増えている中、弊社へ下記のようなお問い合わせが増えています。
「得意先や、自社の営業から受ける出荷確認の問合せを減らしたい」
「得意先様へ出荷情報を早く送りたい」
日々、物流現場では受注した内容を検品・梱包・配送を行なっています（自社便、運送業者利用も含めて）。EDIをおこなっている企業の場合、出荷実績情報を発注元の企業に送信している場合があります。これは、発注元の企業が受入れ検品をするために、事前にデータを要求しているのです。流通BMSではこれが基本となっています。この事前出荷情報は、従来は紙でやり取りをしていたのですが、電子化することで正確な情報をいち早く届けることができます。そのため、単に一企業の効率化に留まらず、サプライチェーン全体の効率化を実現していると言えるでしょう。
では、冒頭のお問い合わせの真意はどういうことでしょうか。これは「どこの運送会社から荷物が届くのか、また問い合わせ番号は何番か？」という情報を求めているのです。
特に路線便で配送している場合、送り状に記載されている「問い合わせ番号」を、運送会社各社のウェブサイトに入力することで発送状況が分かる仕組みとなっています。発注元の企業は、この情報を取得することで配送状況を確認し、自社の検品体制の整備や、最終顧客からの着荷問い合わせに対して回答を行なうことができます。
現状、よくあるのは「複写式送り状の控えをFAXする」ことで「問い合わせ番号」を共有し、社内外からの問合せに対応するという運用です。しかし「紙」の場合は以下のような点が課題となります。
―送り状の控えをFAXする場合に課題となること―
・FAX料金の発生（通信費、用紙代）
・紙の紛失の可能性
・FAXを送る際、文字の乱れによって読みにくくなる
・回線トラブルなどが発生し、送ったつもりが送れていないことがある
・複数の路線便と契約している場合、各社送り状の控えを混在しないように管理をする必要がある
・業務終了後に1件ずつFAXするので時間がかかる（残業の発生）
やはり、紙であるが故に管理の煩雑さが伺えます。
また、FAXを受信する側も「紙」の補充や管理システムへ入力する手間、そして紛失などのリスクがあります。
2. 「問い合わせ番号」を自社で採番することのメリット
現在、ユーザックシステムでは、「複写式の送り状からラベルタイプへの変更」と、「出荷情報のメール送信」を推奨しています。実際、各運送会社様では脱複写式の動きが顕著となっています。
送り状をラベルタイプに切り替えると、これまでプレ印字されていた「問い合わせ番号」が「自社採番」になります。企業が契約している運送会社の営業所より「問い合わせ番号」の枠がもらえます。こちらを元に日々採番をしていく仕組みとなります。
このように、問い合わせ番号がデジタル管理できるようになるので、発番した問い合わせ番号情報をお客様に送信することができるようになり、商品を発送する側、商品を受けとる側それぞれに下記のようなメリットが出てくると言えます。
－送り状番号を自社で採番するメリット－
・データなので紛失が無い
・FAXの通信コストがかからない
・メール送信するために回線による未送信が起こりにくい
・メール送信を自動化することで、残業時間を削減できる（データさえあればすぐに送信可能）
・デジタル情報なので、お客様側のシステムへの取り込みも可能
前回のコラム（物流の「デジタライゼーション」を進めるための視点とは）でも記載しましたが、これもひとつの「DX実現」と言えるのではないでしょうか？
配送情報をいち早くお知らせすることで、お客様側では、物流現場における受け入れ態勢をいち早く整えていただくことができます。
3. まとめ
上記について身近な例としてはAmazonやECサイトでの買い物を思い起こしていただければと思います。サイト内で買い物をすると「着荷予定日」がメールで届きますよね。内容は「配送便種」「問い合わせ番号」が主です。私もよくAmazonで買い物をしますので、この通知機能が非常にありがたいです。着荷予定日に自分が不在である場合は、事前に宅配BOX指定へ変更ができます。
Amazonとお取引をされている企業様であれば、ベンダーセントラル（Amazon提供の専用サイト）に配送業者や問い合わせ番号を登録しますね。まさにその情報がAmazonで買い物をされたお客様に通知される元の情報となります。
いかがでしょうか。送り状システムを工夫すれば、自社のみならずお得意先様にもメリットが生じるでしょう。
実際に、送り状システムを導入し、出荷荷物の問い合わせ対応時間を大幅に削減した事例は以下よりご覧いただけます。
【事例】「送り状名人」の導入で､建築現場からの問い合わせにも迅速に回答