PTA運営×LINE WORKS 第1回

【導入編】選ばれるにはワケがある！ PTA運営に重宝するLINE WORKS

LINE WORKSは、チャットや掲示板、カレンダーなどの機能を搭載したコミュニケーションツール。LINEの使用感を踏襲していることもあり「新しいツールを覚える」という感覚なしに、スムーズに利用できるのが大きなメリットだ。主にビジネスシーンで使われているツールだが、PTA運営においても幅広く活用できると、LINE WORKSを導入するPTA組織が増えているのだとか。連載第1回は、LINE WORKSがPTA組織に選ばれている理由を紹介しよう。

 

なぜPTAにLINE WORKSが選ばれているのか？

PTAの運営は、各学校や組織ごとにさまざまな工夫を行い、独自の運営を続けるケースが多く見られたが、共働き世帯の増加など、時代の変化とともにPTAのあり方が見直される時期にきている。また、昨今のコロナ禍に対応するため、早急に体制を変える必要性も生じている。

たとえば、このような問題に直面してはいないだろうか。

・メンバー一人ひとりにスケジュールを聞いて調整するのが大変
・議題が多く、さまざまな意見が飛び交い、まとめるのが大変
・メンバー間でPTA活動に対する「温度差」があって調整が大変
・引き継ぎの資料や書類が紙なので管理・保管が大変
・メンバー全員のメールアドレスの収集・管理が大変
・パソコンを持っていない、使えない人がいる
・来校人数や対面会議の制約ができてしまい、定例会議の開催が大変

こうしたさまざまな課題をビジネス版LINE「LINE WORKS」で解決するPTA組織が増えている。なぜPTAにLINE WORKSが選ばれているのか、その理由を紹介しよう。
 

【理由01】LINEのように誰もがスムーズに利用開始できる

LINE WORKSはLINEと同様の使い勝手のため、スマートフォンを持っていてLINEを使ったことがある人であれば直感的に利用できるという面が助かる。

アカウントの設定が完了すればすぐにコミュニケーションを開始でき、LINEでおなじみのスタンプはもちろん、写真や動画、資料の送付も同様にできる点も非常に便利だ。

「LINE」のトーク画面。

「LINE WORKS」のトーク画面。

LINE WORKSでもスタンプはもちろん、写真や動画も送ることができる。

【理由02】プライベートのLINEアカウントは使う必要がない

では、使い慣れているLINEをPTAでも使えばいいのでは？ と思うかもしれない。また、すでにそのような運用をしている組織もあるだろう。

しかしPTA活動への温度感や、連絡先交換に対する考え方はそれぞれ違う場合が多く、「個人のアカウントを利用（公開）したくない」という人も少なからずいるはずだ。

こうした問題は、LINE WORKSで解決できる。LINE WORKSはLINEとは別のアプリケーションなので、データが行き来することがない。そのため、プライベートとPTA関連のやり取りを完全に切り離すことが可能だ。また、（管理者以外の）メンバーは、登録時に普段使用しているメールアドレスや電話番号を入力する必要がないことも、導入しやすい理由の1つになっている。

左がLINE WORKS、右がLINEのアイコン。

 

【理由03】スマホひとつで完結するのでパソコンが苦手でも抵抗感なし

PTAの運営において注意すべきポイントの一つに、メンバーのITツールへの慣れ具合と利用環境の差がある。日常的にパソコンを使用している人もいれば、パソコン作業は苦手という人、さらには自宅にパソコンがないケースもあるだろう。そのためPTA活動にICTツールの導入を検討する場合は、メンバーのIT環境を考慮する必要があるのだが、LINE WORKSならパソコンがなくても、スマホがあればOKだ。

また、データはクラウド上に保管されるので、スマホの故障や紛失といった万が一の場合でも対応できる点もうれしい。
 

【理由04】利用料は無料！ メンバー全員での平等な情報共有が可能に

LINE WORKSにはいくつかのプランがあるが、PTA含めた非営利団体向けの特別プランが現在提供されている。一般的なフリープランではユーザー数100人まで登録可能だが、この特別プランでは最大1,000名まで利用でき、ストレージも従来の5GBから50GBへ拡張される。トーク、掲示板、カレンダー、タスク、アンケート、アドレス帳といった基本機能をはじめ、ストレージ50GBまで、音声/ビデオ通話/画面共有(4人まで、最大60分）が利用できる。

非営利団体向け特別提供キャンペーンの特設サイト（https://pages.worksmobile.com/nonprofit-plan.html）

 

また、LINE WORKSを使えば、全メンバーに平等に情報を届けることが可能なため、仕事との折り合いがつかず会合に出席できないメンバーへの情報共有も手間なく迅速にできる。

トーク以外にもスケジュールを管理するカレンダーや、意見を収集できるアンケートが搭載されているので、PTA活動におけるさまざまな業務をLINE WORKSで完結させることが可能だ。

次回は、今すぐできるLINE WORKSのはじめ方とメンバーの招待方法を紹介しよう。