仕事に差がつく！阿久津良和「Microsoft 365のスゴ技」 第29回

Outlook on the webのメールから予定/To Doを簡単作成する方法

　本連載は、マイクロソフトの「Microsoft 365」に含まれるSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション（以下、アプリ）「Microsoft 365 Apps（Office 365）」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。今回はOutlook on the web機能に注目した。

「今日の予定」ウィンドウを活用する

　ビジネスチャットが業務コミュニケーションの主流となりつつも、現時点でメールを手放すことは難しい。そのため、デスクトップアプリ版のMicrosoft Outlookや、ウェブブラウザーから使用するOutlook on the web（以下、ウェブ版Outlook）を日々欠かさず起動していることだろう。筆者はウェブ版Outlookを主なメーラーとしてしているが、ウィンドウの左側には各機能を切り替えるボタンが用意され、右上にもOutlook以外の機能を呼び出すボタンが並んでいる。

上から「メール」「予定表」「連絡先」「ファイル」「To Do」と並んでいる

左から「今すぐ会議（Microsoft Teams）」「チャット」「OneNoteフィード」「今日の予定（Microsoft To Do）」「アクティビティ」「設定」「ヘルプ」「新着情報」と並ぶ

　今回活用を推奨したいのが「今日の予定」だ。同名のボタンをクリックすると「予定表」もしくは「To Do」ウィンドウが現れるので、別ウィンドウで予定表やTo Doを開く必要がない。筆者は常にウェブ版Outlookが起動している状態で利用しているため、受信トレイを開きながら次の予定時刻を確認する際に使ってきた。「予定表」であれば「…」をクリックすれば表示形式の変更や、表示するカレンダーの取捨選択が可能。「To Do」は「タスク」をクリックすると、表示するMicrosoft To Doのリストを切り替えることができる。

「今日の予定」→「予定表」と順にクリックすると、当日の予定を確認できる

「今日の予定」→「To Do」と順にクリックすると、Microsoft To Doのタスクを確認できる

　一見すると単なる閲覧機能に見えるが、実に便利なのがドラッグ＆ドロップ操作に対応している点。予定表やMicrosoft To Doに登録するメールを受信した場合、そのままウィンドウ内にドラッグ＆ドロップすれば、予定もしくはTo Doアイテムを作成できる。予定作成は見慣れた操作だが、To Doアイテムは事前に選択したリストに登録する仕組みのため、あらかじめ変更しておくと操作しやすい。また、コンテキストメニューの項目からもわかるように、期限やアラーム設定、リスト位置の変更などの操作も行なえるので合わせて身につけておきたい。

メールを上部にドラッグ＆ドロップするとMicrosoft To Doのタスク、下部にドラッグ＆ドロップすると予定を作成できる

予定は見慣れたウィンドウで詳細や時刻などを指定できる

タスクは選択済みのリストにメールの表題や本文の一部が登録される

　なお、To Doアイテムを作成するのであれば、メールの一部分を選択すると現れるポップアップウィンドウの「タスクを作成」アイコンをクリックすれば、より素早く操作できる。予定作成も「設定」で「会議を作成して全員に返信」を有効にすれば便利だが、文字どおり送信相手が会議への出席者として含まれるため、単なる予定作成の場合は相手を削除してから保存しよう。

メッセージを選択し、「タスクを作成」アイコンをクリックすると、そのままTo Doアイテムが登録される

「設定」→「Outlookのすべての設定を表示」と順にクリックして「設定」ページを開き、「メール」の「アクションのカスタマイズ」を選択する。「メッセージ画面」セクションの「会議を作成して全員に返信」にチェックを入れるとよい

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