LINE WORKSのカレンダーで会議室や備品の設備予約をする

2020年07月14日 10時00分更新

文● 柳谷智宣　編集●MOVIEW 清水

提供: ワークスモバイルジャパン

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第33回は、LINE WORKSで会議室や備品などの設備を登録し、カレンダーで利用予約を管理する方法について解説する。

LINE WORKSに共有設備を登録すれば、施設や備品の予約もスマートに管理できる

　会社の会議室やプロジェクターなどの利用管理はどうしているだろうか。管理漏れが発生するとダブルブッキングで会議が開催できないといったトラブルにつながってしまうし、紙やわかりにくいツールで煩雑な手順をとっているなら非効率だ。そんな時、LINE WORKSで設備予約できるようにしておけば、PCはもちろん、モバイルアプリからいつでも誰でも空き状況確認や予約ができるようになり、スマートに管理できる。無料のフリープランでも利用できるのがうれしいところだ。

　まずは設備の登録を行なう必要があるので、管理者アカウントの管理画面を開く。「サービス」の「カレンダー」から「共有設備」を開き、「カテゴリーを追加」をクリックする。名前を「会議室」にしたら、「共有設備を追加」をクリック。共有設備の追加画面がポップアップするので、詳細を入力して、「保存」をクリックすればいい。

　もちろん、会議室だけでなく、プロジェクターなどの備品を登録し、貸し出し予約を受け付けることもできる。

「サービス」の「カレンダー」から「共有設備」→「カテゴリーを追加」を開き、「会議室」や「備品」等、任意の項目を登録する

設備名や収容人数を入力し、「保存」をクリックする

同じように他の設備も入力する

　初期設定は以上だ。さっそく設備の予約をしてみよう。LINE WORKSのスマホアプリからカレンダーを開き、「＋」をタップして新しい予定の作成画面を開く。件名と日時を設定したら、「設備」をタップ。カテゴリーを開き、予約したい設備を選択する。これで、適宜参加者を選択し、保存すれば、会議室を押さえた予約が完了する。「通知」設定をしておけば、10分前にプッシュ通知するなどして教えてくれる。

　また、設備を選択する際、右側の★をタップしておけば、「お気に入り」から手軽に選べるようになるので覚えておこう。

新しい予定の作成画面から「設備」を選択する

作成した設備が表示されるようになった

会議室を選択する

会議と会議室を予約できた

★をタップしておけば、お気に入りから手軽に選べるようになる

参加者と設備の空き時間から予約ができるのも効率的

　もし、指定した日時に会議室が予約済みであれば、選択画面でグレーアウトして選べなくなっている。他の会議室にするか、時間を変更して対応しよう。

　逆に、メンバーと設備の都合が良い時間帯を探すなら、「参加者」と「設備」を選択したあと、「空き時間を確認する」をタップする。希望時間帯と必要時間を設定すると、都合の良い日時がブルーで表示される。グレー部分は施設もしくは誰かの都合が悪いということ。必要時間分の青枠が、ブルーの部分に入るように設定し、「OK」をクリックすればいい。