2014年4月9日のWindows XPのサポート切れが話題になっているが、新しいPCに乗り換えると、今まで使っていたOutlook Expressは使えなくなる。ここではOutlook Expressからのメール移行を成功に導く方法をチャートで紹介していく。
ポストOutlook Expressは元のメールクライアントでOK？
企業でのメールクライアントとして、Outlook Expressを利用しているユーザーは多い。なんといってもOutlook Expressは、OSであるWindows XPに標準搭載されている。そのため、企業はわざわざメールクライアントを購入しなくとも、簡単にインターネットメールを導入することができたのだ。
しかし、登場からすでに12年が経過し、いよいよWindows XPのサポート切れがやってきた。2013年9月時点で1050万台（IDC Japan調べ）あったと言われるWindows XPのマシンは急ピッチでWindows 7や8に移行している。とはいえ、Windows 7や8ではOS標準でメールクライアントを搭載していない。そのため、今までOutlook Expressを使っていたユーザーを、別のメール環境に移行する必要がある。
チャート1：Outlook Express終了後の選択肢は？
情報システム部にはいくつかの選択肢があるが、一番無難なのは、無料のメールクライアントを導入することだ。たとえば、Windows LiveメールやMozilla Thunderbirdなどの無料のメールクライアントをユーザーのPCにインストールすれば、基本的なメールの読み書きは可能だ。また、より高度な機能を利用するために、Becky! Internet Mailのような有料メールクライアントを導入するという手もある。今までメール関連で問題なかった情報システム部であれば、この選択肢がオススメだ。
一方、企業によってはメールの設定やサポートが大きな負荷になり、これを機にメール環境を一気に変えたいという管理者も多いはずだ。メールクライアントを導入する場合は、ユーザーのPCに個別にインストールと設定を行ない、使えるまでサポートが必要になる。こうした手間を排除し、運用管理を効率化したいというニーズがある。あるいはユーザーからモバイル対応を求められている、誤送信やスパムメールの対策が必要といったニーズもあるだろう。こうした場合は、Webメールの導入を検討したい。
おまけじゃないサイボウズ Officeのメール機能
では、情報システム部はどんなサービスを選択すればよいのだろうか？ 当然、知名度の高い「Gmail」という選択肢が筆頭に上がるとは思うが、ここでは多くの日本企業で用いられているグループウェアである「サイボウズ Office」のWebメール機能を提案したい。
チャート2：Webメールはどれを選択すればいい？
ご存じのとおり、グループウェアにはWebメールの機能が搭載されている。しかし、これらの多くはやはりグループウェアのおまけに過ぎず、使い勝手がイマイチな製品が多かった。たとえば、文字化けしたり、視認性や操作性が悪かったり、マルチアカウントが使えないといった具合だ。これに対して、サイボウズ OfficeのWebメール機能は2013年10月に大幅に改良され、使い勝手の不満がいくつも改良されているという。
まずメールの利用体験をもっとも損なう文字化けをなくすUTF-8の採用だ。従来もUTF-8のメールを表示する機能はあったが、今回はサイボウズ Office本体の文字コードをUTF-8に変更し、文字化けを排除した。また、画像を挿入したり、書式を設定できるHTMLメールにも対応。さらに、一般的なメールクライアントと同じ、3ペインビューを装備し、メール一覧とメール編集を行き来する必要もなくなった。
その他、振り分けやマルチアカウントなどの機能も持っているほか、メールのドラッグ＆ドロップ操作も可能だ。Gmailとの差別化としては、やはりフォルダーが作成できる、メールを自動振り分けできるといった特徴もある。グループウェアの一部でありながら、「おまけ」どころではなく、充実した機能を持っている点をまず理解してもらいたい。
チャート3：サイボウズ OfficeのWebメールの誤解と実際
負けず劣らない使い勝手ならWebメールに軍配
もちろん、これらの機能は、メールクライアントには普通に搭載されてことも多く、特段珍しいというわけではない。そのため、サイボウズ Officeが既存のメールクライアントを上回る使い勝手を実現するとまでは言えないだろう。しかし、負けず劣らない使い勝手であれば、むしろ管理者や利用者のメリットは大きい。
Webメールの場合、Webブラウザで読み書きするため、別途メールクライアントのインストールが不要になる。メールサーバーやユーザーアカウントの設定をサーバーから一括で行なえるので、ユーザーサポートの負荷は激減することになる。また、メール本文をクライアントに保存させないので、セキュリティ面でも安心。肝心なメールの移行に関しても、汎用のmbox形式から移行することが可能だ。
利用者によってみれば、やはりPCだけではなく、スマートフォンやタブレットからもメールの送受信や編集が行なえるのが大きい。また、特定のPCだけではなく、さまざまな端末から同じメールボックスを使えるので、メールの管理も容易になる。加えて、サイボウズ Officeもクラウド版を導入すれば、外から簡単にメールを読める。
2014年4月のリリースでは、アドレス入力でインクリメンタルサーチが可能になるほか、ソート項目に「サイズ」が追加されるようになるという。このように既存のメールクライアントの使い勝手に追いつき、追い越すようにサイボウズ OfficeのWebメールは日々進化しているのだ。
4月のリリースではアドレス入力の途中でサーチが走るので入力が簡単に
とはいえ、使い勝手の評価は会社やユーザーによって異なる。いくら運用管理が楽になるとはいえ、妥協できない部分もあるはずだ。そこでオススメしたいのは、まずは試用すること。オンラインでの試用で、使い勝手をチェックしてから、導入を検討するのが最善の策と言える。
（提供：サイボウズ）
