柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第35回

グループウェアで家族やサークルの情報を共有する技

SOHOやサークル、家族など中小組織の情報共有は無料のグループウェアを活用しよう

　情報を共有する手段はたくさんある。メールでやりとりするほか、メーリングリストで一斉送信したり、ホームページの掲示板に書き込んでもいい。mixiなどのSNSサイトでコミュニティーを作っている人たちもいるだろう。

　しかし情報を共有するなら、グループウェアがもっとも使いやすく、高度な連携が取れる。グループウェアと言っても、友達同士でも気軽に利用できる無料サービスから始めればハードルも低い。今回は「サイボウズLive」を使った活用術を紹介しよう。

無料で使えるクラウド型グループウェアを活用する

　グループウェアとは、複数のユーザーがネットワークを介して情報を共有する仕組みのことで、企業を中心に利用されている。グループウェアにはメールや掲示板、ファイル共有、スケジューラーを始め、さまざまな機能が用意されている。ひとつの仕組みですべての情報を管理することで、作業効率の向上と高いセキュリティーを実現しているのだ。大企業で働いているなら、ほとんどの人が使っていることだろう。

　しかし大企業だけでなく、中小企業やSOHO、サークル、家族などでも情報を共有したいことは多い。例えば打ち合わせやプロジェクトの進行管理、イベント内容やTODOの処理などだ。家族間なら、旅行や帰宅予定などのスケジュールを共有すると便利だ。

　グループウェアは通常、自前でサーバーを用意して、その上で運用することが多い。しかし個人ユーザーが利用するなら、インターネット上のASP(SaaS)サービスが手軽だ。中でもサイボウズLiveは、20人までという制限があるとはいえ、ひととおりの機能を無料で利用できるのでお勧めだ。

サイボウズLiveのホーム画面

　現在サイボウズLiveは、SNSのようなユーザーからの招待制となっている。そのため招待を受けていない人がアカウントを取るには、「サイボウズLiveブログ」でのIDプレゼントを利用するしかない。

　しかし、2010年10月下旬には、自由登録制になるので、誰でも利用できるようになる。知人が利用していない場合は、しばらく待とう。アカウントさえあれば、新しくグループを作成して、複数のグループで利用することもできる。

　グループを作成したら、参加してほしいユーザーにメッセージを送る。メールアドレスはまとめて入力すれば、一括送信できる。Outlookのアドレス帳に登録されているユーザーに送信するなら、CSVファイルに書き出してインポートすることも可能だ。

招待したいユーザーのメールアドレスを列記する

　グループを作成したユーザーは、自動的に管理者に設定される。管理者はグループの閉鎖やコメントやトピックの削除、メンバーの招待や削除が行なえる。ほかのユーザーを管理者に加えれば、2人で管理することもできる。それでは次ページから、実際にどのように活用できるのか、見ていこう。