Office XPでは、「エンドユーザーエクスペリエンス(個人の生産性向上)に特に力を入れて開発している」(横井氏)というだけあり、個人ユーザー向けの新機能が多く追加されている。この個人向け新機能に関しては、別記事“最速レビュー これがOffice XPだ!”シリーズで順次お伝えするとして、ここでは“チームエクスペリエンス”と“プラットフォームエクスペリエンス”に関する新機能を紹介する。
Office XPでは、複数人からなる企業内のチームが効率的に作業を行なうための機能として、コミュニケーションや情報共有といったものが用意されている。
まず、複数ユーザーによる文書の校閲が容易になった。WordなどのOffice XPアプリケーションで作成した文書を、校閲担当者に対し直接送信できる。“電子メールで送信(校閲用)”というメニューを選ぶと、文書が変更履歴ONの状態で電子メールに添付され、送信できる。複数の校閲者から送り返された文書の校閲結果は、それぞれ反映させて表示可能。校閲者ごとに校閲部分を色分けして表示できる。校閲前の元の文書から校閲後の最終文書まで管理可能。この文書校閲機能は、Word/Excel/PowerPointに搭載される。
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| Word文書を複数ユーザーに校閲してもらい、その校閲結果をマージした画面 |
チーム内の連絡を効率よく行なえるよう、予定表やスケジュール機能も強化されている。Outlookのグループスケジュール機能により、登録されたグループメンバー全員のスケジュールを一覧表示可能。権限があればそのスケジュールの詳細内容も確認できる。複数のグループの登録も可能だ。また、電子メールで会議開催通知を送信可能だが、その通知メールを受信した場合、プレビューウィンドウで日時を表示し、メール内容を確認しなくても会議日時がわかるようになっている。さらに、会議開催通知メールに返事を出す際、時間的に都合が悪い場合は「この時間にしてほしい」という別の日時を指定して返信できる“新しい日時を指定”という項目も追加された。
さらにウェブ上の情報共有スペースを提供する『SharePoint Team Services』も用意される。これはチーム用のウェブサイトを構築できるもので、お知らせや予定表、連絡先などを登録/表示できる“リスト”、“ドキュメントライブラリ”、質問作成と回答集計を行なえる“アンケート”などを搭載する。計10種類のテンプレートをサイトに追加可能で、サイトのカスタマイズやコンテンツの追加などは、すべてウェブブラウザー上で行なえる。
また、リストにはExcelからのデータインポート/エクスポートが可能、連絡先にはOutlookからインポート/エクスポートが行なえる。ドキュメントライブラリは、Office XPツールからインターネット経由でそのライブラリにファイルを直接保存したり、ファイルを開いたりすることが可能。さらにFrontPageを利用することでさらに詳細なカスタマイズを行なえる。SharePoint Team Servicesは、Windows 2000＋IIS 5.0以上、MSDE/SQLのみで構築可能となっている。ただし小規模チーム向けのワークグループサイト構築を目的としているため、MSDEでは同時に5ユーザー以上が利用するとパフォーマンスが落ちる設定になっている。
