「フリートライアル」からスタートすれば、誰でも容易にWeb会議を立ち上げ可能

2008年06月24日 00時00分更新

文● アスキービジネス編集部

WebEx導入までの流れ

【POINT 1】
フリートライアルを体験することで自社のネットワークをチェックできる

社内のネット環境はここをチェック。インターネットへは光回線でも、広域ネットワークやそこまでの回線が遅いことがある。社内LANとWANもチェックしたい。

　いくらSaaSが安くてすぐやめられるからといって、いきなり導入するのは考えもの。後になって使えないとわかったら、結局はムダになってしまう。

　それを防ぐために、WebExでは無料のトライアルをすすめている。実際に使うのと同じ状況で何度もテストし、サービスが要件を満たしているかどうか、自社のインフラがサービスに適合しているかどうかをチェックするのだ。

　よくあるトラブルとしては、「東京の本社では使えたのに、静岡の支社からは使えない」というケースがある。各拠点ごとで広域ネットワーク（WAN）までの回線の太さが異なっていることが原因であることが多い。　Web会議を快適に利用するためには、各拠点からWANまでの回線、WAN回線、インターネット回線の3種類をチェックする必要がある。

　また、マイクやスピーカーなど、実際のWeb会議で使用する機材も、あわせてテストしておくといい。特に会議室で多数が発言する場合などは、部屋の状況とマイクの性能によって、音声が聞き取りづらいことがある。スカイプなどの音声チャットが利用できる環境なら、ほぼ問題はないはずだ。

【POINT 2】
WebExの管理画面を使えば、詳細なカスタマイズが可能になる

　WebExには、あらゆる設定をコントロールできる管理画面がある。これは管理者にしか利用できないものだが、ここであらかじめ設定をしておくことで、スムーズなWeb会議が可能になる。

　たとえば、ミーティングに使用した画面に対して印刷を許可するかどうか。あるいは、チャットの利用をするかどうか。画面のレイアウトなどカスタマイズ的なことも、ここで操作できる。WebExの豊富な機能を充分に利用するためには、まず管理画面をマスターすることだ。

　といって、実際の操作では難しいことは何もない。基本的にはプルダウンメニューから望みの項目を選ぶだけで設定がすんでしまう。このあたりの使い勝手の良さも、WebExの圧倒的なシェアに寄与しているはずだ。

　管理画面のメニューは多岐にわたるので、一度で全部覚えるのはとても無理。繰り返し眺めながら設定を試し、段階を踏んでマスターすることだ。慣れたつもりでも、見落としていた機能を発見することもあるだろう。

WebExの管理画面。これは「サイト管理」だが、ほかに「ユーザー管理」「セッションタイプ」もあり、ほとんどのカスタマイズがここでできる。チェックボックスとプルダウンメニューで設定可能。

【POINT 3】
帯域コントロールでビデオ映像を制御

　インターネットは専用線ではないため、Web会議の利用中に帯域が不足することもある。そうなると映像が乱れたりするが、そんなときは「ビデオオプション」から「セッションのオプション」を選び、「輻輳コントロール」ですべての出席者の帯域幅を制限すればいい。

　会議中にトラブルが発生しても、あわてることなく対処できる。そういう仕組みがあることが、Web会議を有効活用するポイントなのだ。

社内ネットワークやインターネットのどこかで帯域が不足すると、動画の再生が不調になる。そのときは、全員の帯域幅を制限し、動画のフレームレートを落とせばいい。動画が多少ぎくしゃくするが、会議の運営には支障がないはずだ。

その他導入POINT

●導入の難易度

導入そのものは簡単だが、安心して使うためには社内ネットワークのチェックや利用するPCの設定チェック、使用するマイクやスピーカー、カメラのテストなどが必須。

●導入のコスト

利用形態によって費用は異なるが、リアル会議に比べれば桁違いに安く、自社でシステムを構築する場合と比較しても、コスト面、セキュリティ面で格安となる。

●導入の注意点

多くの人はPCやインターネットに慣れていても、リアルな映像や音声のハンドリングには慣れていない。たいていのトラブルがそこに集中するので注意が必要。

サービス概要
提供形態	SaaS
用途	Web会議、オンラインセミナー、eラーニングなど
業種	特に問わない
部門	特に問わない、会計事務所
動作環境	【対応OS】Windows98、2000、XP、Vista。その他Mac OSX、Linux、Solarisに対応。
利用料金	初期費用は要見積もり。月額利用料は5万2500円（税込）～。