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JBUG東京＃23開催、筆者も“初参加組”として現場で考えてみましたレポート

Backlogコミュニティ・JBUGは悩んでいるユーザーに優しかった

2024年08月21日 17時15分更新

文● 大塚昭彦／TECH.ASCII.jp

JBUG主催のBacklog勉強会＃23の模様

　2024年8月9日の夜、プロジェクト管理ツールBacklogのユーザーコミュニティであるJBUG（ジェイバグ、Japan Backlog User Group）東京地区の勉強会、JBUG東京＃23が、東京都港区のFIXER本社で開催されました。

　会場には70～80名ほどの参加者（※筆者調べ）が集まりましたが、司会を務めたJBUGコミュニティマネージャーの藤本眞子さんによると、今回は「JBUGに初めて参加する」参加者が63％を占めたとのこと。4月に開催された前回のJBUGレポート記事でも「3分の2が初参加」となっています。

“マコリーヌ”こと、JBUGコミュニティマネージャーのヌーラボ藤本眞子さん

参加者アンケートによると、JBUGに「初めて参加」が62.9％、「2～3回目」が20.7％

　すでに（東京だけで）20回以上開催されているコミュニティイベントなのに、「初参加」が6割超を占めるというのは、それだけコミュニティが拡大し続けているという意味であり、なかなかすごいことなのではないでしょうか？筆者自身も“初参加組”として、そんなことを考えながら聴講していました。

　勉強会が終わり、あらためて振り返って見ると、初めての参加者にも「敷居が低い」「優しい」と感じられる理由がいくつかあると思いました。この記事ではその理由を、イベント内容のレポートと合わせてお届けしたいとます。

「ツールの話」ではない、「人間と組織、ルールの話」なのだ

　まず気づいたのは、Backlogという「ツールそのものの話」が少ないことです。

　そもそもBacklogというツール自体が「誰でも使える（ITエンジニアじゃなくても使える）」ことを志向したプロジェクト管理ツールです。使いこなすために“高度な知見”が求められるわけではないので、自然とそういう内容は少なくなります。そのため、筆者のような初心者ユーザーでも取り残されることなく、話題にもスムーズについていけました。もっともこれは、この夜のテーマが「チームで活用するためのBacklog運用ルール」だったことも関係するのかもしれませんが。

　ツールそのものの話に代わって多く議論に上ったのが、タスク／プロジェクト管理をスムーズに運用していくための「人間や組織」、さらに「ルール」の話です。

　たとえば、デジタルキューブの恩田淳子さんは「タスク管理の壁」というテーマで、およそ15年前からBacklogを利用してきた同社の知見に基づき、組織内でのタスク管理の浸透と定着のノウハウを話しました。

デジタルキューブ社長室人材開発担当の恩田淳子さん

　デジタルキューブでは、全国に住む約30名の社員がフルリモートワークで働いており、全部門で発生するあらゆるタスク／プロジェクトはクラウド上のBacklogで管理しています。社外の顧客やパートナーとの間でもBacklogを活用してやり取りしており、社内では「Backlogにない仕事は仕事として存在しない」とまで言われているそうです。

　組織がタスク管理ツールを導入しても、「○○さんは何度言ってもタスク管理をしてくれない」「○○部はBacklogを使ってくれない」といった問題にはばまれ、浸透や定着が進まない問題はよくあります。これについて恩田さんは「特定個人の問題ではなく組織の問題ととらえるべき」と指摘したうえで、実際にはどのフェーズの“壁”で止まってしまっているかによって、取るべき対応も違うことを説明しました。

　たとえば、そもそも「タスク管理を理解していない」場合には「その人や組織にどんなメリットがあるのか、なぜ必要かを伝える」こと、また「プロジェクト完了まで進捗管理ができない」場合には「お互いに進捗管理をする仕組みを作る」「行動評価項目にする」といった具合です。

組織によってどの“タスク管理の壁”で行き詰まっているのか、どう対処すべきかは異なると説明

　ヌーラボから初登壇した原田泰裕さんも、多くの組織が抱えるタスク管理の課題は「タスクが起票できない」「タスクの粒度が揃わない」「優先順位が決められない」といった、人や組織、ルールの問題だと指摘します。

ヌーラボ Business Growth Department GMの原田泰裕さん

　そうした問題を解決するために、原田さんは「バックログスイーパー」という役割のメンバーを置くことを提案しました。「組織やチームのタスクを常にキレイにして、仕事を前に進めるサポート役」と定義されるバックログスイーパーは、起票漏れのタスクがないか、起票されたタスクが遅延していないか、タスクがきちんと完了しているかを監視し、組織やチームのパフォーマンスを最大化する役割を担います。

　原田さんは「タスク管理は、実は特殊な能力を要求される仕事」だと説明したうえで、「バックログスイーパーが評価される時代にしましょう」と呼びかけました。

「バックログスイーパー」は、組織のタスク管理をサポート／監視してパフォーマンスを最大化する役割を担う人

　「組織の課題」という観点では、たとえば予算獲得の課題などもあります。SaaSツールに関して、これから利用するユーザー数が読めない、だからいくら予算がかかるかわからない、といった課題はありがちなものです。

　この夜の会場を提供したFIXERの佐藤雅也さんは、FIXERが展開する自治体向け情報プラットフォームサービス「cloud.configスマートシティ」において、システムにBacklogを組み込んで活用している事例を紹介しました。

FIXER Division Managerの佐藤雅也さん

　このサービスは、LINEを使って自治体と住民を結ぶ情報プラットフォームを提供します。導入した四日市市では、市民からの「道路の損傷」「公園遊具の損傷」などの報告をLINEで受け付けるサービスを行っています。

　このとき、LINEで投稿された市民からの報告（場所の情報や現場写真も含む）は、自動転送メールを介してBacklogの「課題」として自動登録され、タスク管理の対象となります。このBacklogを共有し、市の担当者が社外の事業者（たとえば道路の修繕工事の事業者など）を指定することで、情報連携や進捗管理がスムーズに行えるというわけです。

Backlogを組み込んだ「市民報告」機能の概要。市民のLINEへの投稿は、共有メールボックス経由でBacklogの「課題」に自動登録される

　佐藤さんは、Backlogのメリットとして「利用者が増えても料金が一定であり予算化しやすいこと」「市庁内だけでなく、外部の事業者とも情報共有できること」「インタフェースがやさしく、誰でも使いやすいこと」などを挙げました。

市庁内の担当者と社外の事業者が連携して動くうえでも役立つと紹介

　ちなみにFIXERでは、技術コミュニティなどのイベントに対して、この会場を無料貸し出ししています。佐藤さんは「FIXER Webサイトの問い合わせフォームから気軽に連絡してほしい」とアピールしました。

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