シフト・勤怠管理DXサービス「oplus」を活用し、総合物流企業の東京ロジファクトリーが、社内コミュニケーションの活性化に成功！
Oplus株式会社
従業員教育や社内コミュニケーション活性化ツールとしての新たな活用方法を創出
Oplus株式会社(所在地:東京都渋谷区、代表取締役社長:杉原 和樹、以下当社)が管理するブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したシフト・勤怠管理DXサービス「oplus（オプラス）」が、総合物流企業の東京ロジファクトリー株式会社（本社:東京都立川市、代表取締役:河端 常男、以下東京ロジファクトリー）に導入され、シフト管理のみでなく従業員教育や社内コミュニケーションツールとして新たなoplusの活用方法を生み出していただき、さらにシフト作成時間を50％削減することに成功したことをお知らせします。
東京ロジファクトリー様が抱えていた課題
東京ロジファクトリー様は下記3点について課題を抱えておりました。
■課題１. 社内コミュニケーションの活性化
oplusをご導入いただいている拠点では、100名以上の従業員様が在籍されています。シフト管理者様は在籍されている従業員様が人数の関係上、休み希望や出勤希望を相談しづらい環境なのではないかと課題を感じられていました。また、シフトの出勤協力依頼を行った際の反応が芳しくなく、社内コミュニケーションを活性化させ、相談や連絡を円滑にできないか模索されていました。
■課題２. 紙とExcelの運用で月間30時間程かかっていた作業工数
東京ロジファクトリー様は、100名以上のシフト作成を紙とExcelで行っており、管理する用紙が多いことで起こる「転記ミス」や、「記載もれ」による修正作業に課題を感じられていました。また、日々の物流に応じてシフト作成を行う必要があり、1日分のシフト作成に1時間程度、シフト変更など日々の修正も含めると毎月30時間程シフト作成に時間をかけていたそうです。
■課題３. 実務作業の効率化
昨今、物流業界では“労働人口の減少”と“物流の2024年問題”に直面していることもあり、実作業の生産性向上の取り組みはもちろん、日々の業務効率化に取り組むことが急務だったそうです。また、シフト管理者様は残業をしてシフト作成を行っており、就業時間内で終わるように業務の効率化ができないか悩まれていました。
東京ロジファクトリー様のoplus活用方法
東京ロジファクトリー様では、シフト提出・作成機能の他にも“コメント機能”や“メガホン機能”をコミュニケーション活性化の一つの手段としてご活用いただいております。
■コメント機能の活用方法
下記の流れで東京ロジファクトリー様はコメント機能を活用し、最適なコミュニケーションを行うことにより物流に応じて迅速なシフト調整を実現されています。
１.従業員様がシフト変更を希望する際に、シフト内でコミュニケーションが行えるコメント機能を通じて変更依頼をする。
２.通知を受けたシフト管理者様がリアルタイムで承認し、返信をする。
■メガホン機能の活用方法
東京ロジファクトリー様ではoplusに登録している全従業員様に対して、メッセージの一斉送信が行えるメガホン機能を活用し、「毎日の朝礼で周知している内容」や「人員が不足している日の出勤呼びかけ」などについて配信されています。全従業員様に同じ内容を周知できるため、情報伝達の漏れがありません。
「従業員の中には一週間お休みをいただいている方や、新型コロナウイルス感染のため出勤できない方もいるので、そういった方への情報共有の面でも助かっています。日々の朝礼で同じ内容を話し続けることは、話し手も聞き手も負担になる部分があるので、このような機能があるのはありがたいです。」と嬉しいお言葉もいただいております。このように、oplusのメガホン機能をご活用いただくことで、重複した内容を何度も共有するといった不要なコミュニケーションの削減が可能です。
oplusの導入効果
■社内コミュニケーションの活性化
oplus導入後は以前よりも、物流が多く人手が足りない日のご協力を従業員様から早くいただけるようになったそうです。対応を早くいただけるようになった要因の一つに、oplusでコミュニケーションをこまめに取れるようになったことが挙げられます。
100名以上の従業員様がいる中で、休みの変更や出勤の希望を言いづらいと感じる方もいらっしゃると思いますが、oplusのコメント機能で常にコミュニケーションを取ることで、心理的ハードルも低くなり相談しやすい環境作りを行っていただいております。
■従業員様の教育にも貢献
東京ロジファクトリー様では工数削減の面だけでなく、立ち上げられたばかりの100名以上の方が在籍するセンターで、従業員様の教育でもoplusをご活用頂いています。メガホンや掲示板機能を活用し、業務内容の理解度向上にも貢献しております。
■シフト作成時間を50％削減
今までの紙で管理していた作業をoplusに変えたことにより、シフト作成時間を約50%まで削減することに成功しました。作業時間の短縮の要因の一つに作業場所を気にせずにどこでもシフト作成を行えるようになったことが挙げられています。oplusはクラウドサービスなので、パソコンがあればどこでもシフト作成が可能です。
これにより、今まで紙を広げる場所を確保するためにシフト作成作業を行う時間が限定され、残業時間に行われていた業務を物流現場での作業の合間に場所を問わず対応していただけるようになりました。
今回の課題解決に活用したoplusのプラン内容
■ご活用プラン
東京ロジファクトリー様は、oplusの「Proプラン」をご活用いただいております。
■料金プラン
Proは、1ユーザー様 100円/月額（税別）でお使いいただけるプランです。
サービスに関するお問い合わせ：https://opluswork.com/contact
今後のOplus株式会社の取り組み
今回、東京ロジファクトリー様に新たなoplusの活用方法を生み出していただいたため、今後、紙やExcelからの脱却したシフト管理としてのみではなく、“コミュニケーションの活性化”や“従業員の教育”に課題をお持ちのお客様へコミュニケーションツールとしての活用方法をご提案してまいります。
東京ロジファクトリーについて
会 社 名：東京ロジファクトリー株式会社
所 在 地：東京都立川市曙町二丁目38番5号立川ビジネスセンタービル6階
設 立：2010年10月
事 業 内 容：アセット&ロジスティクスオペレーション（食品・医薬品・日用雑貨・電機・スポーツ・ネット通販）
資 本 金：3,000万円
代表取締役：河端 常男
URL：https://www.tokyo-system.co.jp/tlf/
無料から使えるシフト・勤怠管理DXサービス「oplus」とは
「oplus」はシンプルで直観的な操作性でDXを実現し、ブラウザ・スマホ・アプリの全てに対応したクラウド型シフト管理サービスです。管理画面の操作確認などは無料でお試しいただけるため、その上でご検討いただくことが可能です。また、シフト管理を行う上で必要な出勤要請・労務管理・概算人件費計算・自動シフト作成機能を備えており、充実したサービスとなっています。
URL：https://opluswork.com/
会社概要
会 社 名： Oplus株式会社
所 在 地： 東京都渋谷区桜丘町31-14 岡三桜丘ビル SLACK SHIBUYA 901号
設 立： 2019年10月
事 業 内 容： シフト・勤怠管理システムの開発・運営
資 本 金： 310万円
代表取締役： 杉原 和樹