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エクセル・ワード仕事が超楽に!「テンプレートつくりおき」時短

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いつものワード・エクセルの作業を時短するには?(写真はイメージです) Photo:PIXTA

「働き方改革」で就労時間の短縮化が進む昨今。現在のビジネスパーソンは、限られた時間の中でいかに効率的に、スピーディーに仕事を終わらせられるかが求められています。そんな仕事の効率化を実現できるのが、エクセルやワードなどであらかじめ入力を少なくするようにセットしておいたり定型文をつくっておく、テンプレートの“つくりおき”術。一度設定すれば、その後もずっと時短で作業できる点もポイントです。そこで今回は、『テンプレートのつくりおき!超時短のパソコン仕事術』(青春出版社)から、日頃のパソコン業務をより早く片付けられる、“つくりおき”術を紹介します。

「郵便番号」だけで「住所」を自動表示できる!

 まずは、これからの年賀状シーズンに便利なエクセルの裏ワザをご紹介。数ある入力の中でも、住所の入力はもっとも面倒な作業の1つです。特に、馴染みのない地域の住所は漢字が読めないことも多く、1文字ずつ別の読みで変換していくことになりかねません。

 しかし、郵便番号がわかるなら話は別です。日本語入力をオンにして、例えば「162-0056」と入力し、「スペース」キーを押して変換すれば、郵便番号の「162-0056」に対応する住所「東京都新宿区若松町」に変換できるワザがあるのです。

 住所録などの表では、「住所」欄のほかに「郵便番号」欄があるのが一般的です。住所を郵便番号から変換する場合、「住所」欄と「郵便番号」欄の2カ所に同じ郵便番号を打ち込むことになり、二度手間となります。

 そんなときは、PHONETIC(フォネティック)関数を利用しましょう。この関数は、漢字変換前の読みを表示する関数です。「郵便番号」欄にPHONETIC関数を仕込んでおけば、住所の変換時に打ち込んだ郵便番号を表示できるというわけです。ただし、表示されるのは全角文字の郵便番号です。半角文字で表示したい場合は、文字を半角に変換するASC(アスキー)関数を併用します。

【住所かんたん入力のつくりおき】

(1)「郵便番号」欄のセルB3に半角で[=ASC(PHONETIC(C3))] と入力して、(2)「Enter」キーを押す。これは、セルC3の住所の郵便番号を半角文字で表示するための式。引数の「C3」の部分には、住所のセル番号を指定すること。

 関数を入力したセルB3を選択し、(3)セルの右下角にマウスポインターを合わせると「+」の形になる。(4)その状態で下方向にドラッグすると、ドラッグした範囲に数式がコピーされる。例えば、セルB4の数式は「=ASC(PHONETIC(C4))」となり、セルB4にはセルC4の住所の郵便番号が表示される。

(5)日本語入力をオンにしてから、(6)「住所」欄に郵便番号を入力し、(7)「スペース」キーを押す。

(8)変換候補に住所が表示される。住所を選択して、「Enter」キーで確定する。

(9)「郵便番号」欄に郵便番号が自動表示される。

「ひな型データをうっかり上書き…」がなくなるテンプレ設定術

 経費精算書、日程表、見積書など、エクセルで作成する書類は、項目名や計算式を組み込んだひな型ファイルを用意しておくと、空欄を穴埋めするだけで簡単に作成できるので便利です。

 ただし、利用する際にひな型ファイルのコピーを忘れて、ひな型そのものにデータを上書きしてしまうと大変です。次にひな型を使うときに、余計なデータが表示されてしまうからです。

 そんな失敗を回避するには、ひな型ファイルを「Excel テンプレート」というファイル形式で保存しましょう。作成したExcel テンプレートのアイコンをダブルクリックすると、自動的に新規ファイルにひな型がコピーされます。データを入力して保存すると新しいファイルとして保存されるので、ひな型ファイルは元の状態のまま残ります。つまり、ひな型に誤ってデータを書き込む心配がなくなるのです。

 なお、「Excel テンプレート」と、通常のExcelのファイル形式である「Excel ブック」とでは、拡張子が異なります。Excel テンプレートの拡張子は「.xltx」、Excel ブックの拡張子は「.xlsx」となります。

【テンプレートファイルのつくりおき】

(1) ここでは図のような経費精算書をテンプレートファイルとして保存する
(2) 「F12」キーを押す。

「名前を付けて保存」画面が表示される。

(3) 「ファイルの種類」欄から「Excelテンプレート」を選択し、(4)保存先と(5)ファイル名(ここでは「経費精算書」)を指定して、(6)「保存」をクリックする。以上でテンプレートファイルの作成完了。いったんExcel を閉じておく。

(7)テンプレートの保存先のフォルダーを開く。テンプレートファイルは、通常のExcel ファイルとはアイコンの絵柄や拡張子が異なる。(8)テンプレートファイルをダブルクリックする。

(9)経費精算書が表示される。(10)ファイル名は「経費精算書1」となる。あとは、必要事項を入力して、通常通りの保存操作を行えばよい。

パソコンがフリーズしても安心!自動回復用データの設定方法

 パソコンのフリーズのせいで文書を消失してしまい、何時間もかけた作業が水の泡になってしまった……。こまめに上書き保存するのが本来の対策方法ですが、入力や編集に夢中になってうっかりすることもあるでしょう。そのような事態に備えて、Word とExcel では初期設定で10分ごとに回復用のファイルを自動保存する仕組みがあります。つまり、パソコンがフリーズしたとしても、最大で10分前の状態に戻すことができるのです。

 ただし、この「10分」が曲者です。真逆の解釈をすれば、最大で10分間の操作がムダになると言えるからです。集中しているときは、10分間でも相当作業が進むでしょう。それが丸々無駄になってしまうのは残念です。

 自動保存の間隔は「Word のオプション」や「Excel のオプション」画面で変更できるので、短めに設定するといいでしょう。設定可能な最短時間は「1分」ですが、間隔が短すぎると自動保存がたびたび行われることになり、操作に影響が出ないとも限りません。「2分」「5分」といろいろ試してみて、自分の作業スピードとのバランスを見て決定してください。

【自動回復用データのつくりおき】

 ここではWord で説明するが、Excel の場合も操作は同じ。(1)「ファイル」タブをクリックして、(2)「オプション」をクリックする。

 設定画面が開いたら、(3)「保存」をクリックして、(4)「次の間隔で自動回復用データを保存する」欄に分単位の数値を入力する。ここでは「2」分とした。(5)「保存しないで終了する場合、最後に自動回復されたバージョンを残す」にチェックが付いていることを確認して、(6)「OK」をクリックする。

 文書を編集すると、2 分ごとにファイルが自動保存される。「ファイル」タブをクリックして、(7)「情報」をクリックすると、(8)「文書の管理」欄に自動保存された時刻を確認できる(「文書の管理」欄の名称はアプリやバージョンによって異なる)。なお、ファイルを開いているだけで編集していない場合は自動保存は行われない。

 フリーズによって強制終了した場合、次回開いたときに「ドキュメントの回復」欄に回復用のファイルの一覧が表示される。(9)自動保存されたファイルをクリックすると、その文書が開く。最大2 分間分の作業のロスで済む。

 仕事に合ったテンプレの“つくりおき”で、いつもの仕事を効率的に終わらせませんか?


※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら

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