仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第82回

条件の複数設定はすでにGUIから可能

Microsoft Flowで必要なメールにラベルを付与してみる

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回は特定条件を持つメールにフラグを付与するフロー作成に注目する。

大量のプレスリリースから発表会案内にフラグを付ける

　Microsoft TeamsやSlackなどビジネスチャットツールに移行しつつあるビジネスコミュニケーションの現場だが、それでもメールを使う場面は少なくない。業種・業態によって内容は異なるものの、日々舞い込んでくるメール処理に閉口しているのは皆同じだ。筆者の場合、大量のプレスリリースがメールボックスに届き、そこから興味がある記者発表会を取り分けて確認しているが、新製品発表に紛れ込んでしまうことがある。そこで試したのがMicrosoft Flowだ。

　筆者は前述したプレスリリースを「Vendor」フォルダーにルールで振り分けているが、メール本文に特定の文字列を含んでいる場合にフラグを付与するフローを設定している。しかし、メールによって「記者説明会」「発表会」「イベント～開催」と表記が異なるものの、Microsoft FlowのGUI操作では「条件」に対する［or］設定が難しい。そこでコードを以下のように記述した。

@or(or(contains(triggerOutputs()?['body/body'],'発表会'), contains(triggerOutputs()?['body/body'],'記者')))

現在筆者が回しているフロー

　この場合、メール本文に「発表会」もしくは「記者」の文字列を検出するとtrueを返し、「はいの場合」で設定したアクションが実行される。読者諸氏がお使いの場合は文字列部分を置き換えてほしい。また、「contains(triggerOutputs()?[&#39body/body&#39],&#39文字列&#39)」をブロックとして追加すると、検出条件を追加できる。

こちらがフローを実行したメールボックス。赤罫線で囲んだように発表会関連のメールにフラグを付与されている

　今回のフローを書いたのは1週間ほど前。動作検証を経てから紹介するつもりだった。そこで本稿執筆にあたり、Microsoft Flowにアクセスしたところ、「条件」の複数設定がGUIで操作可能になっていた。前述した条件を設定する場合は下図で示したように、orを示す「または」に切り替え、対象を「本文」、条件を「次の値を含む」にして、検出させたい文字列を複数追加するだけでよい。

現在のMicrosoft Flowは「条件」の複数項目をGUIで追加できる

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