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Googleカレンダーで交通費精算もラクラク!こんなにある便利な裏技

2019年06月18日 06時00分更新

文● 島野美穂(ダイヤモンド・オンライン

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googleカレンダーはビジネスマンを大いに助けてくれるツールですあ
交通費精算から海外出張のスケジュール管理まで、Googleカレンダーを使いこなせば随分とラクになる Photo:PIXTA

スケジュール管理アプリは数多くあれど、なんだかんだで『Googleカレンダー』を活用しているという人は多い。ところが、Googleカレンダーならではの便利な機能があることは、あまり知られていない。機能を上手に活用すればスケジュールやタスクの管理も、毎日のログも、Googleカレンダーに一本化することができるのだ。ITライターの井上晃氏にGoogleカレンダーの活用法を聞いた。(清談社 島野美穂)

メモアプリ「Google Keep」で
Googleカレンダーはさらに便利に

「Googleカレンダーにはいろいろな機能がありますが、すべての機能を使いこなす必要はありません。一番のポイントは、ほかの機能といかに連携して、情報をカレンダーに集約させるかという点です」

 Googleカレンダーは、単体で使うのではなく、他機能と連携させることでメリットが生まれる。たとえばメモアプリのGoogle Keep。メモを追加する際に、リマインダー機能を使って日時を設定する。すると自動的にGoogleカレンダー上にメモが共有され、カレンダーを見れば、メモの内容を確認することができるようになっているのだ。

「Google Keep自体もアップデートを続けており、画像メモはもちろん、音声メモ、手書きメモなど、さまざまなタイプのメモを残すことができます。買い物メモにしてもいいですし、日常のログを取ることもできます」

 カレンダーに直接スケジュールを入れるか、それとも、メモから日時を設定してカレンダーに落とし込むか。使う人の好みにもよるが、後者のほうが、オリジナルのカレンダーが作りやすいかもしれない。

Googleマップと共有すれば
交通費精算がラクに

 移動の多い営業マンは、Googleマップとカレンダーを連携させると便利だという。

「Googleマップで検索した経路をそのまま、カレンダーに落とし込むことができます。検索した経路をいちいちスクリーンショットに撮って、確認し直すよりも、カレンダーに落とし込んだほうがずっと楽です。カレンダーを見れば、何月何日の何時に、どのルートで移動して、交通費がいくらだったかが、後からでもひと目でわかります」

 仕事で交通費を計算しなければならないという場面で、過去にさかのぼって、経路を再検索している人もいるはず。しかし、Googleマップとカレンダーを連携させれば、その手間がなくなるのだ。ただし、アプリによって連携できるかどうかは変わるため、自分のスマートフォンが対応しているかどうかの確認が必要だ。

 そして、自分で設定したタスクを管理するのに便利なのが、「ゴール」の機能。

「マラソン大会に向けてトレーニングするなど、目標のあるタスク管理に『ゴール』が役立ちます。本番から逆算して、自動でスケジュールが組み込まれるという仕組みです。タスクが完了したかどうかの通知が毎回来るので、自分へのプレッシャーにもなります」

 時間帯や頻度など細かく設定でき、スポーツのみならず資格の勉強や家事など、さまざまな用途に使うことができるのもポイントだ。

出張族は要チェック!
「セカンダリタイムゾーン」機能

 Googleカレンダーの機能の中でも、井上氏が特におすすめというのが、時間軸を2つ作ることができる、「セカンダリタイムゾーン」という機能。

「世界中の時間軸を選択することができ、それがカレンダーに反映されます。たとえば、アメリカの時間軸を選択すると、日本時間とアメリカ時間がひと目でわかるようになります。現地時間を確認しながらスケジュールが立てられるので、出張や旅行の際に使えます」

 設定画面から「セカンダリタイムゾーン」を追加すれば、すぐに2つの時間軸を作ることができる。さらに、Googleカレンダーは、そのまま印刷することもできるため、予定表の作成も簡単にできるのだ。

「旅行用のカレンダーを新しく作って、それだけ表示して印刷すれば、旅のしおりの完成です。エクセルや別のアプリなどを使って予定表を作らなくても、カレンダーがそのまま使えるので意外と便利です」

 他機能とうまく連携させることで、Googleカレンダーは何倍にも使い勝手がよくなる。ただし、注意点も。

「あらゆる機能を駆使すると、カレンダーがごちゃごちゃして見にくくなるというデメリットがあります。必要最低限の機能に抑えたほうがいいでしょう。また、カレンダーを複数人で共有する際は、設定したスケジュールが他者によってずらされてしまうこともあります。共有する場合は、時間もメモすることをおすすめします」

 Googleカレンダーは、使い方次第で、スケジュールやタスク管理を何倍にも効率化させることができる。まだ、存分に機能を生かしきれていないという人は、この機会にGoogleカレンダーの新たな使い方を模索してみてはどうか。


※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら

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