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仕事が速い人は「メールのスキル」に秘訣があった!

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『週刊ダイヤモンド』1月20日号の第1特集は「自己流にサヨナラ 仕事超速化の技」です。働き方改革の掛け声の下、企業は残業時間の削減に躍起になっています。しかし、働き方改革の本質は生産性を高めることで、残業削減はその結果でしかありません。そこで、誰でもすぐに使えて仕事の効率を高めることができる技をまとめました。メール、エクセル、名刺管理やデスク周りの片付けなど、目からうろこが落ちるスキル満載です。

 メールのスキルが仕事効率化の鍵を握っている──。そう言われても、「たかがメールで仕事の効率が変わるものか」と思う人も多いだろう。はっきり言おう。その考えは間違っている。

 日本ビジネスメール協会の調査によれば、日本のビジネスパーソンは、1日平均12.62通送信し、39.28通受信している。仮に1通読む時間を1分、書く時間を6分とすると、トータルで115分、つまり2時間近くをメール処理に費やしている計算になる。1日8時間勤務だとすればその4分の1だ。

 仮に1日のメール処理時間を半減すれば、1ヵ月で約20時間の余裕が生まれる。その時間を他の業務に充てることもできるし、早く帰って残業を減らすこともできる。働き方改革に、大きく寄与するはずだ。

 日本ビジネスメール協会の平野友朗代表理事は「メールの技術が高く処理が速い人ほど、仕事も速い」と話す。

 メールが仕事効率化の鍵を握るのはなぜか。それは、メールのスキルに大きな個人差があるからだ。逆に言えば、スキルを学ぶことで効率化できる「伸びしろ」が大きいのである。

 今やメールは仕事におけるコミュニケーションの最重要なツールとなっている。しかし一方で、普段のメールのやりとりは各人が個別に行っており、隣の同僚がどういう言い回しで仕事相手とコミュニケーションを取っているか知ることはできない。チームプレーができない分ノウハウが共有されず、その結果、メールの処理方法は人それぞれ、いわば「自己流」になってしまうのだ。

 特集本編では、そんな「自己流」から脱してメールの処理時間を減らすためのスキルをまとめた。相手に伝わるメールの7つの要素、シーン別書き分け方など、これまで誰も教えてくれなかった驚きのメール術を身に付けよう。

エクセルのスキルアップで
月間7時間の効率化を達成

 1日当たり平均21分──。サントリーホールディングスの飲料・食品事業子会社、サントリー食品インターナショナルでは、2年前からエクセルを中心としたパソコンのスキルアップ研修に力を入れている。

 冒頭の数字は、社員が実感している、研修によって効率化できた時間の平均値だ。月間にすると約7時間、およそ1日分の業務時間が効率化で浮いたことになる。

 同社が目指しているのは、「より短い時間で質の高いアウトプットを出すこと」(牛山頼基人事部課長)。効率化で浮いた時間は、自己啓発や個人の生活の充実など、新しいチャレンジに使ってもらおうと考えている。

 研修は、「知らないと損するエクセルの基本」「誰も教えてくれなかったエクセル関数の組み合わせ講座」「実践で学ぶ厳選ショートカット」というようにテーマが細分化されており、自分のレベルに合わせて選べるようになっている。また、1コマの時間を3時間から50分に短縮して、忙しい人でも参加しやすくした。

 そのかいあって受講した社員からは、「業務のスピードが上がりそう」「1時間単位だと気軽に参加できる」「現在の仕事に生かせそう」といったポジティブな声が上がっており、業務の効率化に役立っているようだ。

 同社では、全国の販売POSデータや店舗別の出荷データから、社員が店舗別・商品別のデータ件数・個数を抜き出してまとめ、販売動向の分析などに活用することが多い。その際、大いに役立っているのがエクセルの関数だ。

 例えば、POSデータから商品別にデータを抜き出したい場合、関数を知らないとデータを見ながらいちいち数えて手入力しなければならない。だが、データを数えるCOUNTIF関数、データを集計するSUMIF関数を使えば、一瞬で作業が完了する。

「関数」という言葉を聞くと難しく思えるかもしれないが、入力手順は至ってシンプル。エクセルがどんな値をどんな順番で入れたらいいのか案内してくれるからだ。特集では操作方法をわかりやすくまとめてあるので、初めての人でも関数を使いこなせるようになるはずだ。


※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら

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