コレを知っていれば仕事がバリバリこなせる！
「Office 2016」と「LIFEBOOK WS1/W」で"デキる"新社会人デビュー (6/7)
2016年02月22日 10時00分更新
ワンランク上の資料を作れる「パワポ」必修テク
学生時代にエクセルやワードを使ったことがあっても、「パワーポイント」はあまり使ったことがないという方は意外といる。授業やゼミのスタイルにもよるのだが、学生時代は提出用のレポートや論文を書くことがあっても、人前で何かを発表する機会がそもそも少なかったというのがその理由だ。だが、ビジネスの現場では資料を作るまでが準備段階で、その資料を使って社内外でプレゼンを行なう機会が多くなる。
「パワーポイント」は、そのようなプレゼンをスムーズに行なうためソフトだ。発表用の資料を作れるのはもちろん、発表そのものをサポートするための機能も豊富に用意されている。
PowerPoint 2016の編集画面
ビジネスを円滑に進めるには、社内外のさまざまな相手に自分のアイデアを納得してもらう必要がある。ここではそんなときに役立つ、ワンランク上の資料作成テクニックを紹介しよう。
資料はテンプレートから作るのが常識！
パワーポイントの新規編集画面から「新しいプレゼンテーション」を選ぶと、真っ白なスライド（ページ）が表示される。ここからデザインを作りこんでいくのは相当な手間が必要だ。
デザインテーマの活用が基本
資料の構成がすでに固まっていて、後はスライドに落としこむだけという状況なら、標準で用意されているデザインテーマを利用するといい。見た目のいいデザインを使えば、それだけで人目を引くことができる。
新規作成画面を開くと、さまざまなデザインテーマが表示される。この中から使いたいデザインを選び、さらに色合いを選択することで、見た目のいいデザインの資料を手間なく作ることが可能だ
構成が決まっていないなら、オンラインのテンプレートを確認
どのような構成で資料を作るのか決まっていないなら、オンラインのテンプレートを使おう。あらかじめスライド構成まで作りこまれているので、あとは流れに沿って文書やデータを埋め込んでいくだけだ。
新規作成画面でキーワード検索すると、候補のテンプレートが表示される。使いたいテンプレートを見つけたらダウンロードしてみよう。タイトルや概要などの、資料に必要なスライドがあらかじめ用意されているので、必要に応じて書き換えればOKだ
テンプレートの宝庫、「楽しもうOfficeライフ」
使いたいテンプレートが見つからなかったら、日本マイクロソフトが運営する「楽しもうOfficeライフ」を利用してみよう。さらに多くのテンプレートが用意されており、どれも無料で利用できるのだ。今後何度も利用することになるので、しっかりチェックしておくことをオススメする。
Office製品の使い方やテンプレートなどが無料で公開されている「楽しもうOfficeライフ」
切り替え効果でスライドに演出を加える
作成したスライドをPCの画面で見せたり、プロジェクターで投影するなら、スライドの切り替え効果を加えておきたい。プレゼン内容自体に影響はないのだが、印象をより強く残すべきポイントでひと手間加えるという工夫は、“デキる”という評価にもつながるはずだ。ビジネスの現場では、こういった“ケレン味”がしばしば必要になるので、習得すべき機能といえるだろう（ただし、効果を加え過ぎて見ている方をイライラさせたりないように、ほどほどにしておくこと）。
「画面切り替え」を利用すると、表示中のスライドから次のスライドに切り替える際にちょっとした効果を加えることができる
「アニメーション」では、スライド内の各要素に動きを加えることができる。画像や文字を動かしたり、表示／非表示を切り替えたりなど、さまざまな効果を利用可能だ
