コレを知っていれば仕事がバリバリこなせる！
「Office 2016」と「LIFEBOOK WS1/W」で"デキる"新社会人デビュー (2/7)
2016年02月22日 10時00分更新
これだけは押さえておきたい「エクセル」テクニック
Officeに含まれるアプリケーションの中で、もっともよく使うことになるのが「エクセル」だ。このソフトは、数値データから表やグラフを作成して分析しやすくしたり、さまざまなデータを管理・加工したりするのに利用する。かなり奥が深く、極めればビジネスにおいて大きな力となるはずだ。
Excel 2016の編集画面
まずはこのエクセルについて、絶対に覚えておきたい基本テクを紹介しよう。
膨大な量の数値データを計算する
エクセルを使うメリットのひとつに、膨大なデータを瞬時に計算できるという点がある。合計や平均などの基本的な計算から、標準偏差や複利計算といった複雑な処理も可能だ。
基本的な計算
基本的な計算であれば、ツールバーからすぐに利用できる。計算したいセル（データを入力する領域）を選択し、「ホーム」リボンの「オートSUM」をクリックすればOK。選択したセルのすぐ下のセルに、数値の合計が表示される。
複数のセルをまとめて選択したあと、「ホーム」の「オートSUM」から「合計」をクリックする。選択したセルの真下に、数値の合計が表示される
合計や平均を確認したい
入力するほどではないが、合計や平均をちょっとだけ確認したいこともあるだろう。そんなときは数値をドラッグして選択し、ステータスバーを確認するといい。選択部分の平均値や合計、データの個数などを瞬時に確認可能だ。
セルを範囲選択すると、ステータスバーに平均値や合計などが表示される。表示項目は右クリックメニューで変更可能。データをちょっと確認したいときに便利だ
複雑な処理には「数式」
特定のデータだけをカウントしたり、条件に応じて計算式を変えるなど、複雑な処理が必要になることもある。そんなときに使うのが「数式」だ。高度なデータ分析には数式の利用が必須となるが、どんな数式を利用するのかは業務によって変わることが多い。不慣れなうちは、「数式というものがある」程度の認識でいいだろう。
数式を利用した簡単な例。ここでは商品名の出現回数をカウントしている。このように数式を使えば、複雑なデータ分析が可能となるのだ
見やすい表を作る
商品の在庫数や売り上げ金額など、データに含まれる個々の数値は非常に重要な意味を持っている。だがデータ量が多くなるほど、目的の数値を見つけ出すのが難しくなってくる。そこで求められるのが、データを表として見やすくまとめるスキルだ。
セルを罫線で区切る
表作りの基本中の基本とも言えるのが、セルを罫線で区切るテクニックだ。この罫線のあるなしで、データの見やすさが大きく変わるのがおわかりいただけるだろう。
罫線のない状態では、個々のデータを把握しづらい。そこでデータ部分をドラッグして選択し、「ホーム」→「罫線」→「格子」とクリック。セルが罫線で区切られ、数値の関連性がわかりやすくなった
見出しやセルの色分けでさらに分かりやすく
さらに分かりやすく加工したいなら、見出しやセルの色分けなどにもこだわりたい。特にセルの「色」を効果的に使うことで、データの視認性が格段に向上する。ただし、表の作成に時間をかけ過ぎるのは本末転倒。必要な部分を強調するだけにとどめておこう。
表の見出し部分をデータ部分と区別するために、セルや文字の色を変更するといい。また表を印刷するなら、タイトルを加えるのがおすすめだ
見やすい表を手っ取り早く作るなら「テーブル」がおすすめ。範囲選択後、「挿入」→「テーブル」をクリックし、「OK」をクリックして範囲を確定すれば、行ごとに色分けされた表を簡単に作れる。しかも見出し行のメニューから、データの並べ替えや抽出も可能となるのだ
