王道グループウェア「サイボウズ Office」をとことん使ってみる 第4回

導入前最後の「駆け込み寺」で気になる質問を相談した

サイボウズの導入相談カフェでとことん問い合わせてみた

「サイボウズ Officeを導入したい！でも、いろいろ不安もあるなあ」と考えるユーザーにオススメなのが、サイボウズの日本橋オフィスで提供されている「サイボウズ導入相談カフェ」だ。今回はサイボウズ Officeにまつわる素朴な疑問を、オオタニが導入相談カフェで聞いてみた。

今回はサイボウズ Office導入の悩みを直接聞いてみるぞ！（オオタニ）

導入前の導入相談カフェってどんなもの？

　澄み渡った青空と眼下に広がるオフィス街、少し視線を上に移せば東京スカイツリーがきれいに見える。ここは都内のど真ん中、日本橋にあるサイボウズ本社。気分も上がるこんなスペースで、サイボウズの導入相談カフェが利用できる。今回はサイボウズの担当者に導入相談に載ってもらった。

日本橋にあるサイボウズ本社のエントランススペース

　導入相談を訪れる人のプロフィールもさまざまだ。中小企業の代表、営業マン兼システム担当、総務でITを兼務している人など、情シスではない人がむしろ多いという。北は北海道、南は沖縄まで、出張で時間がとれたということで、急遽導入相談カフェに立ち寄る人も少なくない。

　相談内容も幅広く、紙やメールが多い、スケジュールがバラバラといった業務の悩みを相談するケースのほか、製品をひとおとりデモで紹介するケース、使い方などの質問が明確に決まっているケース、試用中のアカウントで設定をチェックするケースなど実にさまざま。機能に関しては、スケジュールやメッセージ、掲示板、ファイル管理、ワークフロー、カスタムアプリなどへの質問が多いとのこと。必ず聞かれるのは料金とライセンス形態、クラウドのセキュリティなどで、特にカスタムアプリを使いたいユーザーは、案件や日報管理など業務に直結した使い方が多いという。

　相談に訪れる背景として共通しているのは、Webサイトを見ているだけでは不安なので、最後は背中を押してもらいたいという点。基本的には2営業日以内での予約になっているが、せっぱ詰まっている人も多いため、飛び込みで来る方もいるという。まさに駆け込み寺的な存在になっているようだ。そんな導入相談カフェに、今回はいくつか相談を持ち込んでみよう。

クラウド版のライセンスやパッケージ版との違いは？

オオタニ：クラウド版とパッケージ版で迷っているのですが、どっちがいいんでしょう？

カフェ担当者：最近はほとんどのお客様がクラウド版を選ばれるケースが多いですね。スマートフォンやタブレットを業務で利用している人が増えたことも影響していると思います。なので、スマホやタブレット、社外からも利用したい場合はクラウド版をオススメします。パッケージ版の場合、自社でサーバーを用意していただく必要があります。バックアップやサーバーメンテナンスコストなどを考えるとクラウド版を利用いただく方が安心・安全にデータを管理していただくこともできます。

オオタニ：クラウド版とパッケージ版は、どれくらいお値段が違うものなんですか？

カフェ担当者：クラウド版はユーザーごとに料金が発生し、スタンダードコースだと1ユーザー月額500円で、カスタムアプリを使えるプレミアムコースだと月額800円になります。初期費用もないので、ユーザー数×月額料金がお支払いいただく金額です。

パッケージ版は10ユーザーで年額6万3800円、20ユーザーで年額8万2800円のようなまとまった単位で購入いただきます。2年目以降は継続の保守ライセンスが必要になるほか、別途でサーバーを自社で用意していただく必要があります。

オオタニ：クラウド版の場合、社員が辞めた場合はどうなるんですか？

カフェ担当者：まずユーザーの追加や契約変更はすべてサイボウズのWebサイトから手続きできるようになっています。契約ユーザー数の範囲内であれば、たとえば誰かが辞めたらその方のアカウントを停止し、新しい人が入ったらアカウントを追加するだけです。

オオタニ：なるほど。多くのユーザーを追加する場合はどうすればいいんでしょうか？　最初のユーザー登録や変更が面倒そうなんですが……。

カフェ担当者：ユーザー情報を一括で登録したいのであれば、CSV形式でのデータ書き出し・読み込み機能を活用するとよいと思います。Excelで従業員の情報を管理していれば、それほど大変な作業にはならないです。あとは管理者を増やして、分担してやるというのもオススメです。

CSVファイルでユーザー情報を一括登録できる

導入しても使ってもらえるか不安なのですが……

オオタニ：今回グループウェアを導入するのが初めてなので、使ってもらえるか不安です。なにか導入のアイデアはありますか？

カフェ担当者：みなさんPCはお持ちですか？

オオタニ：はい。一応全員PCを使っています。

カフェ担当者：なるほど。サイボウズ Officeはいろんな機能があって、それぞれアイコン化されているのですが、まずはスケジュールのアイコンだけを表示させて、他の機能は非表示にしてください。これでどれを使ったらいいかわからないという混乱を避けることができます。一番使われているのはスケジュールなので、まずは自分のスケジュールを登録するところからスタートしましょう。

ずらりと並ぶアイコンの数々。初心者は迷ってしまうかも

スケジュールのみ表示して、初めての人にもわかりやすく

あとは社員が見たい情報をサイボウズ Officeに上げることです。社長がメッセージ機能を使って、お給料の情報を送れば、社員もログインする癖が付きます。

オオタニ：うちはまだまだITが弱くて、紙の資料とかExcelファイルの乱造が多いんです。これをなんとかしたいのですが……。

カフェ担当者：カスタムアプリを使えば、Excelと同じような見た目のアプリが作れます。いつも入力しているのと同じような画面を、そのままカスタムアプリ上に再現できます。紙の日報のようにシンプルで、今やっている業務で一番置き換えやすいものから始めるのがオススメです。日報はアプリとしても登録されているので、サンプルを見ながら導入できます。

オオタニ：日報だったら、できそうだな。ちょっと画面を見せてもらえますか？

カフェ担当者：はい。カスタムアプリの日報を使えば、日付はカレンダーから選ぶだけだし、「受注済み」とか、「営業中」とか選択項目をユーザー側で用意してもらうことも可能です。Excelで入力するより楽だねと言われることもあります。

カスタムアプリの日報は紙からの置き換えに最適

文字入力も少なく、Excelでの入力より楽ちん

オオタニ：おおっ。これだったら簡単そうだ。

カフェ担当者：弊社の使い方もご覧いただきますね。うちのチームは1週間に1回ミーティングを行なっていて、自分の1週間の活動を報告します。各人は相談内容と活動内容をカスタムアプリに登録し、ミーティングでその情報を元に振り返りを行ないます。入力欄を設けて、議事録もここで管理しているので、わざわざメールで回したり、ファイルで添付したりといった手間もなくなります。もちろん、外からでも最新情報がチェックできます。

他のクラウドサービスと迷っているんですけど……

オオタニ：ここまで話しておいてなんなんだけど、正直サイボウズ Officeと他のクラウドアプリを迷っているんです。

カフェ担当者：米国だと基本的に個人スケジュールを他のユーザーに共有する文化がありません。ですから、海外製のスケジュールアプリは、個人の予定を管理するには便利ですが、チームや社内のスケジュール調整はサイボウズ Officeの方が向いていると思います。日本の会社のために作ったグループウェアなので。

オオタニ：みんなのスケジュールが見えるというのが、うまくイメージできないんですよ。確かにうちもスケジュールが各人でバラバラなので、なんとかしたいんですが。

カフェ担当者：ログインすると自分のスケジュールはもちろん見えるんですが、所属しているチームのメンバーのスケジュールも一覧から見えます。「グループ」というタブをクリックすれば、全員見られますし、他の部署を選択することもできます。大人数で会議の調整が大変という悩みも、予定調整という機能があるので、日程を決めて、参加者と会議室を入れると、参加者の空いている時間をチェックできます。参加者と施設の予定を一括で抑えたり、会議用の資料をスケジュールに添付することも可能です。社内の情報共有が円滑にできる仕組みになっています。

タブの切り替えで全員や他部署も見られる

参加者の空いている時間と施設の予定調整も簡単にできる

オオタニ：なるほどねえ。とはいえ、使い始めたら、使い方がわからないとか出てくると思うんですけど、サポートってどうなっているんでしょうか？

カフェ担当者：お試し期間中、購入後もお電話かメールでサポートいたします。サイボウズ Officeの専任のスタッフがいますので、お電話いただければ、基本的にどんな内容でも相談受けられます。また、管理者用の画面では右上の歯車のアイコンをクリックすると、お問い合わせできます。勉強会やセミナーも適宜実施していますので、利用開始した後の疑問や使い方も直接聞くことができますよ。

迷えるユーザーを導くサイボウズ流の“おもてなし”

　このカフェでは他社の製品をおとしめたり、ユーザーの現状をさげすむことなど一切ない。こちらの悩みを最後まで聞いて、適切な回答を笑顔で答える。営業とも、サポートとも違う真摯なサイボウズの“おもてなし”に感銘を受けたオオタニである。今回の導入相談は30分程度だったが、普段は1時間半～2時間くらい。1人のユーザーに対してこれだけ時間と労力をかける熱意が、サイボウズの顧客満足度No.1※につながっているのは間違いない。

※日経コンピュータ 2015年9月3日号 顧客満足度調査 2015-2016 グループウエア部門で通算11回目の1位（※）。※2000年～2009年、2014年～2015年のグループウエア部門での1位　※上記の調査は、製品ではなく企業を対象にしたものです

月に60～70件とサイボウズ導入相談カフェでの相談は後を絶たない

　相談の件数も、以前は月に30～40件程度だったが、最近は月に60～70件くらい。セミナーだと時間が決まっているが、導入相談カフェの場合、ユーザーの希望する時間にがっつり話が聞けるのでユーザーの満足度も高い。「おかげさまで8割以上の方には期待以上というお答えをいただけています。特にお客様の悩みに対して、提案がきちんと届くとやりがいを感じますね。さっきも『こんなことできるんだ、夢が拡がる』というお言葉をいただきました」とカフェ担当者はうれしそうに語る。導入の最後の一押しが欲しいという方は、ぜひ相談を受けてもらいたい。

■関連サイト

• サイボウズ Office 10
• サイボウズ Office 10（サイボウズカフェ）

（提供：サイボウズ）