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ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版 第3回

3MB以上の大きなファイルを送るにはどうしたらいい?

いまさら聞けない「メールで大容量ファイル」を送る方法は?

2015年07月17日 09時00分更新

文● 柳谷智宣 編集●ASCII.jp

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有効期限のある転送サービスか、容量を消費するクラウドか

 受け取り手としては、普通にダウンロードできればなんでもいい。違いがあるとすれば、無料の転送サービスは、URLからダウンロードできる期間が決まっている点。とは言え、メールを受け取ってから、1週間あればどんな状況でもダウンロードはできるだろう。

 完全に相手の立場に立って考えるなら、ダウンロード期限のないクラウドサービスの共有機能の方がいいのかもしれない。元からクラウドサービスに保存してあるファイルを渡したい場合は、共有機能を利用すればいいだろう。しかし、わざわざアップロードするなら、限られたストレージ容量を消費してしまうし、元ファイルを編集すると共有リンクからダウンロードしたファイルも変更されてしまうというネックもある。やはり、メールの添付ファイルのように使うなら、ファイル転送サービスを使う方がいいだろう。

 業種によっては、守秘義務やセキュリティーを理由に自社サーバー以外にデータを上げることを禁止している場合もあるだろう。そうなると、転送サービスやクラウドストレージという選択はなくなり、DVD-RやUSBメモリーなど物理的メディアに保存し、郵送するという一昔前の手段を取る必要がある。

 ビジネスメールの場合、やり取りをする相手に事前確認し、環境に合わせるというのが最善策だ。本連載では、ビジネスメールにおける「ルールの解答」を求めるというより、問題になりそうな事例や原因を提示し、近似値に近い答えを導き出そうという試みととらえて欲しい。

 今回ASCII.JPが提案する「メールの常識2015:メールで大容量ファイルを送る方法は?」は、「ファイル転送サービス」。無料でも数百MBから数十GBまでのファイルを手軽に送ることができるという利点に軍配が上がった。スマホと大容量ファイルの問題は、後日改めて紹介する。

 次回は、「添付ファイルの圧縮問題とパスワード後送通知」について考えてみよう。

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