ASCII.jpと読者で作る！ビジネスメールのデファクト・ルール！2013年度版 第1回

ちょっと前より回線は太くなったし、サーバーも強化されたはず!?

メールの添付ファイル、近ごろOKな容量は○MB!?

　ネット環境や利用端末などは日々変化している。必ずしも進歩しているわけでなく、高速通信が可能になったのに、通信量制限が問題になったりしている。今回の短期連載では、電子メールに関する新常識を考えてみようと思う。

　第1回は「添付ファイルのサイズ」。メールには任意のファイルを付けて送ることができるが、あまり大きいサイズだと扱いにくい。いったい何MBまで添付してもよいのだろうか？

メールにファイルを添付するのにはルールがある

ビジネスで送っても大丈夫な添付ファイルの容量は？

　ビジネスではメールでファイルをやり取りすることが多い。エクセルの見積書からワードの報告書、ホワイトボードを撮った写真やプレゼンで使うパワポ資料など、様々なファイルを扱う。メールに添付するのは簡単だが、問題なく受け取れるかどうかは受取人の環境によるのだ。

OCNはメールボックスの空き容量に依存するが、最大受信容量/通は100MB。Webメールを利用しない場合、最大送信容量/通は10MB

ぷららは、1通あたりの受信メールの容量制限はないが、送信メールは1通につき20MB

　添付ファイルはもともと送受信できるサイズが決まっていることが多い。一般的なプロバイダーだと10〜20MBだし、Gmailでも25MB。企業が導入しているシステムだと、もっと少ないことも多い。まず、チェックしたいのがこの制限だ。新しいメールシステムを導入しているなら、10MB程度なら対応できるだろう。とは言え、古いシステムを使い続けている場合、制限が厳しい場合もある。

　例えば、筆者が取引している大き目の会社で、1MBの添付ファイルもはじかれてしまうところがあった。そのため、原稿のテキストファイルだけを添付し、原稿で使う画像や資料は必ず別送するという手順が必要になった。この会社に常識的な添付ファイルを送ってエラーになっても、最初は笑い話と言うか、相手から謝罪されるだろう。その後は、別の方法で送信するようにすればいいだけだ。とは言え、10MBまで大丈夫な会社に20MBの添付ファイルを送り付けたら、常識がないと思われること必至。

オフィスあるある話　その1

　取引先「先日頼んだ資料がまだ来てないんだけど、どうなってる？」
　新人「一昨日いただいた名刺のメールアドレスに送信しました」
　取引先「え？（確認）届いてないですよ」
　新人「送りました」
　取引先「大きな添付ファイル付けました？」
　新人「そうでもないと思います。（確認）20MBです」
　取引先「（駄目だこいつ…早く何とかしないと……）」

　と言うようにならないようにしたい。

（次ページ「送ったハズのメールが受け取れない理由は容量!?」へ続く）